L’application Social portée par le Collège employeur et hébergée sur la plateforme Isidoor connaît un véritable succès. Depuis la rentrée scolaire, 3000 Ogec l’ont utilisée, soit 60 % des Ogec du territoire national. Retour sur les rai- sons d’un succès et sur les développements à venir.
Retour d’expérience : les utilisateurs l’ont adoptée !
Un tel bilan en aussi peu de temps s’explique par diverses raisons : adaptation aux besoins, simplicité, efficacité. C’est un outil simple qui facilite la vie des utilisateurs. Et c’est logique : l’application a été créée par les utilisateurs eux-mêmes (Cf. Éditer un contrat de travail en 2 clics »). Ce bilan n’aurait pas été possible sans l’implication des structures (Udogec, Urogec, ECM, certains ISFEC, DDEC, Snceel, Synadec, Synadic, UNETP) et des personnes qui ont participé à son déploiement, sans l’animation de sessions de formation, sans l’organisation de réunions d’information ou encore sans la diffusion des documents pratiques.
Un rôle d’autant plus important quand on sait que l’introduction de nouveaux outils numériques bouleverse les habitudes et génère quelques inquiétudes. Grande joie : les établissements qui ont utilisé l’application Social expriment leur entière satisfaction et soulignent en premier lieu le gain de temps généré par l’application. À partir des données propres au salarié, il est notamment possible d’éditer en deux clics une fiche de classification et un contrat de travail. Les documents proposés sont pré-remplis et adaptés au profil du salarié. « C’est quasiment 20 minutes de gagnées pour chaque salarié, ce qui est loin d’être négligeable ! » nous disait il y a peu Nathalie Sègue, responsable du service Social Paie de l’Udogec du Morbihan.
Insistons sur ce point. Faciliter la vie des utilisateurs en allégeant leurs contraintes, c’est leur donner du temps pour qu’ils se recentrent sur leur cœur de métier. Le chef d’établissement qui gagne du temps sur des tâches d’administration du personnel se concentre plus sur son projet. En cela, nous réalisons notre rôle de réseau fédératif des Ogec : c’est à dire donner des moyens pour le rayonnement de ce projet.
Thierry Géraux, secrétaire général de l’Urogec Bourgogne précisait d’ailleurs : « En formant les chefs d’établissement à l’utilisation de l’application, cela induit une nouvelle relation entre l’Urogec et les chefs d’établissement, et fait réfléchir au sens de l’action commune ». Autre bonne surprise, le module particulièrement plébiscité par les chefs d’établissement est celui du coffre-fort numérique qui permet de stocker l’ensemble des documents concernant les relations au travail (fiches de poste, fiches de classification, planning, compte rendu d’entretien, etc.). Il s’agit d’une vraie valeur ajoutée, notamment dans le cadre de leur prise de poste. Ils ont ainsi immédiatement accès au contrat de travail, aux avenants et aux comptes- rendus d’entretien professionnel. Il s’agit d’un gain temps et d’une sécurisation de leur activité.
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L’application Social : un projet collectif au service des besoins des établissements |
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L’application Social est le fruit d’un travail collaboratif prenant en compte l’ensemble des besoins des établissements quels que soient leur typologie, leur organisation et leur territoire. Elle est portée par le Collège employeur qui fixe les priorités et la feuille de route des développements par rapport à un recensement du besoin. Un groupe de travail spécifique a été constitué pour cette application. La composition de ce groupe est hétérogène pour tenir compte de la diversité des utilisateurs et des situations de chaque établissement. Il est ainsi composé de responsables d’Udogec, de chefs d’établissement et d’attachés de gestion. Ce groupe, qui se réunit environ une fois par mois, est à la fois un véritable club des utilisateurs et un laboratoire d’idées dans une logique prospective. Les personnes sont impliquées, intègrent les idées du Collège employeur et proposent des développements supplémentaires. Par ailleurs, le Collège employeur reste à l’écoute de toute suggestion de développement : il s’agit là de la richesse de l’application Social. Elle est avant tout développée par ses utilisateurs. |
Objectif de l’année 2018 : une application sur mesure et globale
L’application Social, outil d’administration du personnel, va progressivement devenir l’espace de référence en matière de gestion des ressources humaines et d’appui au dialogue social dans les établissements. Une application globale, simple et sécurisée qui répond aux besoins de ses utilisateurs. Le premier objectif de l’année 2018 est de satisfaire l’ensemble des utilisateurs, quels que soient leurs besoins en matière d’administration du personnel ou de gestion des ressources humaines. Dans cette optique, il s’agira de consolider et d’améliorer l’outil existant et de développer de nouvelles solutions. L’enjeu sera de proposer une offre globale de service intégrant la dimension ressources humaines (RH) et le volet relations collectives de travail. La simplicité d’utilisation et la sécurisation des pratiques seront au cœur de nos préoccupations. La solution devra permettre aux établissements de répondre à leurs obligations légales et conventionnelles tout en allégeant leurs contraintes.
Nous nous attacherons par ailleurs à répondre à une attente forte des utilisateurs : développer l’interopérabilité, c’est-à-dire créer des liens et des complémentarités avec les logiciels de paie, les outils numériques développés par la branche et les autres applications du portail Isidoor (comme la BDES par exemple). Pour répondre à ces objectifs, un développement par mois est prévu. Le Collège employeur a identifié des priorités qui concernent les relations individuelles et collectives de travail.
Retrouvez dans le tableau ci-dessous :
- les délais concernant les relations individuelles de travail ;
- les délais concernant les relations collectives de travail.
Ces priorités ont été enrichies par un groupe de travail dédié aux applications Ressources humaines. Les membres du groupe ont ainsi identifié les besoins suivants :
- descriptif du poste (fiche de poste) ;
- système d’échanges d’informations entre l’utilisateur au sein de l’établissement et le producteur de paie (qui pourrait remplacer les fiches navettes) ;
- planning spécifique pour le travail de nuit ;
- paramétrer des alertes plus précises sur le planning des salariés ;
- prévoir un système d’alertes et de notifications (exemples: suivi des visites médicales, des entretiens professionnels, des dispenses d’adhésion en santé, etc.).
Ces mises à jour s’articuleront avec celles pré- vues dans le cadre de la convention signée par la branche et la CEPNL, avec le Ministre du travail, en vue de développer les outils numériques RH (cf. dossier spécial formation professionnelle dans l’Arc boutant d’avril 2018).
Article publié par Alexandre Chrétien, juriste du pôle Social, en charge des outils RH, “Arc boutant”, N° 581, mai 2018.