Article rédigé en septembre 2020
La fermeture brutale des établissements scolaires, leur réouverture avec des effectifs restreints, ainsi que les protocoles sanitaires ont empêché les contrats de restauration scolaire de s’appliquer dans les conditions habituelles. Les SRC (sociétés de restauration collective) ont pu vous solliciter pour demander un dédommagement compte tenu de la baisse de la fréquentation ou pour s’accorder sur les modalités de poursuite du contrat
Facturation de frais fixes incompressibles
Lorsque vous avez sous-traité votre prestation de restauration à une SRC, il est possible que votre prestataire vous demande de participer aux frais fixes qu’il a supportés malgré l’absence de prestation.
Il conviendra alors d’ouvrir une négociation avec la société de restauration pour voir, en fonction de la durée de fermeture, quelle a été sa perte réelle et comment l’établissement peut l’aider. A-t-elle pu reclasser le personnel dans d’autres cuisines (du secteur médico-social par exemple) ? Le personnel a-t-il été mis en activité partielle ? A-t-elle maintenu les salaires à 100% ? A-t-elle subi une éventuelle perte de denrées alimentaires liée à la fermeture soudaine de l’établissement ?
Pour entrer en négociation avec l’établissement, la société de restauration devra faire preuve de transparence et prouver, grâce à des factures ou à des bulletins de salaires par exemple, les coûts réels qu’elle a supportées pendant la période de fermeture. Il ne faudrait pas accepter une facture de frais fixes « fourre-tout » qui bénéficierait à des sociétés souhaitant profiter de la situation de crise.
La Fnogec propose une méthode simple pour évaluer un montant de frais fixes incompressibles (FFi) au couvert, pour vous permettre de négocier sur des bases chiffrées lorsque la SRC manque de transparence. Elle s’appuie sur une étude, réalisée avec l’aide d’un consultant en restauration, qui décompose le coût du repas de 5 établissements représentatifs de notre réseau.
Pour vous aider à estimer les frais fixes incompressibles dans votre établissement, retrouver également en annexe le fichier Excel qui a permis de réaliser cette étude.
Conseils sur les négociations de contrat avec les SRC
Si chaque contrat est différent et doit être attentivement examiné avant l’ouverture de négociations, notre objectif est de vous donner, dans ce webinar d’une heure environ, une méthodologie et des clés en vue de répondre aux sollicitations de votre prestataire :
Mon contrat prévoit-il des clauses de renégociation ? Cette renégociation est-elle justifiée ? Quelle posture adopter ? Quelles sont les issues possibles des négociations ? Quelles sont les options à privilégier en cas de baisse de la fréquentation ? Quelles sont les thématiques à étudier lors d’une renégociation de contrat ?
Que faire si les négociations sont difficiles ou n’aboutissent pas à une offre concluante ?
Nous vous recommandons de demander un audit de votre contrat.
Il est parfois pertinent de remettre à plat votre contrat de restauration, notamment si il n’y a pas eu de consultation depuis plus de 5 ans. Il est préférable pour une société de restauration de mettre à niveau un contrat plutôt que de risquer un appel d’offres (coûteux, risque de perdre le contrat). Un audit de votre contrat, rapide et à distance, vous permettra de savoir si votre contrat est obsolète ou s’il est sur-évalué financièrement. Il vous proposera des arguments pour mettre à niveau votre contrat. Le coût de cette prestation est faible et vite amorti par les gains obtenus.
Pendant la période du Covid, la Fédération des Ogec (FDO) a réalisé, grâce à des conventions d’assistance technique avec des experts en restauration, une vingtaine d’audits de contrats de restauration scolaire. Ces audits ont permis aux établissements d’avoir des éléments chiffrés pour répondre aux sollicitations de leurs prestataires. La FDO ne peut plus prendre en charge financièrement les nouvelles demandes d’audits de contrats. Si vous êtes intéressé, contactez la Fnogec (c-walckenaer@fnogec.org) pour obtenir les coordonnées d’un consultant en restauration collective capable de réaliser un audit rapide de votre contrat.