1/ Suivi de la collecte
Le suivi de la collecte se réalise en lançant le menu Suivi individuel / Etat de la collecte.
On obtient alors ce tableau de bord :
La liste des Ogec apparaît avec une colonne par Type d’information à contrôler / valider.
- Données comptables
- Financement
- Ressources humaines
- Immobilier
- Données générales
Le menu Gestion de l’observatoire / Validation de la collecte permet visualiser dans le détail l’avancement de la collecte :
2/ Validation des données extra-comptables
Après avoir choisi le dossier à contrôler, choisissez le type d’information dans le menu Observatoire.
Vérifiez les données renseignées dans le formulaire extra-comptable. Si ces données vous paraissent correctes, dans l’onglet Validation, indiquez Validé OE dans la liste déroulante. Dans le cas contraire, choisissez Non validé OE ou demandez à l’OGEC de modifier ses informations en choisissant Saisie en cours. N’oubliez pas de valider après avoir choisi l’étape.
3/ Validation des données comptables
Au niveau du menu Observatoire OGEC
- Sélection de l’Ogec à vérifier
Dans le menu Observatoire, sélectionnez un Ogec qui a clôturé ses données comptables
- Harmonisation de la balance
Dans le menu Données comptables, choisissez Harmoniser pour mettre en correspondance les comptes de la balance source de l’Ogec (4 colonnes de gauche) avec ceux du plan comptable en vigueur (colonnes de droite) :
– choisissez des comptes en cliquant sur la petite flèche
– pour accepter les correspondances effectuées, cochez au fur et à mesure la colonne Vu pour chaque ligne qui a été harmonisée ou cliquez sur l’onglet J’ai tout vu en haut ou en bas de la page, après avoir vérifié toute une classe de comptes
– Pour Valider, cliquez sur l’onglet Valider en haut ou en bas de la page ou changer de classe de compte
– Répétez ces étapes pour chaque classe de comptes séparément.
- Modification éventuelle des comptes collectifs
Cette opération est nécessaire pour le calcul de certains ratios et pour obtenir un bilan semblable à celui de l’établissement.
Cliquez sur Comptes collectifs à partir de l’écran Données comptables . Vous accédez alors à la page de saisie des soldes débiteurs et des soldes créditeurs des comptes auxiliaires
– indiquez dans les colonnes débit et crédit, la somme des soldes débiteurs et créditeurs pour chaque compte collectif ; la différence entre ces deux colonnes devra correspondre au solde d’origine
– cliquez sur Enregistrer en haut de la page
- Clôture de la saisie comptable
Avant de clôturer le dossier, un contrôle de cohérence est réalisé. Il vérifie d’abord l’équilibre de la balance, du bilan et la bonne comptabilisation de l’équivalent loyer.
Attention, lorsque les anomalies apparaissent sur fond rouge il est clairement déconseillé de ne pas prendre en compte l’Ogec.
Si ces données vous paraissent correctes, indiquez Validé OE dans la liste déroulante. Dans le cas contraire, choisissez Non validé OE ou demandez à l’OGEC de modifier ses informations en choisissant Saisie en cours