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Construction d’une politique de gestion des achats en établissement

   

Lorsque l’Ogec vote les budgets de fonctionnement et d’investissement, le chef d’établissement a généralement, du fait des délégations formalisées annuelle- ment par le CA, la responsabilité des achats courants. Ces missions requièrent du temps, des notions sur des marchés variés (de la restauration à l’énergie, en passant par la sécurité et le photocopieur, etc.), et des connaissances à la fois juridiques et règlementaires (lecture des contrats, législation du moment, etc.).

Selon la taille du groupe scolaire, le chef d’établissement ne dispose pas nécessairement à ses côtés d’un attaché de gestion pour l’assister dans ces diverses tâches. Un achat doit être la concrétisation d’une stratégie d’ensemble réfléchie et posée par écrit, idéalement en liaison avec le conseil d’administration de l’Ogec. Cela nécessite de l’anticipation. Une planification des besoins sur plusieurs années est devenue une des conditions d’un achat efficient. Cette précaution permet de bénéficier pleinement du « levier temps » essentiel à toute négociation (accompagnement et recul utiles à la maturation du projet puis prise en compte par le fournisseur dans le cadre de sa proposition), l’objectif étant la rencontre d’une demande précise et d’une offre étudiée.

Ceci implique la mise en place d’un rétroplanning des « actes préparant à l’achat » : date des futurs investissements, fréquence des commandes habituelles, dates de fin des contrats déjà en cours (copieurs par exemple), maintenances diverses, dates des contrôles obligatoires des bâtiments, regroupement de commandes annuelles de type livres ou fournitures, etc.

Il faut garder à l’esprit que :

  • Tout achat doit faire l’objet d’un cahier des charges. Les utilisateurs finaux doivent participer à son élaboration. La définition des caractéristiques attendues minimise le risque d’acheter une solution inutile ou trop éloignée des besoins (lister les besoins a minima, puis ceux à l’idéal).
  • Partager entre collègues permet de faire connaître ses recherches. Ces échanges favorisent la mutualisation des «bonnes adresses». Cet apport d’expérience fiabilise le sourcing fournisseurs puis, peut-être, permet de regrouper des achats sur un même territoire.
  • Mutualiser ses achats en adhérant à une structure proposant des solutions prêtes à l’emploi est une excellente solution.
  • Une remise de type pourcentage n’est jamais un gage de juste prix. L’achat que réalise un établissement professionnel ne se décide plus à coup de « promotion tonitruante en tête de gondole ». Il faut plutôt bénéficier de tarifs clairs et stables, et donc comparables.
  • Un achat est toujours important (grande fréquence ou tarif élevé, etc.).
  • Des professionnels de la mutualisation se chargent déjà du travail méticuleux et fastidieux de référencement de fournisseurs pertinents (puis de la création des tableaux de prix travaillés depuis plusieurs années). Ces mercuriales permettent un accès facilité à nombre de tarifs déjà négociés.

Par ailleurs, un achat se décompose presque toujours en deux parties. D’une part l’acquisition, et d’autre part la maintenance (utile ou obligatoire). Cette prise en compte permet d’envisager tous les aspects de la dépense pendant la durée de vie de l’acquisition. Un fournisseur propose toujours un ensemble de services associés afin de rééquilibrer ses marges, il convient de ne pas l’oublier.

Un achat mené par un établissement seul per- met rarement un recours. Adhérer à un réseau de mutualisation est un moyen simple et prudent de se faire assister. La connaissance des interlocuteurs nationaux des enseignes fournisseurs s’avère aussi grandement facilitatrice dans la résolution de litiges locaux.

Tous ces éléments tendent à démontrer que déléguer le sourcing et la négociation est pertinent et qu’un accompagnement dans la démarche des achats est nécessaire. L’expérience accumulée par les associations de mutualisation facilite et fiabilise ces démarches.

Mutualisez vos achats et faites des économies !


Article réalisé par L’équipe du réseau Apogées Apef-Amma-Aphilia Conseil, www.apogees-ess.org et eric.lune@apogees-ess.org, “Arc boutant” n° 576, décembre 2017. 

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