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FAQ

   

Intégration des données comptables avec la balance générale de l’établissement :

: Je n’arrive pas à intégrer la balance, comment procéder ?

: La structure de la balance correspond à la structure figée dans Indices :

  • Structure figée :
    • Ligne 1 : libellés
    • Colonne 1 : N° compte,
    • Colonne 2 : Libellé,
    • Colonne 3 : Solde débit,
    • Colonne 4 : solde crédit;
      • Un seul et même compte n’apparaît dans le fichier qu’une seule fois (sur une seule ligne),
      • Il n’y a pas de ligne de totaux dans ou en fin de liste.
    • La fonction d’export indices prévue dans les logiciels usuels évite normalement ce type d’anomalies.

 

Q : Le fichier Excel de la balance de l’établissement est équilibré, mais l’import dans indices ne l’est pas :

R : Il peut y avoir plusieurs causes :

  • Le résultat n’est pas intégré au report à nouveau dans le bilan
  • L’équivalent loyer est enregistré sur un ancien compte au débit ou au crédit, il devrait être enregistré en classe 8
  • Des numéros de comptes de la première colonne du fichier Excel ne sont pas numériques (alphanumériques ou avec des blancs…) ; il faut que tous les digits de la première colonne soient numériques.

 

Harmonisation des comptes de la balance de l’établissement avec le plan comptable EC :

Question ajoutée le 6 Février 2019 :

Q : Pourquoi le calcul de ratio « Coût alimentaire au repas » ne prend pas en compte ma saisie ?

R : Le ratio ne prend en compte que le compte 6062 (6063 dans l’ancienne nomenclature de l’EC).

Dans le cadre d’une restauration auto-gérée, il se peut que ce compte ne soit donc pas sollicité.

 

Q : Je ne peux pas harmoniser un compte, comment faire ?

R : Il faut harmoniser les sous-comptes. (choisir le sous-compte le plus détaillé)

 

Q : Je ne peux pas harmoniser un compte, comment faire ?

R : Il faut harmoniser les sous-comptes. (choisir le sous-compte le plus détaillé)

 

Q : Comment dois-je harmoniser l’équivalent loyer ?

R : Il faut utiliser les comptes de classe 8 : 8611 (Débit) et 8711 (Crédit).

 

Remplissage des données extra-comptables :
  • Effectifs :

Q : Il manque les effectifs UFA

R : C’est normal, car ils ne sont pas suivis dans solfège et donc ne sont pas intégrés dans Indices. Il faut les rajouter manuellement.

 

  • Sous-traitance :

: Je souhaite modifier les pourcentages de frais de personnel de sous-traitance par défaut (90% en nettoyage et 45% en restauration)

: La saisie est libre dans le menu « Données extra-comptables » puis dans « Données générales » et enfin « Informations complémentaires ».

Attention :

  1. En ce qui concerne la restauration, le taux calculé doit correspondre aux frais de personnel de sous-traitance comparables à ceux d’un service salarié intégré dans l’établissement et comprendre non seulement la facture en personnel du sous-traitant (cuisinier,…) mais aussi la part de personnel contenue dans la fabrication des plats (s’ils sont réceptionnés en partie ou totalement prêts à être utilisés).
  2. La modification n’entrainant pas un recalcul des années précédentes, les frais de personnel Indices ne seront plus exactement comparables si la modification est significative.

 

Balance générale des comptes :

Contrôle des états financiers Indices avec les états financiers de la plaquette de l’expert-comptable :

Q : Le total du bilan est équilibré mais est différent des états financiers édités par l’expert-comptable

R : Très souvent cela provient des comptes collectifs fournisseurs et familles ; Indices calcule un solde net des débits – crédits pour ces comptes. Dans le menu comptes collectifs, saisir les débits et crédits de la plaquette sur ces comptes. Leur solde doit correspondre au solde initial indices.

 

: La CAF que m’indique Indices est différente de celle calculée par l’expert-comptable

: Sur la barre latérale à gauche, vous trouverez un menu « représentation graphique des données comptables ». Une fois cette option sélectionnée, vous obtenez en bas à l’écran un lien « formules de calcul des indicateurs »

Cette définition de la caf qui déduit les provisions pour clients douteux a été validée par la commission éco-gestion de la Fnogec pour entériner une position pessimiste des risques de perte sur les créances familles.

 

Les tableaux de bord :

Q : Pourquoi les statistiques de comparaison Udogec ou Urogec ne ressortent pas alors que j’ai utilisé les options de personnalisation ?

R : Si l’option « dernier exercice clôturé des territoires » est cochée, il faut que l’Udogec ou l’Urogec ait clôturé le dossier sur l’année de comparaison demandée. Si ce n’est pas le cas, la colonne de comparaison ne ressortira pas.

Si cette option n’est pas cochée, les statistiques de comparaison ressortiront sur toutes les années demandées mais n’auront peut-être pas été clôturées c’est-à-dire validées par l’observateur économique.

Comment pouvons-nous aider ?