Quels documents remettre après la rupture de contrat ?

Dernière modification : 14 avril 2021
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L’employeur doit obligatoirement remettre un certificat de travail, une attestation employeur (ou attestation Pôle emploi), et un reçu pour solde de tout compte.

Ces documents sont quérables au lieu de travail : l’employeur a l’obligation de les tenir à disposition du salarié sur son lieu de travail, mais il n’est pas tenu de lui faire parvenir à son domicile.

Quand le remettre ?Comment l’obtenir ?
Le certificat de travailA l’expiration du contrat de travailDocument rédigé par l’employeur indiquant le ou les emploi(s) occupé(s) et les périodes correspondantes
L’attestation employeurA l’expiration du contrat de travail, ou pendant le préavis non exécuté en cas de dispenseAER au format .pdf généré dans le tableau de bord de la DSN après y avoir renseigné la fin du contrat de travail
Le reçu pour solde de tout compteA l’expiration du contrat de travail, ou pendant le préavis non exécuté en cas de dispenseDocument rédigé par l’employeur listant les sommes versées au salarié à l’occasion de la rupture du contrat de travail

Le certificat de travail

Quand remettre le certificat de travail ?

Le certificat de travail doit être mis à la disposition du salarié à l’expiration du contrat de travail.

En cas de dispense de préavis, l’employeur peut cependant remettre au salarié qui le demande, avant le terme du préavis non exécuté, une attestation précisant que l’intéressé sera libéré de ses liens contractuels à une date déterminée mais que toute liberté lui est laissée pour occuper un nouvel emploi.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

Le certificat de travail doit mentionner :

  • les nom, prénom et adresse du salarié,
  • le nom, l’adresse et la raison sociale de l’employeur,
  • la date d’entrée et de sortie du salarié : La date d’entrée est celle à laquelle le salarié a pris ses fonctions dans l’entreprise, période d’essai incluse. Si un stage pratique est effectué avant l’embauche, la date d’entrée dans l’entreprise est la date de début du stage. La date de sortie est la date à laquelle le préavis prend fin, y compris en cas de dispense. En cas de rupture conventionnelle, la date de sortie est la date de fin de contrat indiquée dans la convention de rupture.
  • la nature de l’emploi ou des emplois occupés et les périodes correspondantes : L’employeur doit indiquer la qualification du salarié en se référant au contrat de travail ou au bulletin de salaire. Cette qualification doit être suffisamment précise pour renseigner utilement sur le travail effectué.
  • la mention du maintien de la couverture santé et de la prévoyance, appelée « portabilité » (les salariés ont droit au maintien de la couverture à titre gratuit en cas de cessation du contrat de travail non consécutive à une faute lourde et ouvrant droit à la prise en charge par l’Assurance chômage).
  • le lieu et la date de délivrance,
  • la signature de l’employeur.

Quelles sont les mentions interdites ?

Le certificat de travail ne doit pas indiquer le type de rupture du contrat de travail (licenciement, démission, …). Il ne peut non plus faire état du mandat de représentant du personnel du salarié, ni contenir de remarques sur la qualité du travail du salarié.

L’attestation employeur (ou attestation Pôle emploi)

L’attestation employeur est à remettre à Pôle emploi et au salarié pour lui permettre de faire valoir ses droits à l’assurance chômage. Elle est obligatoire quels que soient le type de contrat de travail et le motif de la rupture.

L’attestation employeur contient de nombreuses informations destinées à l’établissement par Pôle emploi du montant de l’indemnisation chômage à laquelle a droit le salarié : type de contrat, horaires de travail, motif de la rupture, régime de retraite complémentaire du salarié, salaires des douze derniers mois, primes et indemnités, solde de tout compte.

Quand remettre l’attestation employeur ?

L’employeur doit remettre l’attestation employeur au salarié au moment de l’expiration du contrat de travail. En pratique, elle doit être remise au salarié à la fin de son contrat de travail avec le dernier bulletin de paie.

Si le salarié est dispensé de l’exécution du préavis, l’attestation peut être remise soit :

  • lors de son départ effectif de l’entreprise, si la dernière paie est établie ;
  • ultérieurement et, au plus tard, le dernier jour du préavis non exécuté. L’employeur dispose ainsi de la durée du préavis pour remettre l’attestation employeur, même si le salarié n’est pas rémunéré pendant cette période.

Quelles sont les démarches à effectuer ?

Pour obtenir l’attestation employeur, l’employeur doit signaler la fin du contrat de travail via la DSN. Pour rappel, la Déclaration Sociale Nominative, obligatoire depuis janvier 2017, remplace et simplifie la majorité des déclarations sociales en automatisant leur transmission à partir des données de paie.

Etapes à suivre :

  1. Signaler l’évènement « fin de contrat de travail » via la DSN dans les 5 jours ouvrés ;
  2. Consulter le tableau de bord de la DSN pour récupérer l’AER (Attestation Employeur Rematérialisée) qui s’ouvrira au format .pdf ;
  3. Imprimer, signer et remettre l’AER au salarié.
La mise à disposition de l’Attestation Employeur Rematérialisée via la DSN
(extrait du guide d’utilisation de la DSN)

Si l’Attestation Employeur Rematérialisée (AER) n’apparaît pas dans le tableau de bord de la DSN, cela signifie que la qualité des données antérieures n’est pas suffisante pour la produire. En conséquence, l’employeur doit utiliser l’ancienne procédure :

  • la saisie en ligne via le site de Pôle emploi, qui permet ensuite d’éditer l’attestation pour le salarié (un guide de saisie est disponible),
  • ou la transmission via le logiciel de paie.

Pour certains contrats de travail dans les entreprises de moins de 10 salariés, l’attestation peut encore être transmise par voie postale à l’adresse suivante : « Centre de paiement, BP 80069, 77213 Avon Cedex ». Un formulaire vierge est accessible via l’espace employeur de Pôle Emploi.

Le reçu pour solde de tout compte

Le reçu pour solde de tout compte est un document qui fait l‘inventaire précis des sommes qui sont versées au salarié à l’occasion de la rupture du contrat de travail : indemnités de licenciement, de préavis, de congés payés, rémunération d’heures supplémentaires, etc.

Le reçu pour solde de tout compte n’indique pas les sommes dont le montant n’est pas encore connu au moment de la signature du document, par exemple la prime d’intéressement.

Quand remettre le reçu pour solde de tout compte ?

Le reçu doit être remis et signé par le salarié après la rupture du contrat de travail, c’est-à-dire après la fin du préavis. En cas de dispense, il peut être signé pendant le préavis.

Il est établi par l’employeur en double exemplaire, dont l’un est remis au salarié. La mention de l’établissement en double exemplaire doit figurer sur le document.

L’effet libératoire du reçu pour solde de tout compte

Le salarié a six mois pour dénoncer le reçu à partir de la date à laquelle il l’a signé. Passé ce délai, le reçu pour solde de tout compte devient libératoire pour l’employeur, c’est-à-dire que le salarié ne peut plus contester les sommes figurant sur le reçu et ce, même si le calcul du solde est erroné.

Si le salarié ne signe pas le reçu, ou s’il y formule une réserve générale, il peut contester les sommes mentionnées sur le reçu dans le délai de droit commun (deux ans à compter de la date de remise du reçu).

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