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Délégations comptables et financières

   

L’existence et la formalisation de délégations de pouvoir s’inscrivent dans le cadre de la professionnalisation d’une organisation. Cette mise en œuvre facilite la séparation des fonctions (décision, détention et sécurisation du patrimoine, comptabilisation efficiente des opérations conduites, contrôle). Elles constituent donc un enjeu majeur du contrôle interne. Elles sont accordées avec un objectif d’efficacité et de subsidiarité (délégation verticale des pouvoirs).

La délégation est assortie à la fois d’un engagement de non immixtion de la part du délégant et d’un devoir de rendre compte de la part du délégataire. Le délégant reste néanmoins tenu à une obligation de vigilance, faute de quoi sa responsabilité peut être mise en cause. Elle doit être précise, acceptée et mise à jour. Dans le cas, par exemple, d’une délégation de signature, les décisions prises par le délégataire dans le cadre de cette délégation sont considérées comme des décisions du délégant lui-même. En matière comptable et financière dans un Ogec, les délégations concernent l’exécution du budget et l’engagement des dépenses.

  • Considérations générales

À partir du moment où l’essentiel des actes de gestion réguliers ne peuvent pas être effectués par les mandataires sociaux en raison de leur implication à titre bénévole, il convient de mettre en place des processus de délégation de pouvoir auprès des responsables salariés de l’association.

Pour que ces délégations soient dénuées d’ambiguïté, elles doivent être effectuées au profit d’une personne physique disposant de la compétence (connaissance techniques  et juridiques), de l’autorité et des moyens nécessaires (financiers et disciplinaires) pour assurer le respect de l’environnement réglementaire (conformité aux statuts et au caractère non lucratif lié au caractère associatif, dispositifs législatifs de transparence financière — lois DCRA et LSF —, droit du travail, etc.).

Il est conseillé, en pratique, d’établir un écrit précis (domaine de la délégation, pouvoirs et moyens conférés au délégataire, conditions de validité et/ou de renouvellement de la délégation). Cet écrit permet un transfert de responsabilité sur le délégataire et d’éviter toute qualification de gestion de fait de l’association par les dirigeants salariés : il convient notamment de stipuler les documents pouvant être signés par le délégataire, le niveau de dépenses maximal qu’il peut engager, etc.

  • Dans l’Enseignement catholique

Plusieurs textes de référence cadrent le fonctionnement par délégation, dont bien sûr les contrats de travail et le statut des chefs d’établissement. D’après le statut de l’Enseignement catholique de 2013, le principe de délégation est au cœur du fonctionnement des établissements. On mentionnera en particulier l’article 139 :

« L’organisme de gestion collabore étroitement avec le chef d’établissement dans un climat de confiance réciproque pour favoriser l’exercice de ses fonctions, telles qu’elles résultent de sa lettre de mission, du présent Statut et des lois en vigueur:

  • le président et les organes délibérants de l’organisme de gestion donnent au chef d’établissement les délégations et les moyens nécessaires à l’exercice de sa responsabilité ;
  • le chef d’établissement respecte les décisions économiques et financières que prend l’organisme de gestion, après concertation avec lui. »

Les statuts types Ogec révisés en date du 22 mai 2015 (article 14) apportent quelques précisions sur les modalités d’attribution concertée de ces délégations, en matière sociale puis financière et économique. Nous nous limitons dans cet article à ce dernier point, les délégations en matière sociale feront l’objet d’un développement ultérieur.

Le conseil d’administration fixe les délégations données au président et aux membres du bureau. Les délégations au chef d’établissement sont données en application des dispositions de l’article 139 du Statut de l’Enseignement Catholique.  [En dehors de certains actes extraordinaires d’administration et de gestion nécessitant un accord préalable du Conseil économique des affaires scolaires (CEAS)], Les budgets d’investissement et de fonctionnement sont proposés par le chef d’établissement, en cohérence avec les projets pédagogiques, éducatifs et pastoraux.

Le conseil d’administration arrête le plan pluriannuel d’investissement et les budgets annuels de fonctionnement et d’investisse- ment ; il en définit les modalités d’application, notamment les délégations accordées pour l’engagement des dépenses et les règles de transparence financière. Il suit régulièrement l’exécution, fixe le montant des contributions et des participations des familles, les prix de la restauration, de l’hébergement, etc.

La périodicité de révision des délégations accordées au chef d’établissement n’est pas explicitement indiquée. Néanmoins, dans un souci de maintien d’un niveau rigoureux de contrôle interne et de fluidité de la gestion de l’établissement au quotidien, nous préconisons une revue annuelle par le conseil d’administration de l’ensemble des délégations accordées au moment de l’arrêté des budgets d’investissement et de fonctionnement provisoires détaillés par poste comptable, avant le départ en vacances, fin juin — début juillet.

La révision des délégations accordées peut alors être actée, dans le PV de CA correspondant, mais ne nécessite pas une validation en assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire.

Cette formalisation permettra au chef d’établissement d’engager des dépenses dès la rentrée scolaire, voire plus tôt en cas de travaux l’été, avant que le budget définitif ne soit validé entre mi et fin septembre compte tenu des effectifs définitifs.


Article publié par Éric Moutarde, chargé de mission au sein du pôle Économie-gestion, “Arc boutant”, N° 578, février 2018.

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