Télétravail et Covid 19

Dernière modification : 20 mars 2021
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Le télétravail n’est pas une « option », a indiqué à plusieurs reprises la Ministre du travail. La mise en œuvre et les règles attachées au télétravail pendant cette période sont particulières par rapport aux règles générales.

Vous trouverez tous les éléments pour mettre en œuvre le télétravail en dehors de cette période exceptionnelle dans la fiche Mettre en œuvre le télétravail : pourquoi, comment ?

Obligation du télétravail

Le gouvernement rend obligatoire le télétravail dans les entreprises au nom de la protection de la santé des salariés.
Contrairement aux situations générales, la mise en œuvre du télétravail dans le cadre d’une pandémie ne nécessite aucun formalisme particulier (ni accord, ni charte, ni avenant au contrat de travail).

Notre analyse
En attente de nouvelles consignes gouvernementales  :
– le télétravail « à 100% » est la règle pour l’ensemble des activités et tâches qui peuvent être réalisées à distance ;
– seules les activités et tâches ne pouvant être réalisées par ce mode d’organisation doivent être réalisées sur le lieu de travail.
Le code du travail dispose que dans des circonstances exceptionnelles notamment une pandémie, l’employeur peut imposer le télétravail aux salariés pour des raisons de sécurité ; c’est donc l’employeur qui fixe les règles applicables en exécution de son obligation de sécurité, et en informe les salariés et leurs représentants.
Autrement dit, c’est l’employeur (le chef d’établissement en accord avec le CA et son représentant le président d’OGEC, en lien avec le CSE) qui détermine quelles sont les activités et tâches réalisables en télétravail, et non le salarié.
Ce n’est pas le salarié qui prend la responsabilité en matière de sécurité.
S’agissant des dispositions visant à assurer la sécurité des salariés, il faudra donc :
– que l’analyse des tâches soit précise et assez binaire (tâches en télétravail, d’autres non) ;
– qu’il y ait une cohérence dans les situations afin de permettre une compréhension des situations par les salariés ;
– informer clairement les salariés de cette analyse et leur rappeler qu’il n’y a pas de décision prise sur l’équité ou sur tout autre fondement. Il s’agit d’une analyse objective : la présence est-elle nécessaire pour exécuter sa mission.

Le QR télétravail Covid du Ministre du travail indique que l’obligation de télétravailler peut être assouplie pour rompre l’isolement du salarié. Se reporter à la fiche risques professionnels liés au télétravail. Parallèlement à cela le Ministère a ouvert une ligne téléphonique afin d’accompagner les salariés des TPE et PME, qui vivent difficilement l’exercice de leur activité en télétravail. Ce numéro vert, le 0800 13 00 00, est gratuit et fonctionne 24h/24 et 7j/7.

Les ressources du gouvernement

Le document questions-réponses du gouvernement est assez clair.
Il répond à des besoins spécifiques de lutte contre la pandémie. Il s’agit là d’un texte à la fois juridique et politique. En tout état de cause, il convient d’en appliquer les recommandations surtout que l’Instruction adressée le 3 novembre aux « inspections du travail » en fait un texte de référence.
Les analyses étant évolutives, nous vous proposons de conserver les écrits sous forme de PDF.

Le Ministère du travail a publié des ressources complémentaires à destination des employeurs mais aussi des managers et des salariés :

Mettre en œuvre le télétravail

Identifier les activités télétravaillables

Il est inopérant de penser en termes de « métier » pour identifier les salariés qui peuvent télétravailler. De nombreux postes peuvent être partiellement télétravaillés, ce qui impose de raisonner en termes d' »activité ». L’Anact nous fournit une méthode simple en trois étapes pour identifier les activités télétravaillables :

1. Lister les principales activités pour chaque poste. Ne pas hésiter à identifier des activités qui ne sont pas jugées prioritaires habituellement mais qui pourraient avoir une valeur ajoutée pour préparer la sortie de crise : mise à jour de procédures et de supports de travail, veille, etc.

2. Evaluer les freins ou difficultés éventuelles au télétravail pour chacune de ces activités (exemples : accès au serveur à distance, qualité du réseau internet, confidentialité des données, relations à préserver avec les usagers, maîtrise des outils numériques par le salarié concerné, etc.)

3. Identifier si des moyens et conditions peuvent être réunis pour lever ces difficultés (matériel de travail, installation de connexion sécurisée, ouverture de salles de visioconférence, définition de modalités et de plages de disponibilité, formation à distance à l’usage de nouveaux outils numériques, etc.)

Afin d’identifier au mieux ce qu’il est utile et réaliste de faire en télétravail de manière pertinente, ce travail doit être réalisé avec les salariés concernés afin d’identifier ce qui rend possible le télétravail et ce qui l’empêche, ce qui le facilite et ce qui le contraint.

Un tableau de ce type peut être utilisé pour effectuer ce travail d’analyse des tâches :

A partir de ce travail, un planning pourra être transmis à chaque salarié indiquant ses jours de télétravail et ses jours en présentiel (lorsque l’ensemble des tâches ne peut pas être télétravaillée). On veillera à limiter le nombre de personnes présentes simultanément dans les bureaux pour respecter les protocoles sanitaires.

Définir les modalités de mise en œuvre du télétravail

Employeur, manager et salarié doivent définir ensemble des modalités de mise en œuvre du télétravail :

  • Quelles tâches doit effectuer le salarié ? Ce ne sont pas forcément exactement les mêmes qu’en temps normal.
  • Quand le salarié peut-il être joint ? Il doit être établi clairement qu’il n’a pas à répondre au téléphone ou à un mail en dehors de ces horaires, que ce soit aux parents ou aux collègues.
  • Quels outils numériques le salarié doit-il utiliser ? Des formations ou du binômage doivent être organisés si le salarié n’a pas la maitrise suffisante de ces outils. Un référent informatique peut être désigné pour accompagner les salariés.
  • A quelle fréquence des points seront-ils faits avec le manager ? Pour des salariés peu autonomes ou qui font des tâches inhabituelles, un point quotidien d’un quart d’heure peut être utile, tandis que pour d’autres un point hebdomadaire sera suffisant.
  • Comment s’organise le travail en équipe ? Le manager organise le travail en équipe, notamment en identifiant clairement le rôle de chacun, et prévoit des moments de travail collectifs.

Là encore, l’utilisation d’un tableau peut aider à effectuer ce travail et à en garder trace.

Prévenir les risques professionnels

Consultez la fiche dédiée aux risques professionnels auxquels sont plus particulièrement confrontés les salariés en télétravail.

N’oubliez pas d’actualiser votre DUER pour mettre en place les mesures de prévention contre les risques propres au télétravail.

Une journée en présentiel par semaine peut être organisée pour les salariés qui en expriment le besoin :

Les employeurs fixent les règles applicables dans le cadre du dialogue social de proximité, en veillant au maintien des liens au sein du collectif de travail et à la prévention des risques liés à l’isolement des salariés en télétravail. Pour les salariés en télétravail à 100 %, un retour en présentiel est possible un jour par semaine au maximum lorsqu’ils en expriment le besoin, avec l’accord de leur employeur. Cet aménagement prend en compte les spécificités liées aux organisations de travail, notamment pour le travail en équipe et s’attache à limiter au maximum les interactions sociales sur le lieu de travail

PROTOCOLE NATIONAL POUR ASSURER LA SANTÉ ET LA SÉCURITÉ DES SALARIÉS EN ENTREPRISE FACE À L’ÉPIDÉMIE DE COVID-19, actualisé au 6 janvier 2021, page 5

La fiche de synthèse établie par le Ministère du travail et l’Anact et dédiée aux salariés peut leur être transmise pour les accompagner dans la mise en œuvre du télétravail :

Focus sur la prévention des RPS

Le droit à la déconnexion : une obligation de sécurité pour les employeurs

Le terme « droit à la déconnexion » est trompeur, car il pourrait laisser penser que le salarié est libre d’exercer ou non ce droit, c’est-à-dire concrètement libre de travailler le weekend ou en soirée, de répondre à des mails à n’importe quelle heure du jour et de la nuit, …

En réalité, l’employeur a l’obligation de préserver l’équilibre vie privée – vie professionnelle dans le cadre de son obligation de prévention. En effet, il « doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ». Ainsi, il doit garantir ce droit à la déconnexion, tout comme il est garant du respect des temps de repos et de congé du salarié.

On pourrait faire l’analogie suivante : sur un chantier, l’employeur a non seulement l’obligation de fournir les casques, mais aussi de s’assurer que les salariés les portent, même si ces salariés préfèrent ne pas les porter.

Le Code du travail ne définit pas le droit à la déconnexion mais impose, depuis 2016, que ses modalités soient définies au sein de l’entreprise dans le cadre de la négociation annuelle sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail (négociation obligatoire lorsqu’une section syndicale représentative est constituée dans l’établissement et qu’elle désigne un délégué syndical).
Le droit à la déconnexion est également reconnu par la jurisprudence.

Mettre en œuvre le droit à la déconnexion

Pour que ce droit à la déconnexion soit opérant, employeur et managers doivent veiller à :

  • Contrôler et adapter la charge de travail : on ne peut pas demander à un salarié de ne travailler qu’entre 9h et 18h tout en lui demandant d’accomplir plus de tâches qu’il ne peut le faire dans ce laps de temps, ou en lui demandant à 17h de traiter plusieurs dossiers pour le lendemain 9h. Il est donc particulièrement important que le manager fasse des points réguliers avec ses collaborateurs, car il est plus difficile d’évaluer la charge de travail à distance, et qu’il veille à fixer des objectifs et à organiser le travail de manière à ce que le salarié puisse respecter ses horaires de travail. Il faut également prendre en compte que le salarié peut mettre plus de temps que d’habitude à accomplir certaines choses à cause d’outils informatiques moins performants par exemple.
  • Expliciter clairement aux équipes qu’ils ne doivent pas travailler en dehors de leurs horaires (ces horaires doivent être clairement établis pour chacun).
  • Rappeler à l’ordre les salariés qui travailleraient en dehors de ces horaires en faisant de la pédagogie.

Maintenir le lien avec l’équipe

Le sentiment d’isolement, facteur majeur de RPS, est particulièrement accru en période de confinement. Il ne faut pas oublier également que pour certains salariés, les relations avec les collègues constituent l’essentiel de leurs relations sociales.

De plus, le travail d’équipe est indispensable au quotidien, d’autant plus dans les établissements scolaires où les salariés ne peuvent pas travailler chacun de leur côté.

L’employeur et les managers doivent donc aménager :

  • des temps de travail collectif : réunions de service, points d’avancée de projet, binômage, partages d’expérience, formations, …
  • des moments conviviaux : café ou goûter virtuel, apéro virtuel pour fêter un anniversaire, l’achèvement d’un projet ou la fin de la période scolaire, …

Pour maintenir la cohésion d’équipe, il est également indispensable d’éviter la naissance d’un sentiment d’inéquité chez certains salariés. Ainsi, l’identification des activités télétravaillables doit être une procédure transparente et compréhensible pour les salariés, d’où l’intérêt également de les associer à cette démarche.

Pour aller plus loin, visualiser le webinar

Le cadre de la pandémie, et particulièrement la phase de confinement où le télétravail est devenue la règle, impliquait de questionner les usages liés au télétravail en termes de prévention, de santé et de sécurité des salariés. Le webinar du 15 décembre 2020, organisé dans le cadre du partenariat entre la Fédération des Ogec et le groupe de protection sociale VYV, aborde les bonnes pratiques RH à respecter et les écueils à éviter pour réussir son télétravail.

Regardez le replay !

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