Un groupe de travail au cœur des enjeux du numérique
Dans les commissions ou groupes de travail animés par la Fnogec, vous connaissez peut-être le GTLS (Groupe technique dédié aux locaux scolaires), la commission Comptabilité-gestion, la commission Statuts/bénévolat, mais connaissez-vous le GTSI? Le GTSI signifie Groupe de travail Systèmes d’information : il a été créé par le président de la Fnogec en 2011 car les enjeux liés au numérique devenaient de plus en plus importants.
À sa création, ce groupe de travail était alors composé de présidents, secrétaires généraux ou spécialistes du numérique issus d’Udogec ou d’Urogec représentant la plupart des régions de France: Auvergne- Rhône-Alpes, Bretagne, Grand Est, Val de Loire, Hauts-de-France, Île-de-France, Normandie, Bourgogne-Franche-Comté.
Cette année, le GTSI s’est renforcé par la présence de représentants des organisations professionnelles de chefs d’établissement issus du Collège employeur, qui nous apportent un angle plus opérationnel. Le GTSI est piloté par Jean-François Deboudt, administrateur de la Fnogec, et qui représente la Fnogec au conseil d’administration de Gabriel.
Lorsque le groupe s’est constitué, ses objectifs étaient multiples :
Son premier champ d’action a été l’harmonisation des outils proposés par le réseau depuis plus de 10 ans (Indices, Prévisionnel, Classification, etc.). Le GTSI a ainsi proposé que la gestion des utilisateurs soit regroupée au sein d’un portail baptisé Isidoor hébergeant toutes les applications web disponibles gratuitement pour le réseau. Une charte graphique a ensuite été développée pour harmoniser l’en- semble (voir l’encadré « Isidoor fait peau neuve ») ;
Dans un second temps, le GTSI s’est attaché à moderniser les systèmes d’information des Udogec et des Urogec en préconisant des solutions informatiques innovantes :
- Pour accompagner avec professionnalisme les établissements et les Ogec, une application d’aide à l’accompagnement territorial a été proposée : Memogec. Cette application permet aux Udogec de retrouver rapidement les coordonnées des interlocuteurs de chacun de leurs établissements, de mémoriser et de partager des informations importantes entre chaque membre d’Udogec ou de la direction diocésaine concernée ;
- Pour améliorer les pratiques digitales et favoriser les échanges au sein de notre réseau, la plateforme collaborative Microsoft Office 365 se déploie progressivement depuis un an. Elle nous permet notamment d’être plus efficient dans les tâches administratives et bureautiques courantes, d’élargir l’usage de la visioconférence professionnelle et de faciliter le travail en région.
Deux autres piliers constituent le système d’information des Udogec et des Urogec :
- La veille économique et sociale qui permet aux responsables de l’Enseignement catholique de connaître l’état de santé de leur territoire. C’est Indices qui répond à ce besoin aujourd’hui en proposant des outils d’aide à la décision (statistiques, rapport territorial) et d’aide à la prospective (cartographie) ;
- Enfin, les logiciels de paie et de comptabilité pour les Udogec qui assurent un accompagnement des établissements scolaires (voir encart Agate pour les Udogec).
Depuis quelques temps, le GTSI est interpellé par des Ogec qui souhaiteraient obtenir des conseils sur les logiciels de gestion utilisés dans les établissements. Plusieurs projets sont à l’étude sur ce sujet : labellisation des logiciels de gestion de l’Enseignement catholique, cahier de préconisations fonctionnelles, etc.
Actuellement, ces logiciels prennent en compte nos spécificités : plan comptable, états de synthèse normalisés, lien avec les applications institutionnelles (Isidoor), dispositifs de la convention collective, etc. Pour s’en assurer, nous invitons chaque année les éditeurs de logiciel de comptabilité et de paie de notre secteur :
- Aplon/Statim (Charlemagne)
- Axess Education (Magister)
- Asrec (Agate)
- Proginov
Si vous connaissez d’autres éditeurs susceptibles de s’adapter aux spécificités de notre secteur, vous pouvez nous transmettre leurs coordonnées via cette adresse : contactgtsi@fnogec.org
Autre sujet qui doit retenir toute notre attention, c’est la nouvelle réglementation européenne pour la protection des données personnelles (voir le dossier « RGPD 2018 »). Le GTSI continuera régulièrement à vous sensibiliser sur les risques majeurs liés au numérique et à vous présenter ses travaux via des articles dans l’Arc Boutant.
Membres actuels du GTSI :
Jean-François Deboudt (administrateur de la Fnogec), Frédéric Hul (Fnogec), Martin Verdenal (Urogec Lorraine), Robin Noël (Udogec Puy de Dôme), Pascal Potentier (Udogec Seine-Maritime), Thierry Géraux (Urogec Bourgogne), Nathalie Onfray (Uniogec Rhône et Roannais), Olivier Valentin (Urogec Île-de-France), Elsa Ait-Ouaret (ASREC), Yann Le Guen (Udogec Morbihan), Eric Abolivier (Udogec Finistère), Philippe Blondel (Synadic), Delphine Bureau (Unetp), Snceel, Synadec.
Isidoor fait peau neuve
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Depuis la rentrée de septembre, le portail des applications proposées par la Fnogec et le Collège employeur, a un nom : Isidoor (cf. l’Arc Boutant de novembre 2017). Nous mettons actuellement en ligne les nouvelles fonctionnalités demandées par les différents groupes de travail, composés d’experts et d’utilisateurs. Cette année, deux améliorations importantes sont à souligner :
Une ergonomie améliorée Dans le but de mettre le visuel d’Isidoor au goût du jour, nous avons entrepris une homogénéisation de la navigation de chaque appli- cation. Pour améliorer l’intuitivité et la prise en main, des icônes et des catégorisations ont été mises en place. Des descriptions accompagnent maintenant chaque fonctionnalité pour mieux vous guider. |
Une plateforme d’assistance en ligne Ces trois icônes apparaissent désormais en bas de chaque écran :
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Agate, un logiciel de gestion taillé sur-mesure pour les Udogec et les Urogec
| L’organisation de l’Enseignement catholique est telle qu’elle favorise les initiatives individuelles et valorise les richesses
de chaque individu. Dans ce contexte, des régions ont pu développer des expertises dans différents domaines (gestion, communication, juridique, immobilier, etc.). Une des missions de la Fnogec est de faire émerger ces initiatives pour qu’elles servent au plus grand nombre. Exemples : partage d’un simulateur réalisé par Eric Marcère (Udogec de l’Ardèche) permettant de mesurer l’impact de la suppression des contrats aidés sur les écoles ; participation d’Éric Abolivier (Udogec Finistère) à la formation des chargés de missions de l’Enseigne- ment catholique dans le cadre de l’ECM (École des cadres missionnés). Depuis une trentaine d’années, l’Urogec Centre a acquis une expertise dans le développement de logiciels de gestion adaptés aux établissements de toute taille, mais également aux centres d’accompagnement en comptabilité et paie de nos Udogec / Urogec, dont elle assure également les missions. |
Le GTSI est sollicité régulièrement sur toutes les solutions du marché, mais s’est particulièrement intéressé aux solutions de nos collègues du Centre – Val-de-Loire parce qu’elles sont développées par un membre du réseau statutaire des Ogec. Il s’agit du logiciel Agate déjà déployé dans une quinzaine d’Udogec et d’Urogec. Pour se donner les possibilités de répondre à la dimension nationale, avec l’aide de la Fnogec, une nouvelle gouvernance a été mise en place avec la création de l’association Asrec qui est totalement en charge de ces services à destination du réseau. L’Asrec est d’ailleurs membre de la Fnogec. En conséquence, la nouvelle Urogec Centre – Val-de-Loire s’est recentrée sur sa fonction de fédération régionale. En complément, et à la fois pour certifier et labelliser la solution Agate, la Fnogec, avec l’Asrec, a réalisé un diagnostic du logiciel Agate et des activités de services pro- posées afin de mettre en place un haut niveau de service. C’est pour ces raisons que le GTSI, en lien avec la Fnogec et le Collège employeur, vous recommande l’utilisation d’Agate et de ses services pour vos activités de gestion. |
Dossier co-rédigé par les membres du GTSI, “Arc boutant” n° 576, décembre 2017.