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DOSSIER SPÉCIAL – JOURNÉE IMMOBILIER 2018

   

Projet immobilier et bonnes pratiques de gouvernance : les points à retenir

Réaliser un investissement immobilier pour une école catholique constitue une opportunité majeure qui lui permet d’affirmer son ancrage dans la vie locale et démontrer l’enthousiasme de l’action pédagogique qui est offerte à tous.

Lorsqu’un Ogec conçoit un projet immobilier, il doit engager une réflexion pour organiser sa mise en œuvre et sa réalisation. Il doit, pour cela, identifier les risques inhérents à ce pro- jet, être capable de prévenir les écueils, les anticiper au maximum et les maîtriser. Cela suppose de s’interroger en amont et de mettre en place des procédures spécifiques, notamment en matière de gouvernance.

  • Définir les missions d’une commission spécifique

Dès l’origine, il est indispensable d’organiser l’investissement et d’identifier les personnes du conseil d’administration qui seront dédiées au projet. Cette commission spécifique (« commission construction », « comité travaux », etc.) agira en fonction d’une lettre de mission élaborée avec le conseil d’administration. Elle définit le cadre de fonctionnement, les responsabilités (délégations de pouvoirs) et précise les modalités de prise de décision. Grâce à cette organisation, il sera clairement déterminé qui est responsable au sein de l’Ogec pour conduire le projet et qui peut prendre les décisions, et dans quelles conditions — notamment en cas d’urgence.

Cette commission doit être en mesure de réaliser sa mission pendant toute la durée du projet qui peut aller de plusieurs mois à plusieurs années. Elle doit donc être composée en conséquence de membres qui s’engagent, autant que faire se peut, dans la durée. Il est vivement recommandé qu’elle puisse comporter des personnes « ressources » disposant d’une expertise particulière dans le domaine immobilier.

  • Transparence financière

Si tel est le cas, cela appelle à être particulièrement vigilant sur les liens qui peuvent exister entre chaque administrateur de l’Ogec et les potentiels prestataires du projet. Des procédures de contrôle interne doivent impérativement être mises en place afin d’éviter des conflits d’intérêts voire des risques de détournement. Avant de lancer le projet, le conseil d’administration doit poser des règles claires.

Par exemple : la société d’un administrateur peut-elle répondre à un appel d’offres? Un administrateur, directement ou indirectement (famille) susceptible de répondre à l’appel d’offre, peut-il participer aux votes relatifs au projet immobilier ?

Selon les cas, la procédure des conventions réglementées devra être mise en place et soumise à l’approbation de l’assemblée générale via le rap- port spécial établi par le président ou le commissaire aux comptes lorsqu’il y en a un. Cette procédure est un gage de transparence financière pour l’Ogec.

Enfin, les réflexions en amont devront s’intéresser à la définition des liens avec le propriétaire (diocèse, congrégation) et établir le plan de finance- ment en fonction des besoins identifiés et définis par le conseil d’administration, en concertation avec le chef d’établissement, la DDEC et/ou la congrégation, et après avis du Codiec.

  • Choix du prestataire et appel d’offres

La définition des règles internes de sélection et d’attribution doit être claire. Ainsi, le choix des prestataires se fera en fonction de critères objectifs précis (qualitatif, prix, etc.). Le conseil d’administration sera ainsi amené à poser des principes permettant d’identifier des entreprises pouvant être sollicitées voire d’en interdire d’autres (par exemple : l’entreprise de travaux d’un membre du conseil d’administration).

  • Réunions de chantier

Durant les travaux, la commission spécifique sera sur le terrain et assurera le suivi des travaux en étroite collaboration avec l’architecte ou le maître d’œuvre retenu. Cela suppose d’avoir identifié les personnes qui seront désignées par la commission pour la représenter aux réunions de chantier ainsi que les pouvoirs qui leur sont dévolus, notamment en cas d’imprévus ou de décision urgente à prendre.

  • Fin de chantier

La mission de la « commission construction » ne se terminera qu’avec la réception définitive du chantier et après l’avis favorable de la commission de sécurité. L’organisation de la cérémonie d’inauguration constitue un moment fort de cette opération importante car elle permet de fédérer les acteurs directs qui se trouvent dans l’environnement de l’Ogec et de nouer des relations utiles avec les tiers et partenaires.


Article co-rédigé par : Philippe Guay, directeur Stratégie et Développement – Marché des Associations, In Extenso, Jean-Baptiste Gouttenoire, responsable national des Ogec, KPMG, « Arc boutant », N° 581, mai 2018.

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