I – Préparation des dossiers

Dernière modification : 20 mars 2024
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1/ Création d’un dossier :

Placer vous au niveau du diocèse et sélectionner l’exercice souhaité :

Dans le menu « Gestion des dossiers et configuration générale », cliquer sur Gestion des dossiers

Pour créer un nouveau dossier Indices, cliquer sur le menu Ajouter Dossier.

Renseignez le type de dossier et les autres informations demandées, puis Validez

Les dossiers de type OGEC sont ceux qui seront pris en compte dans votre dossier territorial.

Pour renseigner les autres informations de ce dossier, reportez-vous au chapitre suivant.

2/ Ouvrir un dossier existant :

L’accès à un dossier Indices se fait en utilisant l’icône « Stylo »

3/ Traitement sur la liste des dossiers :

  • La recherche d’un établissement peut s’effectuer en renseignant le texte à rechercher dans l’entête des colonnes correspondantes.
  • L’ordre de la liste peut être changé en cliquant sur le nom de la colonne. Le sens (ascendant/descendant) se modifie en cliquant sur le symbole
  • Pour rassembler les éléments de la liste, vous pouvez déplacer une colonne en la sélectionnant

4/ Suppression d’un dossier :

Pour supprimer un dossier Indices en cas de dissolution ou en cas d’erreur, cliquez sur l’icône de la poubelle se situant sur la ligne du dossier à supprimer.

Afin de conserver l’historique des exercices précédents, cette opération ne supprime le dossier que dans l’exercice en cours d’utilisation.

5/ Structure pédagogique d’un dossier :

Les dossiers Indices sont généralement constitués d’une structure pédagogique qui peut être définie de deux façons :

Les établissements scolaires gérés pas Solfège sont récupérés chaque année, ainsi que les effectifs constatés en début d’année. Pour calculer l’effectif global de l’OGEC ou renseigner certaines données extra-comptables, il est nécessaire d’indiquer pour chaque établissement, l’OGEC correspondant.

Pour effectuer cette opération, cliquer sur Etablissement.

Vérifiez que le bon Ogec est renseigné à côté de chaque unité pédagogique. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur le lien , puis choisissez l’OGEC dans la liste et enfin validez via la disquette.

Dans le cas où l’OGEC n’existe pas dans la liste, il convient de le créer tel qu’indiqué dans le chapitre Création d’un dossier.

N’oubliez pas de corriger éventuellement la typologie d’OGEC dans l’onglet Administration dans le cas où par exemple un OGEC de type Collège devient Ecole-Collège.

Solfège ne recense pas tous les types de structure pédagogique qui peuvent être rattachés à un OGEC (enseignement supérieur, UFA, …). Vous pouvez compléter ces rattachements en passant par la fiche du dossier (Ouvrir dossier), onglet Administration.

Le tableau ci-dessous permet de gérer les autres rattachements.

6/ Organiser la collecte :

Par défaut, les OGEC ont accès uniquement aux données extra-comptables de la partie Données et au menu Exploitation dans Gestion de l’observatoire / Etat de la collecte. Toutefois, vous pouvez restreindre les accès en indiquant les droits d’accès nécessaires. De façon individuelle, par la fiche OGEC, onglet Accès Isidoor :

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