À chaque élection du bureau — et notamment lors de l’élection ou du renouvellement du/de la président(e) — certaines formalités obligatoires s’imposent pour rester conforme à la loi et garder des échanges fluides avec vos partenaires institutionnels.

1) Déclarer le nouveau bureau en préfecture

Toute modification des administrateurs (élection, cooptation, changement de fonction) doit être déclarée au greffe des associations dans les 3 mois à l’aide du formulaire CERFA n° 13971*03. Cette obligation découle de l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901, qui précisent les mentions à fournir et la délivrance du récépissé.

  • La liste complète des administrateurs (dont président, trésorier, secrétaire) doit être tenue à jour via le CERFA 13971*03.
  • ISI Pilote vous fait gagner du temps : depuis Pilotage associatif > Déclarations obligatoires, vous pouvez pré-remplir automatiquement le document.
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Deux modes de déclaration

  • Par courrier : utilisez le formulaire CERFA et le modèle de courrier à destination de la préfecture. Joignez une enveloppe affranchie libellée à l’adresse de gestion de l’association pour recevoir le récépissé.
  • En ligne : via le téléservice sur Service‑Public (compte association requis) — recommandé pour suivre l’avancement et recevoir le récépissé par courriel.

Dans tous les cas (courrier ou en ligne), joignez l’extrait de délibération du Conseil d’administration actant l’élection/renouvellement du bureau (PV daté et signé).

Munissez‑vous de votre numéro RNA (W…), mentionné sur votre dernier récépissé : il est requis pour les démarches en ligne.

2) Signature de la charte du/de la président(e) d’OGEC

Après son élection, le/la président(e) signe la Charte du président d’OGEC et l’adresse à l’UDOGEC, conformément aux usages du réseau.

Signer la charte du président

3) Transmettre la composition de votre CA OGEC à l’UDOGEC

Communiquez à votre UDOGEC la composition à jour du Conseil d’administration (noms, fonctions, coordonnées utiles) pour l’accompagnement et les obligations de représentation.

4) Archivez vos justificatifs dans ISI Pilote

Conservez dans ISIDOOR (espace d’archivage électronique) la copie de la déclaration en préfecture et la copie du récépissé. Vous sécurisez ainsi vos preuves de conformité et facilitez les passations.

Archiver les justificatifs