Dernière modification : 21 avril 2021
Vous êtes ici :
Temps de lecture estimé : 6 min

Si l’employeur estime qu’il a un motif suffisant pour licencier un salarié, il doit le convoquer à un entretien préalable afin de lui exposer ce motif et d’écouter ses explications. Il prendra ensuite la décision de procéder ou non au licenciement.

1 – Convoquer le salarié à un entretien préalable

La convocation à un entretien préalable est obligatoire quelque soit le motif du licenciement.

Quelles mentions doit contenir le courrier de convocation ?

La convocation à l’entretien préalable comporte un certain nombre de mentions obligatoires :

  • Objet de l’entretien : le courrier doit indiquer de manière non-équivoque qu’un licenciement est envisagé (à ce stage, la décision n’est pas censée être prise). Si l’employeur hésite entre un licenciement ou une autre sanction, il peut retenir une formulation du type « projet de sanction pouvant aller jusqu’au licenciement ». Il n’est pas obligatoire, ni recommandé, d’indiquer ici le motif du licenciement.
  • Date et heure de l’entretien : un délai de 5 jours ouvrables doit être respecté entre la convocation et l’entretien, ce délai court à partir du lendemain de la présentation du courrier, il expire le dernier jour à minuit. L’entretien préalable se déroule en principe durant les heures normales de travail du salarié. A défaut, il est rémunéré comme temps de travail.
  • Lieu de l’entretien : l’entretien se déroule sur le lieu de travail du salarié ou au siège de l’entreprise.
  • Possibilité pour le salarié de se faire assister : La lettre doit indiquer au salarié qu’il peut, au cours de l’entretien, se faire assister par un salarié appartenant à l’entreprise. Si l’entreprise n’a pas de représentant du personnel (et uniquement dans ce cas), il convient de mentionner, en outre, la possibilité de se faire assister par un conseiller extérieur inscrit sur une liste dressée par le préfet. La lettre doit préciser l’adresse des services où cette liste peut être librement consultée, c’est-à-dire celle de l’inspection du travail dont relève l’établissement, mais également celle de la mairie du domicile du salarié s’il demeure dans le département où est implanté l’établissement ou, dans le cas contraire, celle de son lieu de travail.

Modèle de document : Convocation à un entretien préalable au licenciement pour motif personnel (travail.gouv.fr)

Comment doit être transmis le courrier de convocation au salarié ?

La convocation à l’entretien préalable doit nécessairement être écrite. Elle peut être envoyée par lettre recommandée avec avis de réception, ou être remise en main propre au salarié contre un récépissé mentionnant la date de réception.

Si le salarié est absent lors de la présentation de la lettre recommandée ou s’il refuse de la recevoir, la procédure est néanmoins considérée comme régulière et peut donc se poursuivre.

Peut-on convoquer un salarié à un entretien préalable pendant un arrêt de travail ?

Oui, l’employeur peut convoquer le salarié pendant ses congés ou pendant un arrêt maladie. Il doit alors respecter les heures de sorties autorisées par le praticien.

Il existe néanmoins certaines restrictions :

  • en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle : l’employeur peut convoquer le salarié à un entretien préalable mais il ne peut procéder à son licenciement pendant cet arrêt que pour faute grave ou impossibilité de maintenir le contrat de travail pour un motif non lié à la maladie professionnelle ou à l’accident du travail ;
  • en cas de congé maternité : une salariée peut être valablement convoquée à un entretien préalable pendant un congé de maternité, mais son licenciement, quel qu’en soit le motif, ne peut lui être notifié pendant son congé de maternité et ses prolongations, ainsi que pendant la période de dix semaines qui suit ce congé.

Il est conseillé de ne convoquer un salarié pendant un arrêt de travail que lorsqu’il est impossible d’attendre son retour sans que les faits fautifs qui motivent le licenciement ne soient prescrits. En effet, lorsqu’il s’agit d’un licenciement disciplinaire (pour faute), l’employeur doit adresser la convocation à l’entretien préalable dans les deux mois suivant le jour où il a eu connaissance des faits.
S’il s’agit d’un licenciement pour faute grave, l’entretien préalable doit même avoir lieu dans le délai le plus restreint possible, sous peine de disqualifier ultérieurement la faute grave.

Que faire si le salarié demande le report de l’entretien ?

Si le salarié affirme ne pas pouvoir se rendre à l’entretien, l’employeur n’a pas l’obligation de reporter la date de l’entretien. Plusieurs options s’offrent à lui :

  • poursuivre la procédure : même si le salarié ne vient pas à l’entretien, la procédure est régulière ;
  • accéder à la demande du salarié : il l’avise alors par tous moyens des nouvelles date et heure ;
  • proposer au salarié de se faire représenter ;
  • proposer au salarié de présenter ses observations par écrit dans un délai déterminé.

2 – Procéder à l’entretien préalable

Comment se déroule l’entretien préalable ?

L’entretien préalable permet de mener un débat contradictoire entre l’employeur et le salarié. Ainsi, l’employeur doit :

  • expliciter les motifs précis du licenciement envisagé (en revanche il n’est pas tenu de présenter des éléments de preuve),
  • écouter les explications fournies par le salarié.

Le salarié bénéficie à cette occasion d’une garantie de liberté d’expression. Il ne pourra, sauf abus, être licencié pour les propos tenus lors de cet entretien.

Si le salarié ne se rend pas à l’entretien ?

Cela n’a aucune incidence sur le déroulement de la procédure. Cela ne constitue pas non plus une faute, et l’employeur ne peut pas utiliser l’absence du salarié à l’entretien pour justifier le licenciement.

Quel est le rôle de l’assistant du salarié ?

L’assistant du salarié peut, lors de l’entretien, donner son avis sur des faits objectifs, compléter les éléments apportés par le salarié, solliciter des explications complémentaires de l’employeur, présenter la défense du salarié. Il peut, en cas de litige devant les prud’hommes, fournir au salarié une attestation sur le contenu de l’entretien, dont la valeur et la portée seront appréciées par les juges.

S’il est salarié de l’entreprise, le conseiller du salarié est rémunéré pour la durée de l’entretien comme du temps de travail effectif.

L’employeur peut-il se faire représenter ?

Oui, l’employeur peut se faire remplacer par un salarié de l’entreprise à qui il a donné une délégation permanente pour embaucher et licencier le personnel (c’est le cas du chef d’établissement), mais également par tout autre salarié (chef de service, supérieur hiérarchique, etc.) à qui il souhaite confier la mission de mener l’entretien à sa place.

L’employeur peut-il se faire assister ?

Oui, dès lors que l’assistant est une personne appartenant à l’entreprise (un cadre, le supérieur hiérarchique de l’intéressé, la personne qui a constaté la faute, ou encore le DRH ou le juriste salarié de l’entreprise). 

3 – Notifier le licenciement

Quel est le contenu de la lettre de licenciement ?

La lettre comporte obligatoirement :

  • la mention explicite qu’il s’agit d’un licenciement ;
  • le ou les motifs de ce licenciement exposés de manière objective et précise ;
  • la qualification exacte de la faute (ou des fautes) s’il s’agit d’un licenciement disciplinaire : faute simple, faute grave, faute lourde (cf fiche à venir) ;
  • les indications relatives au préavis : exécution, dispense ou absence de préavis ;
  • la signature manuscrite de l’employeur ou de la personne qui le représente, dûment mandatée pour procéder au licenciement.

En cas de licenciement pour inaptitude, la lettre doit faire mention de l’inaptitude du salarié et de l’impossibilité pour l’entreprise de le reclasser.

La rédaction de la lettre de licenciement est importante car ce courrier fixe les limites du litige : ainsi, en cas de contentieux, l’employeur ne pourra pas invoquer devant le Conseil des Prud’hommes d’autres motifs que ceux mentionnés dans la lettre pour justifier le licenciement.

La lettre de licenciement peut invoquer plusieurs motifs (par exemple plusieurs fautes, ou une faute et une insuffisance professionnelle). En revanche, elle ne peut pas invoquer à la fois une cause économique et une cause personnelle.

Modèle de document : Lettre de licenciement pour motif disciplinaire (travail.gouv.fr)

Modèle de document : Lettre de licenciement pour motif personnel non disciplinaire (travail.gouv.fr)

Quand et comment envoyer la lettre de licenciement ?

Le licenciement est nécessairement notifié par lettre recommandée avec avis de réception.

La lettre de licenciement est envoyée au minimum deux jours ouvrables après l’entretien préalable (le délai court à partir du lendemain de l’entretien et expire le dernier jour à minuit).

S’il s’agit d’un licenciement non-disciplinaire (manque de compétences, absence prolongée, …), aucun délai maximum n’est prévu pour notifier le licenciement. Cependant, il paraît raisonnable de ne pas trop tarder, un délai excessif pouvant remettre en cause le caractère réel et sérieux de la rupture.

En cas de licenciement disciplinaire (pour faute), la lettre de licenciement doit impérativement être envoyée dans le mois suivant la date de l’entretien préalable.

La date de présentation de la lettre de licenciement constitue le point de départ du préavis.

Le salarié peut-il demander des précisions ultérieurement ?

Oui, le salarié a 15 jours pour demander à l’employeur de préciser les motifs de licenciement (circonstances, dates, lieux des faits reprochés, …).

L’employeur a 15 jours pour répondre à cette demande s’il le souhaite, par courrier recommandé avec avis de réception ou par courrier remis contre récépissé. Il ne peut pas faire état de motifs supplémentaires à ceux mentionnés dans la lettre.

Si l’employeur ne répond pas ou de manière insuffisamment précise, le juge pourra priver le licenciement de cause réelle et sérieuse.

4 – Remettre les documents obligatoires

Voir la fiche : Quels documents remettre après la rupture de contrat ?

Schéma récapitulatif

   

Mots-clés :
Cet article vous a t-il aidé ?
Non 0
Vues : 113