Guide de mise en place de la BDES

Comment fonctionne la BDES dans Isidoor ?

L’application ISI RP proposée par le Collège employeur repose sur deux applications accessibles à travers le portail Isidoor, tel que le montre le schéma ci-dessous :

Ces deux applications sont accessibles à partir d’Isidoor.

Alimenter puis consulter :

Alimenter votre BDES avec ISI Gestion (anciennement connue sous le nom Indices). Toutes les opérations de remplissage et de paramétrage sont donc effectuées à partir d’ISI Gestion.
Consulter de façon sécurisée les informations mises à disposition par l’employeur avec ISI RP (anciennement connue sous le nom BDES). Les représentants du personnel n’auront accès qu’à ISI RP.

Étape 1 : Connexion

Pour préparer votre dossier BDES, il convient de vous connecter à l’application ISI Gestion, via ISIDOOR.

L’application ISI RP, destinée aux représentants du personnel, permet d’accéder à deux types d’information que vous mettez à disposition :

• des données statistiques qui se calculent automatiquement à partir des données comptables issues de votre logiciel de comptabilité et des données sociales issues de votre logiciel de Paie. Une fois intégrées, il est impératif de retraiter partiellement et de contrôler vos données statistiques : ETAPE 2
• de tous les documents nécessaires aux consultations du CSE que vous placez dans la base documentaire BDES : ETAPE 3

Avant de donner accès à votre BDES, il est impératif de vérifier l’ensemble des informations y figurant : ETAPE 4

Enfin, pour personnaliser la BDES et y donner accès, suivez les instructions de l’ETAPE 5.

Étape 2 : Intégration des données

ISI Gestion permet de générer automatiquement les statistiques demandées par le décret n°2013-1305 du 27 décembre 2013, support de la consultation du comité d’entreprise sur les orientations stratégiques.
Il faudra pour cela intégrer une balance générale issue de votre logiciel de comptabilité et un fichier normalisé issus de votre logiciel de Paie.

Si toutefois, vous ne souhaitez pas présenter certaines statistiques, vous pourrez les substituer par les votre en déposant des documents tel qu’indiqué à l’ETAPE 3 : partage de documents.

Intégration des données comptables

La balance peut être de différents formats mais doit respecter certaines règles comme indiqué dans l’ANNEXE 1.
Vous pouvez l’intégrer en cliquant sur le bouton Parcourir ou en la déplaçant dans l’espace réservé.
Les statistiques créées par ISI Gestion font référence à des numéros de compte bien précis du plan comptable. Ces numéros ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux que vous utilisez dans votre plan de comptes. C’est pourquoi, il vous est possible d’effectuer une correspondance (Harmonisation) entre vos comptes et ceux utilisés par ISI Gestion .

Pour les comptes dont la correspondance n’est pas correcte, effectuez des harmonisations des comptes récupérés de votre balance (à gauche) avec les comptes du Plan Comptable en vigueur proposés par l’outil (à droite) : pour cela,

• choisissez un autre compte en cliquant dans la colonne Dictionnaire Comptes
• pour accepter les correspondances effectuées, cochez au fur et à mesure la colonne Vu pour chaque ligne harmonisée ou cliquez sur l’onglet J’ai tout vu en haut ou en bas de la page, après avoir vérifié toute une classe de comptes

Répétez ces étapes pour chaque classe de comptes séparément. La validation est automatique lorsque vous changez de classe de compte.

Lorsque l’harmonisation est terminée, vous devez cliquer sur ce menu pour effectuer les différents calculs nécessaires à l’affichage des statistiques BDES.

Intégration des données sociales

2 types de fichier sont autorisés :

• Les fichiers normalisés, utilisés par les principaux éditeurs de logiciel de Paie de notre secteur d’activité. Une procédure d’extraction de ces logiciels de Paie est disponible à cette adresse : https://infos.isidoor.org/comment-importer-les-donnees-de-la-paie-dans-indices/
• Les fichiers Excel dont le modèle est téléchargeable.

Une fois les données intégrées, il est important de les retraiter partiellement, et de les vérifier.

D’une part, un mauvais paramétrage dans le logiciel de paie ou des situations de paie spécifiques peuvent perturber le contenu des statistiques dans la BDES.

Procédure  de retraitement et de correction dans ISI Gestion : 

Cliquer sur le crayon à gauche sur la ligne du salarié à modifier, et effectuer les modifications nécessaires.

Exemple : Retraitement pour détermination de l’effectif légal

La définition légale de l’effectif prend en compte tous les salariés en CDI, même absents, un salarié en congé sabbatique par exemple, alors qu’il n’aura pas de bulletin de paie.

A l’inverse, un salarié en CDD de remplacement est présent en paie, mais doit être décompté dans l’effectif légal.

Un retraitement manuel (prévu par l’application ISI RH) est donc à effectuer : aller sur la ligne du salarié et cocher le salarié dans la colonne « Salarié neutralisé », afin qu’il soit retiré des effectifs pour le calcul des statistiques.

Cas des chefs d’établissements

Les postes de chefs d’établissements doivent figurer en catégorie cadre. Il est nécessaire pour cela que soit bien mentionnée dans le logiciel de paie, en libellé « convention collective » une référence au Statut du chef d’établissement. Une absence de libellé entraine en principe la création d’une catégorie particulière de cadres, ce qui fausse les statistiques présentées.

On peut toujours corriger dans ISI GESTION, mais il est préférable de bien paramétrer le logiciel de paie, pour éviter d’avoir à refaire chaque année la même correction.

Salariés sans référence horaire

Certains salariés sont payés sans référence horaire, ce qui peut perturber l’établissement des statistiques liées à l’effectif ETP. Il est conseillé de créer une référence horaire « factice », sur la base du taux horaire qui aurait été le leur, si leur poste avait été classifié.

Comment réinitialiser les données salariés ?

Si vous souhaitez réinitialiser les informations relatives aux salariés, aller sur l’écran Importer les données du logiciel de paie, supprimer les données importées en cochant la case SUPPRIMER en bas à gauche de cette fenêtre.

Supprimer, puis vérifier que les données aient bien été effacées. Ensuite, importer à nouveau les données.

Etape 3 Alimentation de la base documentaire BDES

L’employeur ne peut se contenter de la mise à disposition des tableaux statistiques ainsi créés. La BDES regroupant l’ensemble des informations à destination du CSE, il est impératif d’importer tous les documents nécessaires à la consultation de celui-ci.

Création de notes de commentaires des statistiques BDES et de projections sur les exercices à venir
Dans le cadre de l’information et de la consultation ultérieures du CSE sur ces statistiques, il est important de créer des notes commentant les différents tableaux statistiques et de les déposer directement dans l’espace ISI RP (voir ci-dessous modalités d’alimentation).
De même il est important de créer des documents prospectifs sur les exercices à venir (3 en principe).

Procédure de transmission de documents
À partir de l’accueil de l’application ISI Gestion, choisissez le module Mise en place de la BDES puis ouvrez la fonctionnalité Transmettre des documents aux IRP
Se positionner à gauche sur le dossier souhaité en destination
Cliquer sur Parcourir (en bas à droite) et télécharger le document souhaité.

Étape 4 : Vérification des données restituées

Avant d’autoriser l’accès aux représentants du personnel à votre BDES, il est nécessaire d’effectuer une ultime vérification de l’ensemble de la BDES.

Pour rappel, BDES ISI GESTION est composé à la fois des tableaux de bord et des documents téléchargés dans la base.

Les tableaux statistiques se vérifient à partir du menu suivant :

Au niveau des statistiques, plusieurs paramètres permettent de modifier leur affichage :

• regrouper les cadres et les agents de maîtrise dans les statistiques,
• afficher ou non la CAF nette,
• permettre le téléchargement des tableaux affichés,
• etc.

Étape 5 : Gestion de l’accès à la BDES

Paramétrage de votre BDES

Dans l’onglet « Paramètres généraux »

Filtrage des ordinateurs autorisés : Si la BDES ne doit être consultée que depuis l’établissement

Interdiction téléchargement et export

Au niveau des documents, plusieurs paramètres permettent de personnaliser leur consultation : vous pouvez interdire le téléchargement de tous les documents, vous pouvez indiquer des exceptions sur certains documents :

Il est possible également d’interdire l’export des statistiques

Ces choix sont activés par défaut sur les deux commandes

• vous pouvez interdire le téléchargement de tous les documents,
• vous pouvez indiquer des exceptions sur certains documents :

Choix de l’exercice courant et des exercices antérieurs

Choisissez l’exercice courant et le nombre d’exercices précédents à mettre en consultation

Point d’attention : l’indication de l’exercice courant donne alors accès aux représentants qui disposent déjà d’un accès à ISI RP (voir ci-dessous). C’est donc l’étape ultime de transmission des tableaux statistiques de la BDES.

Onglet Personnalisation des tableaux et des indicateurs

Création d’un utilisateur autorisé à consulter votre BDES (IRP)

Annexe 1 : Formats des balances acceptées

Plusieurs formats de balance sont acceptés par ISI Gestion :

• Fichier normalisé Isidoor ou Indices, disponible chez les principaux éditeurs de logiciel de gestion de notre secteur (format à privéligier)
• Fichier Excel : la feuille Excel doit être formatée tel que sous l’image ci-dessous.

• Les colonnes A,B,C,D contiennent respectivement le numéro de compte, le libellé du compte, le solde débiteur ou les mouvements en débit, le solde créditeur ou les mouvements en crédit. Attention aux colonnes cachées.
• La première ligne contient bien le titre des colonnes (ex : Numéro, Libellé, Débit, Crédit). En effet, la première ligne est toujours ignorée lors de l’importation.
• La colonne Compte doit être formatée en Nombre, 0 décimales
• Le séparateur décimal des montants doit être la virgule. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez effectuer un remplacement global du point par une virgule.

• Des lignes de sous-total/total sont présentes dans la balance. Dans ce cas, supprimez-les.
• Des comptes Tiers individuels sont présents alors que le compte collectif l’est également. Dans ce cas, supprimez-les.
• Le résultat de l’exercice n’est pas enregistré dans un compte 12 (ISI Gestion retrouve lui-même le résultat de l’exercice).