Dernière modification : 10 novembre 2021
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L’employeur doit obligatoirement remettre un certificat de travail, une attestation employeur (ou attestation Pôle emploi), et un reçu pour solde de tout compte.

Ces documents sont quérables au lieu de travail : l’employeur a l’obligation de les tenir à disposition du salarié sur son lieu de travail, mais il n’est pas tenu de lui faire parvenir à son domicile.

Quand le remettre ?Comment l’obtenir ?
L’attestation employeurA l’expiration du contrat de travail, ou pendant le préavis non exécuté en cas de dispenseAER au format .pdf généré dans le tableau de bord de la DSN après y avoir renseigné la fin du contrat de travail
Le reçu pour solde de tout compteA l’expiration du contrat de travail, ou pendant le préavis non exécuté en cas de dispenseDocument rédigé par l’employeur listant les sommes versées au salarié à l’occasion de la rupture du contrat de travail
Le certificat de travail A l’expiration du contrat de travailDocument rédigé par l’employeur indiquant le ou les emploi(s) occupé(s) et les périodes correspondantes

L’attestation employeur (ou attestation Pôle emploi)

L’attestation employeur est à remettre à Pôle emploi et au salarié pour lui permettre de faire valoir ses droits à l’assurance chômage. Elle est obligatoire quels que soient le type de contrat de travail et le motif de la rupture.

L’attestation employeur contient de nombreuses informations destinées à l’établissement par Pôle emploi du montant de l’indemnisation chômage à laquelle a droit le salarié : type de contrat, horaires de travail, motif de la rupture, régime de retraite complémentaire du salarié, salaires des douze derniers mois, primes et indemnités, solde de tout compte.

Quand remettre l’attestation employeur ?

L’employeur doit remettre l’attestation employeur au salarié au moment de l’expiration du contrat de travail. En pratique, elle doit être remise au salarié à la fin de son contrat de travail avec le dernier bulletin de paie.

Si le salarié est dispensé de l’exécution du préavis, l’attestation peut être remise soit :

  • lors de son départ effectif de l’entreprise, si la dernière paie est établie ;
  • ultérieurement et, au plus tard, le dernier jour du préavis non exécuté. L’employeur dispose ainsi de la durée du préavis pour remettre l’attestation employeur, même si le salarié n’est pas rémunéré pendant cette période.

Quelles sont les démarches à effectuer ?

Pour obtenir l’attestation employeur, l’employeur doit signaler la fin du contrat de travail via la DSN. Pour rappel, la Déclaration Sociale Nominative, obligatoire depuis janvier 2017, remplace et simplifie la majorité des déclarations sociales en automatisant leur transmission à partir des données de paie.

Etapes à suivre :

  1. Signaler l’évènement « fin de contrat de travail » via la DSN dans les 5 jours ouvrés ;
  2. Consulter le tableau de bord de la DSN pour récupérer l’AER (Attestation Employeur Rematérialisée) qui s’ouvrira au format .pdf ;
  3. Imprimer, signer et remettre l’AER au salarié.
La mise à disposition de l’Attestation Employeur Rematérialisée via la DSN
(extrait du guide d’utilisation de la DSN)

Si l’Attestation Employeur Rematérialisée (AER) n’apparaît pas dans le tableau de bord de la DSN, cela signifie que la qualité des données antérieures n’est pas suffisante pour la produire. En conséquence, l’employeur doit utiliser l’ancienne procédure :

  • la saisie en ligne via le site de Pôle emploi, qui permet ensuite d’éditer l’attestation pour le salarié (un guide de saisie est disponible),
  • ou la transmission via le logiciel de paie.

Pour certains contrats de travail dans les entreprises de moins de 10 salariés, l’attestation peut encore être transmise par voie postale à l’adresse suivante : « Centre de paiement, BP 80069, 77213 Avon Cedex ». Un formulaire vierge est accessible via l’espace employeur de Pôle Emploi.

Le reçu pour solde de tout compte

Le reçu pour solde de tout compte est un document qui fait l‘inventaire précis des sommes qui sont versées au salarié à l’occasion de la rupture du contrat de travail : indemnités de licenciement, de préavis, de congés payés, rémunération d’heures supplémentaires, etc.

Le reçu pour solde de tout compte n’indique pas les sommes dont le montant n’est pas encore connu au moment de la signature du document, par exemple la prime d’intéressement.

Quand remettre le reçu pour solde de tout compte ?

Le reçu doit être remis et signé par le salarié après la rupture du contrat de travail, c’est-à-dire après la fin du préavis. En cas de dispense, il peut être signé pendant le préavis.

Il est établi par l’employeur en double exemplaire, dont l’un est remis au salarié. La mention de l’établissement en double exemplaire doit figurer sur le document.

L’effet libératoire du reçu pour solde de tout compte

Le salarié a six mois pour dénoncer le reçu à partir de la date à laquelle il l’a signé. Passé ce délai, le reçu pour solde de tout compte devient libératoire pour l’employeur, c’est-à-dire que le salarié ne peut plus contester les sommes figurant sur le reçu et ce, même si le calcul du solde est erroné.

Si le salarié ne signe pas le reçu, ou s’il y formule une réserve générale, il peut contester les sommes mentionnées sur le reçu dans le délai de droit commun (deux ans à compter de la date de remise du reçu).

Le certificat de travail

Quand remettre le certificat de travail ?

Le certificat de travail doit être mis à la disposition du salarié à l’expiration du contrat de travail.

En cas de dispense de préavis, l’employeur peut cependant remettre au salarié qui le demande, avant le terme du préavis non exécuté, une attestation précisant que l’intéressé sera libéré de ses liens contractuels à une date déterminée mais que toute liberté lui est laissée pour occuper un nouvel emploi.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

Le certificat de travail doit mentionner :

  • les nom, prénom et adresse du salarié,
  • le nom, l’adresse et la raison sociale de l’employeur,
  • la date d’entrée et de sortie du salarié : La date d’entrée est celle à laquelle le salarié a pris ses fonctions dans l’entreprise, période d’essai incluse. Si un stage pratique est effectué avant l’embauche, la date d’entrée dans l’entreprise est la date de début du stage. La date de sortie est la date à laquelle le préavis prend fin, y compris en cas de dispense. En cas de rupture conventionnelle, la date de sortie est la date de fin de contrat indiquée dans la convention de rupture.
  • la nature de l’emploi ou des emplois occupés et les périodes correspondantes : L’employeur doit indiquer la qualification du salarié en se référant au contrat de travail ou au bulletin de salaire. Cette qualification doit être suffisamment précise pour renseigner utilement sur le travail effectué.
  • la mention du maintien de la couverture santé et de la prévoyance, appelée « portabilité » (les salariés ont droit au maintien de la couverture à titre gratuit en cas de cessation du contrat de travail non consécutive d’une faute lourde et ouvrant droit à la prise en charge par l’Assurance chômage).
  • le lieu et la date de délivrance,
  • la signature de l’employeur.

Quelles sont les mentions interdites ?

Le certificat de travail ne doit pas indiquer le type de rupture du contrat de travail (licenciement, démission, …). Il ne peut non plus faire état du mandat de représentant du personnel du salarié, ni contenir de remarques sur la qualité du travail du salarié.

Focus : qu’est-ce que la portabilité ?

Les conditions

Le salarié affilié au régime EEP Santé peut continuer à bénéficier de sa couverture frais de santé EEP après la rupture de son contrat de travail, à titre gratuit, sous réserve de remplir certaines conditions :

  • la cessation du contrat de travail n’est pas consécutive d’une faute lourde ;
  • la cessation du contrat ouvre droit à prise en charge par l’assurance chômage et le salarié est inscrit à Pôle Emploi : licenciement, rupture conventionnelle, démission pour motif légitime (listés par l‘Unédic en point 6.1.4), arrivée à terme du CDD, rupture de la période d’essai à l’initiative de l’employeur, … ;
  • le salarié doit être couvert par les garanties au moment de la rupture du contrat (sont donc exclus les salariés concernés par une dispense ou en congé parental).

L’information du salarié

L’employeur doit informer le salarié dans le certificat de travail de la possibilité de bénéficier du dispositif de la portabilité après la fin de son contrat de travail.

Extrait d’un modèle de certificat de travail
La rupture du contrat de travail de Monsieur (ou Madame) <> peut ouvrir droit à prise en charge par l’assurance chômage.
Dans ces conditions et en application des dispositions de l’article L. 911-8 du code de la sécurité sociale, il (ou elle) <> bénéficie, à compter de celle-ci, et pendant une durée <>, du maintien des garanties complémentaires en vigueur au sein de l’établissement au titre :
– des frais de santé (à défaut d’une demande de dispense d’adhésion) EEP Santé ;
– des risques incapacité, invalidité et décès, EEP Prévoyance (voir la fiche dédiée).
(Eventuellement : Pour de plus amples informations sur l’étendue de cette couverture, Monsieur (ou Madame) <> est invité à se reporter aux notices d’information émises par l’organisme assureur, jointes au présent document ou disponible sur le site <>.)
(Eventuellement : Monsieur (ou Madame) <> est tenu de transmettre à l’organisme assureur <> son justificatif de prise en charge par l’assurance chômage et de le tenir informé de toute cessation de prise en charge par l’assurance chômage intervenant pendant la période de maintien de sa couverture.)

L’information de l’assureur

Lors de la fin du contrat de travail d’un salarié, quel que soit le motif, l’employeur doit en informer l’assureur par tout moyen. La seule déclaration DSN ne suffit pas car elle ne contient pas à ce jour l’information du motif de fin de contrat.
Cette information est le point de départ de la date de résiliation du contrat EEP Santé actif du salarié concerné. Elle sert également de référence comme date de départ de la période de portabilité et de l’affiliation au régime EEP Santé loi Evin pour certains salariés (cf fiche dédiée).

Le niveau de couverture, le coût et la durée du maintien

Le salarié bénéfice du niveau de couverture dont il bénéficiait en activité. Cette règle s’applique également à ses ayants-droit affiliés. Autrement dit, le salarié et son conjoint qui étaient affiliés à l’option 3 du régime EEP Santé avant la sortie dudit salarié de l’établissement continuent à bénéficier de ce même niveau de couverture à titre gratuit.

Le maintien des garanties est applicable dès le lendemain de la rupture du contrat de travail et pendant toute la période d’indemnisation du chômage, dans la limite de la durée du dernier contrat de travail ou, le cas échéant, des derniers contrats de travail lorsqu’ils sont consécutifs chez le même employeur. Cette durée est appréciée en mois, le cas échéant arrondie au nombre supérieur, sans pouvoir excéder douze mois.

Formulaires de portabilité assureurs EEP Santé

MALAKOFF HUMANIS le formulaire est accessible depuis l’espace client

   

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