Les frais des bénévoles : conditions à respecter pour le remboursement ou l’abandon

Le remboursement des frais des bénévoles

Un défraiement strictement encadré pour éviter toute confusion possible avec une rémunération

Afin de respecter le caractère désintéressé de sa gestion, l’Ogec doit remplir plusieurs conditions, dont celle d’être administré par des personnes bénévoles (président, trésorier, autres administrateurs) qui ne perçoivent aucune rémunération sous quelque forme que ce soit. Seuls les frais de transport, d’hébergement, de restauration engagés dans le cadre de leur mandat et dans le respect de l’objet statutaire de l’Ogec peuvent leur être remboursés. 

Voici les mises en garde du Mémento F. Lefebvre Associations (§86565) pour éviter le risque de requalification en salaires déguisés :

Si, par définition, le bénévole ne doit pas s’enrichir dans le cadre de son activité associative, on admet qu’il puisse être défrayé des dépenses engagées pour le compte de l’association (Rép. Séguin : AN 25-6-1984 p. 2888). Les remboursements de frais doivent correspondre à des dépenses réelles et justifiées.
Les frais engagés par le bénévole doivent être remboursés à l’euro près et sur présentation de factures justificatives (billets de train, frais de voiture, notes de restaurant, factures de commerçants, etc.). À défaut de justificatif, les sommes versées au bénévole peuvent être requalifiées par l’Urssaf en salaires déguisés, ce qui peut entraîner des conséquences financières fâcheuses pour l’association si la démonstration d’un lien de subordination est faite.

Une exception au remboursement des frais réels : le barème kilométrique pour l’utilisation du véhicule personnel

Le guide du bénévolat, publié par le Ministère de l’éducation nationale, recommande aux associations de conserver, outre les pièces justificatives fournies par les bénévoles, les éléments permettant de reconstituer les raisons des frais qu’ils ont exposés (convocations à des réunions, comptes rendus, etc.).

L’abandon de frais des bénévoles

Une renonciation au remboursement qui permet de bénéficier d’une réduction d’impôt sur le revenu

Les frais exposés personnellement par les bénévoles (et non remboursés par l’association) dans le cadre de leur activité associative et en vue strictement de la réalisation de l’objet social de l’organisme bénéficiaire ouvrent droit à réduction d’impôt à condition d’être engagés sans contrepartie, justifiés et constatés dans les comptes de l’organisme. Les bénévoles doivent renoncer expressément à leur remboursement (code général des impôts art. 200).

Extrait du Code général des impôts art. 200 :

Ouvrent également droit à la réduction d’impôt les frais engagés dans le cadre d’une activité bénévole et en vue strictement de la réalisation de l’objet social d’un organisme mentionné aux a à g, lorsque ces frais, dûment justifiés, ont été constatés dans les comptes de l’organisme et que le contribuable a renoncé expressément à leur remboursement. Les frais de déplacement en véhicule automobile, vélomoteur, scooter ou moto dont le contribuable est propriétaire peuvent être évalués sur le fondement du barème forfaitaire prévu au huitième alinéa du 3° de l’article 83.

Cette disposition s’applique aux secteurs associatifs mentionnés au 1 de l’article 200 du code général des impôts, à condition que l’association soit d’intérêt général au sens fiscal du terme. Elle suit le même mécanisme que celui des dons des particuliers aux associations.

Les conditions de validité de l’abandon de frais

Les frais exposés doivent être dûment justifiés (exemples : billets de train, factures, notes d’essence, etc.). Chaque pièce justificative doit mentionner précisément l’objet de la dépense ou du déplacement.

La valorisation des frais d’utilisation du véhicule personnel par un bénévole a changé depuis l’imposition des revenus de l’année 2022 :

Antérieurement, donc jusqu’à l’imposition des revenus de l’année 2021, deux barèmes coexistaient concernant les frais kilométriques des bénévoles : un barème à utiliser lorsque le bénévole se faisait rembourser ses frais et un barème spécifique lorsque le bénévole avait renoncé au remboursement de ses frais et souhaitait bénéficier d’une réduction d’impôt en contrepartie.

A présent, il n’y a plus qu’un seul barème applicable aux frais de véhicule des bénévoles, que ce soit pour les leur rembourser ou pour leur délivrer un reçu fiscal en cas de renonciation au remboursement.

Information confirmée par le site Service-Public.fr mis à jour le 3 avril 2023 :

Ainsi, le barème spécifique applicable aux bénévoles et utilisé jusqu’alors est abandonné.

Le barème ne dispense pas les bénévoles d’apporter la preuve auprès de l’association de la réalité et du nombre de kilomètres parcourus dans le cadre associatif. Les bénévoles qui peuvent justifier de frais réels supérieurs à ceux résultant de l’application du barème ont intérêt à les retenir pour le calcul de la réduction d’impôt.

L’abandon du remboursement des frais engagés doit donner lieu à une déclaration expresse de la part du bénévole, qui peut prendre la forme d’une mention portée sur la note de frais telle que : « Je soussigné (nom et prénom de l’intéressé) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don » (BOI-IR-RICI-250-20 n° 240).

Pour que le bénévole puisse bénéficier de l’avantage fiscal consistant en une réduction d’impôt sur le revenu, les frais au remboursement desquels il a renoncé doivent avoir été comptabilisés par l’association.