• Si l’urgence le justifie, le délai de convocation de 15 jours du conseil d’administration peut-il être raccourci ?

    Si l’urgence le justifie, le délai de convocation de 15 jours du conseil d’administration peut-il être raccourci ?

       

    Si les délais de convocation ne peuvent pas être tenus, au regard de l’urgence de prendre certaines décisions, il faut faire valider ce point à l’ouverture du conseil d’administration. Voici la formule qu’il convient d’ajouter dans la convocation de ce CA tenu à distance :

    « Le délai de convocation du conseil d’administration n’étant pas respecté au regard de l’urgence de tenir une réunion, il vous sera demandé de valider ce non-respect de l’article 13 des statuts, en début de conseil d’administration ».

    Le procès-verbal de conseil d’administration devra alors comporter la formule suivante :

    « Les administrateurs reconnaissent que le délai de convocation de 15 jours avant la date du conseil d’administration n’a pas été respecté pour ce CA, l’ordre du jour et la nécessité de prendre certaines décisions rapidement expliquent l’urgence de tenir cette réunion. A l’unanimité ils justifient le président pour cette dérogation à l’article 13 des statuts de l’Ogec ».

  • Comment tenir un conseil d’administration d’Ogec à distance ?

    Comment tenir un conseil d’administration d’Ogec à distance ?

       

    Comment rédiger une convocation de conseil d’administration qui se tiendra à distance ?

    Les consignes statutaires d’organisation d’un conseil d’administration sont à respecter aussi quand il se tient à distance :

    • Indication en début de convocation de : « Notre Ogec est soucieux de travailler en concertation avec l’ensemble des administrateurs. En application de l’article 1 du décret du 6 mars 2020 portant réglementation des déplacements dans le cadre de la lutte contre la propagation du virus Covid-19, et compte tenu de la nécessité de délibérer à court terme sur les résolutions portées dans le présent ordre du jour, le président propose d’autoriser la tenue de réunion de conseil par visioconférence ou par téléconférence ».
    • Date et heure de la tenue du CA,
    • Indication des modalités techniques pour participer via visioconférence ou par conférence téléphonique
    • Ordre du jour

    Cette convocation est à adresser en respectant le délai de convocation, 15 jours dans les statuts type Ogec.

    Une liste des présents sera faite par le secrétaire lors de la visioconférence ou de la téléconférence, et elle sera validée lors du CA ultérieur, un compte-rendu de CA sera rédigé par le secrétaire.

    Comment rédiger un procès-verbal de conseil d’administration qui s’est tenu à distance ?

    En début de ce PV de CA tenu à distance, il conviendra d’ajouter :

    « Les personnes présentes à la visioconférence ou à la conférence téléphonique s’étant présentées, le président constate que … membres sont présents ou représentés par des administrateurs et en conséquence, le quorum étant atteint, il déclare la séance ouverte à xx heures xx.

    Le conseil d’administration s’étant tenu à distance, afin de respecter l’article 1 du décret du 6 mars 2020 portant réglementation des déplacements dans le cadre de la lutte contre la propagation du virus Covid-19, l’ensemble des administrateurs présents et représentés valide à l’unanimité le procédé. ».

  • En raison des règles de distanciation imposées par la pandémie du Covid-19, la poursuite des accueil périscolaires peut nécessiter de disposer de locaux plus vastes dont ne dispose pas le gestionnaire (commune ou Ogec) ? Quelles solutions peuvent être envisagées entre l’Ogec et la commune pour permettre à ces activités périscolaires de fonctionner ?

    En raison des règles de distanciation imposées par la pandémie du Covid-19, la poursuite des accueil périscolaires peut nécessiter de disposer de locaux plus vastes dont ne dispose pas le gestionnaire (commune ou Ogec) ? Quelles solutions peuvent être envisagées entre l’Ogec et la commune pour permettre à ces activités périscolaires de fonctionner ?

       

    Les règles de distanciation imposent de disposer d’espace plus vastes pour accueillir les élèves tant sur le temps scolaire que périscolaire. Parfois, la personne morale gestionnaire sera contrainte de limiter le nombre d’élèves accueillis parce qu’elle ne dispose pas de locaux suffisants.

    Pour pallier cette difficulté, il est possible à l’Ogec ou à la commune, non organisateur du service périscolaire, de mettre à disposition de l’entité gestionnaire du service, des locaux non occupés sur les tranches horaires périscolaires.

    Ainsi, l’Ogec pourra mettre à disposition de la commune des locaux de l’école privée, avec l’accord du propriétaire et après en avoir averti son assureur si la commune est gestionnaire du service. Inversement, l’Ogec pourra solliciter la commune afin qu’elle lui mette à disposition des locaux communaux vacants.

    Dans les deux cas, il conviendra de conclure une convention de mise à disposition de locaux qui encadrera les conditions de la mise à disposition. Elle précisera notamment :

    • Liste des locaux ;
    • Temps d’occupation ;
    • Effectifs accueillis
    • Les modalités financières
    • La durée de la mise à disposition.

    En raison des contraintes sanitaires liées au Covid-19, la convention devra bien préciser les conditions d’entretien des locaux (à la charge de l’Ogec ou de la commune).

    S’agissant d’une mise à disposition de locaux, l’entité gestionnaire du service reste responsable en cas d’incident.

  • Peut- on tenir à nouveau un conseil d’administration d’Ogec en présentiel à l’école, en ce temps de déconfinement ?

    Peut- on tenir à nouveau un conseil d’administration d’Ogec en présentiel à l’école, en ce temps de déconfinement ?

       

    La Fédération des Ogec préconise de ne pas tenir des conseils d’administration en présentiel avant la rentrée prochaine, et ce pour les raisons suivantes :

    Le gouvernement à l’article 11 de son ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales… permet même lorsque les statuts d’une association imposent une réunion physique de  conseil d’administration ou d’assemblée générale, que pendant la période de confinement,  elle puisse validement  se dérouler par visioconférence https://www.associations.gouv.fr/associations-et-crise-du-covid-19-la-foire-aux-questions.html#Le-fonctionnement-des-associations. Ce dispositif est valide jusqu’au 31 juillet 2020 donc jusqu’à la fin de l’année scolaire en cours.

    Le bureau de la Fédération des Ogec préconise donc d’étendre la règle applicable aux salariés aux réunions statutaires qui concernent des bénévoles Tous ces dispositifs concourent à la prudence, si toutefois, une réunion de conseil d’administration ou d’assemblée générale devait se tenir en présentiel au sein d’un l’établissement scolaire, la décision sera prise sous la responsabilité du conseil d’administration. Cela veut dire que les administrateurs qui veulent y participer, doivent donner leur accord préalable à la tenue de ce CA au sein de l’établissement scolaire, accord qui sera notifié dans le PV de la réunion. Ce CA ne devrait pas réunir plus de 10 personnes dans la même salle, et son organisation matérielle devra au minima respecter le protocole sanitaire applicable au salarié, à savoir 4m² par personne, respecter des gestes barrières…https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/protocole-national-de-deconfinement.pdf

    En outre, le ministère du travail dans son guide déconfinement et télétravail https://travail-emploi.gouv.fr/le-ministere-en-action/coronavirus-covid-19/questions-reponses-par-theme/article/teletravail  précise que « Pour réussir le déconfinement, les entreprises doivent recourir au maximum au télétravail. » . Donc il convient de favoriser le télétravail et les réunions en visioconférence durant ce temps de déconfinement.

  • Mon établissement a besoin de locaux supplémentaires pour respecter les règles de distanciation physique. Il envisage de demander à l’école voisine, qui dispose de locaux plus grands, de lui prêter certains espaces disponibles. Comment formaliser ce prêt de locaux entre Ogec ?

    Mon établissement a besoin de locaux supplémentaires pour respecter les règles de distanciation physique. Il envisage de demander à l’école voisine, qui dispose de locaux plus grands, de lui prêter certains espaces disponibles. Comment formaliser ce prêt de locaux entre Ogec ?

       

    Si, pour optimiser les questions de distanciation, l’affectation des locaux est changée et qu’il est nécessaire d’envisager des prêts de locaux entre Ogec, cela doit faire l’objet d’une convention temporaire dont vous trouverez ci-après un modèle.

  • L’établissement envisage de solliciter des bénévoles Ogec pour aider à encadrer les élèves pendant la période de réouverture progressive. Faut-il formaliser cette participation des bénévoles par une convention ?

    L’établissement envisage de solliciter des bénévoles Ogec pour aider à encadrer les élèves pendant la période de réouverture progressive. Faut-il formaliser cette participation des bénévoles par une convention ?

       

    Un appel aux bénévoles a été lancé par le Secrétariat général de l’Enseignement catholique, notamment auprès des parents d’élèves, pour améliorer l’encadrement des élèves en cette période particulière.

    Si un bénévole Ogec est sollicité dans ce cadre, il faut établir et faire signer une convention de bénévolat selon le modèle ci-après.

    Le bureau de la Fédération des Ogec demande aux bénévoles de plus de 60 ans de ne pas intervenir pour des activités présentielles avec des élèves dans les établissements.

  • Comment rédiger le PV d’une décision de CA prise à distance ?

    Comment rédiger le PV d’une décision de CA prise à distance ?

       

    Au début du PV de CA dont le vote s’est réalisé par courriel, il conviendra d’ajouter :

    « Les administrateurs qui ont participé à ce vote par courriel sont les suivants :

    Le quorum étant atteint, la consultation à distance a pu se tenir conformément aux statuts de l’Ogec.

    Afin de respecter l’article 1 du décret du 6 mars 2020 portant réglementation des déplacements dans le cadre de la lutte contre la propagation du virus Covid-19, à l’unanimité, ou à x voix contre et x voix pour, le conseil d’administration a validé la procédure de validation d’une décision par voie de courriel.

    A l’unanimité, ou à <nombre> voix contre et <nombre> voix pour et <nombre> abstentions, le conseil d’administration a adopté la décision suivante : <remettre le texte de la délibération>

  • Comment rédiger le courriel qui porte sur cette délibération de CA d’Ogec prise à distance ?

    Comment rédiger le courriel qui porte sur cette délibération de CA d’Ogec prise à distance ?

       

    Les consignes statutaires d’organisation d’un conseil d’administration sont aussi à respecter quand il se tient à distance. Toutefois, le délai de convocation de 15 jours d’un CA d’Ogec n’a pas lieu d’être, la consultation à distance écarte de fait cette exigence. Cependant, il convient d’indiquer qu’un délai de réflexion est accordé pour voter. Le courriel devra prendre cette forme :

    • En début de convocation :

    « Notre Ogec est soucieux de travailler en concertation avec l’ensemble des administrateurs. En application de l’article 1 du décret du 6 mars 2020 portant réglementation des déplacements dans le cadre de la lutte contre la propagation du virus Covid-19, et compte tenu de la nécessité de délibérer à court terme sur la résolution portée dans le présent ordre du jour, le président propose de la soumettre à votre délibération par courriel :

    • Un exposé précis sur la délibération suit :  le quoi, le pourquoi, le comment de la décision….
    • Le texte de la délibération
    • Un délai de réflexion de <nombre> jours est accordé pour voter.
    • Les questions écrites sur cette délibération sont à adresser à …… (adresse courriel du président), des questions orales peuvent aussi lui être posées en le contactant au <préciser le numéro du président>
    • Les deux questions pour lesquelles il est demandé de voter.

    Question 1 : Êtes-vous d’accord pour que sur ce sujet la délibération puisse se faire par voie de courriel ?

    Vote 1 : (merci de ne laisser que votre réponse)

    • Oui
    • Non
    • Abstention

    Question 2 : Êtes-vous d’accord suit le texte de la délibération ?

     Vote 2 : Êtes-vous d’accord pour …  ? <texte de la délibération< 

    • Oui
    • Non
    • Abstention
    • En conclusion :

    « Attention : pour que votre vote soit valide, merci de répondre à ce courriel en ne laissant que votre choix (oui ou non) pour chacun des deux votes. Voici l’adresse de courriel <préciser : ce peut être celle du secrétaire, du président (il vaut mieux que ce soit la même que celle qui a envoyé la convocation) > à laquelle le vote doit être adressé. 

    Pour un meilleur suivi des résultats de ce vote, nous vous remercions de répondre si possible par retour de mail ou au plus tard le <date>. Au-delà de cette date vous serez considéré comme excusé ».

    Une liste des présents sera faite mais elle sera signée lors d’un CA ultérieur se tenant en présentiel. Un compte-rendu de CA sera rédigé par le secrétaire.

  • Quelles sont les modalités d’organisation d’un vote d’une décision de conseil d’administration à distance ?

    Quelles sont les modalités d’organisation d’un vote d’une décision de conseil d’administration à distance ?

       

    Dans le cas où une réunion du conseil d’administration ne peut pas se tenir, même à distance en visioconférence ou conférence téléphonique, une décision importante, qui ne peut pas attendre la fin du confinement, peut être prise à distance, par validation de courriel, en respectant un certain formalisme.

  • Si l’urgence le justifie, le délai de convocation du conseil d’administration peut-il être raccourci ?

    Si l’urgence le justifie, le délai de convocation du conseil d’administration peut-il être raccourci ?

       

    Si les délais de convocation ne peuvent pas être tenus, au regard de l’urgence de prendre certaines décisions, il faut faire valider ce point à l’ouverture du conseil d’administration. Voici la formule qu’il convient d’ajouter dans la convocation de ce CA tenu à distance :

    « Le délai de convocation du conseil d’administration n’étant pas respecté au regard de l’urgence de tenir une réunion, il vous sera demandé de valider ce non-respect de l’article 13 des statuts, en début de conseil d’administration ».

    Le procès-verbal de conseil d’administration devra alors comporter la formule suivante :

    « Les administrateurs reconnaissent que le délai de convocation de 15 jours avant la date du conseil d’administration n’a pas été respecté pour ce CA, l’ordre du jour et la nécessité de prendre certaines décisions rapidement expliquent l’urgence de tenir cette réunion. A l’unanimité ils justifient le président pour cette dérogation à l’article 13 des statuts de l’Ogec ».

  • Comment rédiger un procès-verbal de conseil d’administration qui s’est tenu à distance ?

    Comment rédiger un procès-verbal de conseil d’administration qui s’est tenu à distance ?

       

    En début de ce PV de CA tenu à distance, il conviendra d’ajouter :

    « Les personnes présentes à la visioconférence ou à la conférence téléphonique s’étant présentées, le président constate que … membres sont présents ou représentés par des administrateurs et en conséquence, le quorum étant atteint, il déclare la séance ouverte à xx heures xx.

    Le conseil d’administration s’étant tenu à distance, afin de respecter l’article 1 du décret du 6 mars 2020 portant réglementation des déplacements dans le cadre de la lutte contre la propagation du virus Covid-19, l’ensemble des administrateurs présents et représentés valide à l’unanimité le procédé. ».

  • Comment rédiger une convocation de conseil d’administration qui se tiendra à distance ?

    Comment rédiger une convocation de conseil d’administration qui se tiendra à distance ?

       

    Les consignes statutaires d’organisation d’un conseil d’administration sont à respecter aussi quand il se tient à distance :

    • Indication en début de convocation de : « Notre Ogec est soucieux de travailler en concertation avec l’ensemble des administrateurs. En application de l’article 1 du décret du 6 mars 2020 portant réglementation des déplacements dans le cadre de la lutte contre la propagation du virus Covid-19, et compte tenu de la nécessité de délibérer à court terme sur les résolutions portées dans le présent ordre du jour, le président propose d’autoriser la tenue de réunion de conseil par visioconférence ou par téléconférence ».
    • Date et heure de la tenue du CA,
    • Indication des modalités techniques pour participer via visioconférence ou par conférence téléphonique
    • Ordre du jour

    Cette convocation est à adresser en respectant le délai de convocation, 15 jours dans les statuts type Ogec.

    Une liste des présents sera faite par le secrétaire lors de la visioconférence ou de la téléconférence, et elle sera validée lors du CA ultérieur, un compte-rendu de CA sera rédigé par le secrétaire.

  • La commune siège de notre école peut-elle refuser de verser le forfait communal, au motif que notre école est fermée à cause de la pandémie ?

    La commune siège de notre école peut-elle refuser de verser le forfait communal, au motif que notre école est fermée à cause de la pandémie ?

       

    Le forfait communal constitue une dépense obligatoire pour la commune au sens de l’article L2321-2 du Code général des collectivités territoriales. Cette dépense n’est pas visée expressément par cet article, mais une jurisprudence abondante le confirme (Conseil d’Etat, 5 décembre 1986, Organisme de Gestion de l’Institution Mixte Sévigné, req. N° 62953 ; CE 18/01/1989 association catholique Nogentaise, n°76177, Tribunal administratif Nantes, 01/03/2005, OGEC de Saint-Gohard et autres c/ commune de Saint-Nazaire ; TA Rennes, 22/01/2004, OGEC de Paimpol c/ commune de Paimpol ; TA Lille 29/07/2003, AEP Notre Dame de Lourdes et autres c/ commune de Béthune ; TA Rennes 18 janvier 2007 OGEC ste Marie c/ commune d’Arradon ; TA Orléans 4 mai 2006 OGEC st Joseph c/ commune de Vierzon ; TA Clermont Ferrand 07/07/2005 OGEC Fénelon c/ commune de Clermont Ferrand ; TA Cergy Pontoise 29 mai 2007 AEP Fidelis c/ commune de Montreuil sous-bois ; TA Melun 28/12/2007 OGEC Jean XXIII c/ commune d’Ivry, CE 12/10/2011 commune de Clermont Ferrand. Req n°325851…).

    Toute cette jurisprudence affirme que le financement de l’école élémentaire constitue une dépense obligatoire pour la commune ou pour l’établissement public de coopération intercommunal (communauté de communes, d’agglomération, syndicat à vocation scolaire…). Depuis le 1er septembre 2019, ce caractère obligatoire de la dépense a été étendue aux classes maternelles privées sous contrat d’association. Les forfaits d’externat de l’Etat, des Conseils départementaux pour les collèges et des Conseils régionaux pour les lycées continuent d’être versés durant ce temps de confinement.

    Depuis le 16 mars, nos établissements scolaires sont fermés physiquement, hormis ceux qui accueillent des enfants de soignants, des forces de l’ordre… Administrativement, nos établissements scolaires continuent de fonctionner pour assurer la continuité pédagogique auprès des élèves.

    Les chefs d’établissement, les secrétaires administratifs, les comptables et attachés de gestion télé-travaillent. Lorsque les tâches du salarié ne permettent pas d’exercer son métier à distance, par exemple les agents de service maternel (Asem), ils sont confinés chez eux et l’Ogec est tenu de leur assurer leur salaire, car ils ne sont pas éligibles au chômage partiel. La direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) refuse d’indemniser nos salariés au motif que notre modèle économique est fondé sur un financement public obligatoire qui continue à être versé par ces collectivités publiques. Ainsi, une commune ne peut nullement refuser de verser le forfait communal au motif que l’établissement scolaire est fermé pour cause de pandémie.

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