Dernière modification : 26 octobre 2021
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Dans les rapports entre les salariés et l’employeur, le règlement intérieur est par excellence l’expression du pouvoir de direction de ce dernier. Par lui, l’employeur fixe unilatéralement les règles applicables au sein de son entreprise. Mais, parce que ces règles peuvent restreindre les droits et libertés des individus auxquels elles s’appliquent, le contenu du règlement intérieur est lui-même encadré par la loi.

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Définition

La loi définit le règlement intérieur comme suit :

Le règlement intérieur est un document écrit par lequel l’employeur fixe exclusivement :
1° Les mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise ou l’établissement, notamment les instructions prévues à l’article L. 4122-1 ;
2° Les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l’employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu’elles apparaîtraient compromises ;
3° Les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur.

article L. 1321-1 du code du travail

Le règlement intérieur est un acte unilatéral de l’employeur. C’est au chef d’établissement, par délégation, qu’il appartient de l’élaborer.

Une obligation dans les entreprises d’au moins 50 salariés

Le règlement intérieur doit obligatoirement être établi dans les entreprises ou établissements employant au moins 50 salariés depuis au moins 12 mois consécutifs.

Pour les ensembles scolaires composés de plusieurs établissements, il convient d’apprécier si l’effectif de 50 salariés est atteint au niveau de l’Ogec. On apprécie ensuite l’effectif de chacun des établissements :

  • Si aucun des établissements n’atteint le seuil de 50 salariés, le règlement intérieur est mis en place au niveau de l’Ogec, et s’appliquera à l’ensemble des établissements ;
  • Si un ou plusieurs établissements atteignent le seuil, la mise en place du règlement intérieur doit se faire au niveau de chacun de ces établissements.

Le calcul de l’effectif

Suivant le code du travail, sont pris en compte dans l’effectif :

  • Les salariés en CDI à temps complet : comptent pour une unité ;
  • Les salariés en CDI à temps partiel : au prorata de leur temps de travail ;
  • Les salariés en CDD, sauf CDD de remplacement : au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents ;
  • Les contrats aidés ;
  • Les salariés mis à disposition et les salariés d’entreprise sous-traitante, à condition d’être présents depuis au moins 1 ans ;
  • Les intérimaires au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents, sauf si contrat conclu pour remplacer un salarié absent.
Pour rappel, les enseignants sont appréciés dans le calcul des effectifs uniquement pour la représentation du personnel, seule dérogation prévue par la loi Censi.
Ils ne sont donc pas à prendre en compte dans l’effectif pour la mise en place du règlement intérieur, sauf s’ils sont liés à l’OGEC par un contrat de droit privé.

La notion d’établissement

La notion d’établissement au sens du droit du travail est différente de celle entendue par le code de l’éducation.

Au sens du droit du travail, l’établissement désigne une unité géographiquement individualisée dans laquelle est exercée une activité de manière juridiquement et financièrement dépendante de l’entreprise/l’association qui l’a créé. Il présente en revanche, une autonomie suffisante en ce qui concerne la gestion du personnel et l’exécution du service, notamment en raison de l’étendue des délégations de compétences dont dispose son responsable.

L’établissement distinct correspond à un cadre approprié à l’exercice des missions dévolues aux représentants du personnel. [C’est] une notion juridique, qui ne correspond pas nécessairement à un établissement physique et qui peut regrouper plusieurs établissements au sens de l’INSEE (SIRET).

100 questions-réponses sur le comité social et économique, Ministère du travail, avr. 2018

Les OGEC de 20 à 49 salariés

Avec la loi PACTE, promulguée le 22 mai 2019, le seuil d’effectif rendant obligatoire la mise en place d’un règlement intérieur est passé de 20 à 50 salariés à compter du 1er janvier 2020.

Certains établissements, dont l’effectif était compris entre 20 et 49 salariés, ont donc mis s en place un règlement intérieur, avant de finalement basculer sous le nouveau régime dans lequel ils n’ont pas l’obligation d’avoir un règlement intérieur. Dans ce cas, il est à notre sens conseillé à ces établissements de conserver malgré tout leur règlement intérieur, qui demeure un outil très utile.

L’ensemble des conditions de mise en place devront toutefois être respectées : contenu, consultation le cas échéant du CSE, règles de publicité, etc.

Une obligation pour tous les salariés

Le règlement intérieur s’applique à tous les salariés de l’entreprise, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, y compris ceux qui étaient déjà embauchés avant son entrée en vigueur.

Les enseignants sous contrat, les stagiaires, les salariés d’entreprises extérieures ou encore les travailleurs intérimaires sont soumis au règlement intérieur s’agissant des règles en matière de santé et de sécurité. En revanche, les dispositions du règlement intérieur relatives à la discipline ne s’appliquent pas.

A l’image d’une règle bien connue en droit civil, le règlement intérieur valablement élaboré tient aussi lieu de loi à celui qui l’a rédigé. Par exemple, l’employeur qui prévoit dans la procédure disciplinaire une règle selon laquelle il ne peut y avoir de licenciement pour faute à l’égard d’un salarié si ce dernier n’a pas fait l’objet précédemment d’au moins deux sanctions, sera tenu de respecter cette disposition, au risque de voir le licenciement annulé par les juges du fond en cas de contentieux.

Le contenu

Les clauses obligatoires

Le règlement intérieur doit par ailleurs contenir certaines mentions obligatoires. Il doit ainsi nécessairement rappeler :

  • Les dispositions prévues aux articles L. 1332-1 à L. 1332-3 du Code du travail, qui définissent les garanties de procédure dont bénéficient les salariés exposés à une procédure disciplinaire (information sur les griefs retenus, convocation à un entretien préalable, possibilité de se faire assister lors de l’entretien, délai de notification de la sanction, motivation de la sanction, etc.) ;
  • Les dispositions des articles L. 1152-1 à L. 1152-6 du Code du travail relatives au harcèlement moral, les dispositions des articles L. 1153-1 à L. 1153-6 du Code du travail relatives au harcèlement sexuel, ainsi que l’article L. 1142-2-1 du Code du travail relatif aux agissements sexistes ;
  • Sa date d’entrée en vigueur.

Les clauses interdites

Les clauses du règlement intérieur ne portant pas sur la santé, la sécurité ou la discipline sont, par conséquent, des dispositions hors sujet. A titre d’exemple, une clause définissant le temps de travail dans l’entreprise n’aura pas sa place dans le règlement intérieur.

Dans le même temps, le législateur énonce clairement que le règlement intérieur ne peut contenir :

  • Des dispositions contraires aux lois (droit du travail, droit civil, droit pénal, droit commercial) et règlements ainsi qu’aux stipulations des conventions et accords collectifs de travail applicables dans l’entreprise ou l’établissement. Ainsi, le règlement intérieur ne peut restreindre l’exercice du droit de retrait, du droit de grève ou encore du droit syndical.
  • Des dispositions apportant aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché (cf. En matière d’hygiène et de sécurité) ;
  • Des dispositions discriminant les salariés dans leur emploi ou leur travail au sens de l’article L1132-1 du Code du travail.

Les clauses facultatives : hygiène et de sécurité

L’employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés. Le règlement intérieur est à ce titre un support permettant à l’employeur de définir les règles de prévention des risques professionnels ainsi que les consignes de sécurité.

Le règlement intérieur peut ainsi :

  • Rappeler l’obligation pour le salarié d’informer l’employeur de tout accident de travail dont il est victime et y ajouter l’obligation d’informer l’employeur des accidents du travail dont il est témoin ;
  • Limiter ou interdire toute consommation de boissons alcoolisées sur le lieu de travail, lorsque cette consommation est susceptible de porter atteinte à la sécurité et la santé physique et mentale des travailleurs ;
  • Prévoir la possibilité de soumettre les salariés à un éthylotest, dès lors que leur état d’ébriété serait de nature à exposer les personnes ou les biens à un danger et que les modalités de ce contrôle en permettent la contestation ;
  • Prévoir la possibilité de soumettre les salariés à des tests salivaires pour détecter l’usage de produits stupéfiants, dès lors que ce contrôle ne concerne que les postes pour lesquels l’emprise de drogue constitue un danger pour leur titulaire ou les tiers, que le secret professionnel est préservé concernant les résultats obtenus et que le salarié a le droit d’obtenir une contre-expertise à la charge de l’employeur ;
  • Prévoir la possibilité de fouilles des salariés, s’il précise :
    – Qu’il ne sera procédé à une telle vérification qu’en cas de nécessité, notamment à la suite de disparition de matériel ou s’il existe des risques particuliers de vol dans l’entreprise ;
    – Que le salarié sera averti de son droit de s’opposer à un tel contrôle et d’exiger la présence d’un témoin ;
    – Que ce contrôle sera effectué dans des conditions préservant la dignité et l’intimité de la personne ;
  • Préciser l’obligation pour les salariés de se présenter aux visites médicales et examens complémentaires prévus par la règlementation en vigueur.

Les clauses facultatives : discipline

Le règlement intérieur constitue, en matière de discipline, le document de référence posant les règles du jeu dans l’entreprise.

Il fixe les règles disciplinaires générales et permanentes et peut ainsi comporter, à titre d’exemple, des clauses relatives à l’obligation de respecter les horaires de travail, de prévenir en cas d’absence ou de retard, de demander des autorisations d’absence, à l’interdiction de se déplacer sans avertir ou sans être remplacé à son poste lorsqu’il s’agit notamment de personnes dont la présence permanente est nécessaire pour surveiller les enfants.

Le règlement intérieur détermine également la nature et l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur et qui comporte généralement dans un ordre croissant :

  • L’avertissement ou le blâme,
  • La mise à pied disciplinaire,
  • La mutation,
  • La rétrogradation,
  • Le licenciement.

Prévoir une échelle de sanctions ne signifie pas que l’employeur a l’obligation de les prononcer l’une après l’autre en respectant strictement l’ordre croissant. Au contraire, une faute ne peut pas être sanctionnée plus d’une fois, d’où l’importance de bien caractériser la faute afin de sanctionner de façon proportionnée.

Une fois fixée, l’échelle des sanctions délimitera le pouvoir disciplinaire de l’employeur, qui ne pourra prononcer que des sanctions qui y sont prévues.
Lorsqu’il est obligatoire (plus de 50 salariés), le défaut de règlement intérieur empêche l’employeur de faire usage de son pouvoir disciplinaire et de prononcer une sanction autre que le licenciement.

L’employeur doit également rappeler les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés. Il s’agira notamment de :

  • L’obligation d’information du salarié des griefs retenus contre lui en cas de sanction ;
  • Le respect de la procédure disciplinaire (entretien préalable avec possibilité de se faire assister, recueil des explications du salarié et motivation de la sanction, notification selon le délai légal) ;
  • Le respect de la procédure précitée pour prononcer une sanction faisant suite à une mise à pied à titre conservatoire.

Les clauses facultatives : principe de neutralité

Le règlement intérieur peut contenir des dispositions inscrivant le principe de neutralité et restreignant la manifestation des convictions des salariés si ces restrictions sont :

  • Justifiées par l’exercice d’autres libertés et droits fondamentaux ou par les nécessités du bon fonctionnement de l’entreprise ;
  • Proportionnées au but recherché.

Il est conseillé de ne pas trop s’étendre sur cette notion de neutralité afin de ne pas entrer en contradiction avec le caractère propre de l’établissement et de finalement desservir le propos.

La consultation du CSE

L’employeur doit consulter le CSE avant de procéder aux mesures de publicité et de dépôt du règlement intérieur. Le CSE rend un avis consultatif, auquel l’employeur n’est pas lié. Un OGEC doté d’un CSE de 11 à 49 salariés devra également consulter cette instance en cas d’élaboration d’un règlement intérieur à titre facultatif.

Les formalités de publicité

Une fois l’avis du CSE recueilli, l’employeur peut alors simultanément réaliser les 2 formalités de publicité.

1. La communication à l’inspection du travail

L’employeur communique son projet de règlement intérieur à l’inspecteur du travail en double exemplaire. Cette communication n’a pas de caractère suspensif, le règlement intérieur sera donc applicable à la date de son entrée en vigueur même si l’inspection du travail n’a pas fait connaître ses observations dans le délai d’un mois.

Le projet de règlement intérieur devra être accompagné de l’avis du CSE, qui en pratique correspondra à l’extrait du procès-verbal de réunion du CSE.

En cas de doute, l’employeur peut interroger l’inspecteur du travail sur la conformité de tout ou partie du règlement intérieur. Il pourra tout aussi bien l’adresser aux juristes des UDO/URO ou de la Fnogec pour relecture.

2. L’affichage

Le règlement intérieur est porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche (affichage dans les locaux, diffusion sur le site intranet de l’OGEC, envoi par mail, etc.).

Le dépôt au greffe du conseil de prud’hommes (CPH)

Concomitamment aux mesures de publicité, le règlement intérieur doit également faire l’objet d’un dépôt au greffe du conseil de prud’hommes dans le ressort duquel est situé l’OGEC ou l’établissement.

L’entrée en vigueur

Le règlement intérieur doit indiquer la date de son entrée en vigueur, qui ne devra pas intervenir avant l’expiration du délai d’un mois suivant l’accomplissement des formalités précitées. Ce délai commence à courir à compter de la date d’accomplissement de la dernière formalité de publicité et/ou de dépôt.

Récapitulatif des étapes de l’élaboration d’un RI

Ordre chronologique des différentes étapes Conditions Délai Effets
Élaboration par le chef d’établissement Employer au moins 50 salariés pendant 12 mois consécutifs A l’expiration du délai de 12 mois suivant la date de franchissement du seuil des 50 salariés / ou dans les 3 mois suivant l’ouverture de l’OGEC (à compter du 1er janv. 2020) Élaboration du RI obligatoire pour l’établissement en question
Consultation du CSE En présence d’un CSE. Si PV de carence ou – 11 salariés (application volontaire du RI), l’OGEC est dispensé de suivre cette étape. Absence de délai mais nécessairement avant les étapes suivantes Information et avis
Communication à l’inspecteur du travail Le règlement intérieur doit être communiqué en double exemplaire accompagné de l’avis des représentants du personnel consultés Absence de délai mais en parallèle du dépôt au greffe du CPH et de l’affichage Permet un contrôle de la légalité
Dépôt au greffe du Conseil de Prud’hommes (CPH) Dans le ressort où est situé l’OGEC ou l’établissement Absence de délai mais en parallèle de la communication à l’inspecteur du trav. et affichage.
Affichage / Publicité A une place convenable dans les lieux où le travail est effectué ainsi que dans les locaux et à la porte des locaux où se fait l’embauche Absence de délai mais en parallèle de la communication à l’inspecteur du travail et du dépôt au greffe du CPH Permet de porter à la connaissance des personnes concernées les règles qui leur sont applicables
Entrée en vigueur Respect des formalités d’élaboration Au moins 1 mois suivant l’accomplissement de toutes les formalités Opposabilité aux salariés
Tableau récapitulatif des différentes étapes d’élaboration du règlement intérieur

L’actualisation du règlement intérieur

Après son élaboration, il est tout aussi important de faire évoluer le règlement intérieur au gré de nouvelles situations auxquelles l’établissement peut être confronté.

Les modifications ultérieures du règlement intérieur sont soumises aux mêmes formalités que celles nécessaires à son élaboration. De même, les notes de service ou tout autre document comportant des obligations générales et permanentes dans les mêmes matières sont, lorsqu’il existe un règlement intérieur, considérées comme des adjonctions à celui-ci et soumises aux mêmes règles.

Par exception, lorsque l’employeur procède à la modification du règlement intérieur en application des préconisations de l’inspecteur du travail, la Cour de cassation considère qu’il n’y a là pas lieu à consultation préalable du CSE. Les mesures de dépôt et de publicité devront en revanche être effectuées.

   

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