Dernière modification : 23 avril 2020
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LES CONTRIBUTIONS DES FAMILLES

Ce que l’on appelait les scolarités, aujourd’hui les contributions des familles, constituent une ressource essentielle pour assurer la pérennité de l’établissements catholique d’enseignement.

Comment ne pas se pencher, sérieusement, sur une ressource qui se situe selon les cas entre 20 et 30 % du total des ressources annuelles d’un établissement scolaire (ordre de grandeur moyen : 1/4).

L’importance de cette ressource mérite une gestion plus attentive, plus rigoureuse, plus audacieuse …

Il revient au conseil d’administration de l’Ogec, lors de son conseil de début d’année civile, de fixer le montant de ces contributions. Dans la bibliothèque d’Isi Gestion, vous trouverez des explications précises qui vous permettront de comprendre, quelle est la liberté de gestion dont vous disposez.

Six notes vous permettent de connaitre :

  • Le cadre juridique de ces contributions des familles
  • Le montant et le contenu des factures adressées aux parents d’élèves
  • Les modalités de paiement
  • La mise en place de quotient familial
  • Les exonérations et réductions en faveur des personnes qui travaillent dans l’établissement scolaire
  • Le recouvrement des impayés

Vous disposerez aussi de modèles utiles à la gestion de cette ressource :

  • Une annexe 1 – Modèle de contrat de scolarisation,
  • Une annexe 2 – Modèle d’avenant financier à adresser à la préfecture
  • Une annexe 3 – Convention de mise en commun de moyens APEL/OGEC

Le conseil d’administration est l’instance délibérative la plus importante au sein de l’Ogec.

Toutes les décisions importantes pour la vie de l’établissement scolaire sont prises en son sein. Il s’agit d’une instance de réflexion, de proposition et de décision. Seuls les actes expressément réservés à l’assemblée générale échappent à ses pouvoirs.

Quelles sont les compétences d’un CA d’Ogec ?

➢Le conseil élit le bureau (président, trésorier, secrétaire de l’Ogec)

➢Le conseil admet les nouveaux membres de l’Ogec

➢Le conseil coopte les nouveaux administrateurs

➢Le conseil d’administration donne les délégations au chef d’établissement et aux administrateurs qui suivent certains dossiers(finances, immobilier).

➢Le conseil suit les affaires sociales de l’établissement scolaire, il autorise le président à signer le contrat de travail du chef d’établissement,

➢Le conseil recrute et licencie les personnels non enseignants en accord avec le chef d’établissement. Le conseil est soucieux de la bonne application des conventions collectives et de la législation sociale.

➢Le conseil d’administration décide d’engager un procès en attaque ou en défense (il este en justice).

➢Le conseil procède à l’acquisition, la transformation ou l’aliénation de tous biens meubles et immeubles.

➢Le conseil prend à bail les immeubles utiles à l’établissement scolaire

➢Le conseil contracte les emprunts.

➢Le conseil arrête le plan pluriannuel d’investissement

➢Le conseil arrête les budgets annuels de fonctionnement et d’investissement

➢Le conseil fixe les délégations de paiement, qui assurent le contrôle interne et la transparence financière.

➢Le conseil fixe le montant des contributions des familles, les tarifs de la cantine, de la garderie, de l’étude, de l’internat.

Comment tenir un conseil d’administration ?

  • Le conseil d’administration ne peut délibérer que si 50 % des administrateurs sont présents ou représentés (le vote par correspondance n’est pas admis). Pour mémoire, un administrateur ne peut porter qu’un mandat en plus de sa voix.
  • Les décisions sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés, c’est-à-dire 50% des voix plus une. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.
  • Il est essentiel que les administrateurs puissent s’exprimer sur un sujet, que chaque administrateur soit écouté. Il n’y a aucune question bête à priori, souvent les questions décalées permettent de mieux discerner sur une question. Pour autant, il est recommandé de tenir des CA qui ne soient pas trop longs, moins de trois heures en tout hypothèse ; n’hésitez pas à donner à un administrateur le rôle de gardien du temps.
  • Les délibérations sont prises à main levée ou à bulletin secret, à la demande d’un administrateur.
  • Si un point de l’ordre du jour porte sur la situation du chef d’établissement (révision triennale de son salaire…), celui-ci doit se retirer, il n’assiste pas aux débats.
  • Si une décision porte atteinte aux orientations de la politique de l’Enseignement catholique, la voix de la tutelle doit obligatoirement figurer dans la majorité ; cela veut dire qu’il dispose d’un droit de veto.
  • Un compte-rendu des décisions prises lors du conseil doit être rédigé par le secrétaire, procès-verbal qui sera validé lors du prochain conseil. Cela veut dire qu’il n’est pas de retranscrire l’ensemble des débats sur le sujet. Il suffit de préciser les enjeux et surtout de retranscrire le texte de la décision prise par le CA.
  • Enfin la convivialité doit présider aux réunions de CA. N’hésitez pas à dîner ensemble pendant ou après la réunion, avec un plateau repas préparé par la cantine, un apéritif dînatoire…

Comment convoquer un conseil d’administration ?

  • Les convocations doivent être envoyées au moins 15 jours avant la réunion, par lettre individuelle ou par courriel. Si des contraintes justifiées par l’ordre du jour, ne permettent pas de respecter ce délai de convocation de 15 jours, le conseil d’administration peut se tenir à la condition que ce non-respect de délai de convocation soit validé par la majorité des membres présents à ce conseil. Cette validation doit être, obligatoirement, inscrite en début de procès-verbal de
  • La convocation doit contenir un ordre du jour précis.
  • En question diverse, il ne peut être traité que de sujets mineurs et accessoires, il peut être donné des informations sur un sujet qui fera l’objet d’une délibération lors d’un prochain CA. Il ne peut pas être pris de décision de gestion en question
  • La convocation doit contenir un modèle de pouvoir. Un administrateur peut être porteur d’un seul pouvoir (cf le modèle de convocation d’un CA avec pouvoir).

Qui convoque et participe au conseil d’administration ?

  • Le président convoque le conseil d’administration. Il rédige son ordre du jour avec le chef d’établissement.
  • Tous les administrateurs élus ou cooptés sont invités à participer au conseil d’administration de l’Ogec
  • Les 3 membres de droit, représentant de la tutelle, président de l’Udogec, président de l’Apel, sont automatiquement administrateurs de droit, ils sont invités à chaque conseil d’administration (cf fiche sur les membres de droit de l’Ogec).
  • Le chef d’établissement est obligatoirement invité au conseil, peuvent aussi être invités à y participer d’autres personnels, chef d’établissement adjoint, attaché de gestion, responsable des moyens généraux, si leur compétence est requise. Ils ne disposent pas de droit de vote
  • Lorsque le sujet porte sur le chef d’établissement ou un salarié invité, celui-ci ne doit pas assister aux débats.
  • Dans le cadre du contrat d’association de l’établissement scolaire, le ou les représentants de la ou les collectivités territoriales (commune ou E.P.C.I compétent, Conseil Départemental, Conseil Régional) qui versent le forfait d’externat doivent être invités à la réunion du conseil d’administration, qui a pour ordre du jour l’arrêt des comptes, c’est-à- dire celui de novembre.
  • Les représentants syndicaux et représentatifs du personnel n’ont pas à être invités au conseil (cf note sur les représentants du personnel au CA et à l’AG ?)

Est-il obligatoire dans un conseil d’administration d’Ogec d’inviter les représentants du personnel ?

Dans les sociétés commerciales, des représentants du personnel sont obligatoirement invités au conseil d’administration de la société, conformément à l’article L2312-72 du Code du travail.

Les Ogec sont-ils tenus à la même obligation?

Non les Ogec ne sont pas tenus à cette obligation, car Selon l’administration (circulaire DRT no 12, du 30 novembre 1984, 1.7), «la représentation du comité d’entreprise n’est possible que s’il y a un conseil d’administration ou de surveillance, c’est-à-dire dans les sociétés anonymes, les sociétés en commandite par actions, les sociétés civiles faisant publiquement appel à l’épargne ainsi que dans les SARL dotées d’un conseil de surveillance en application de leur statut»(Rép. min. à QE no 26.269, JO Sénat Q, 16 juin 1978, p. 1464).« À l’inverse, d’autres types d’entreprises assujetties à l’obligation d’avoir un comité d’entreprise ne sont pas visés par l’article L. 432-6 du Code du travail (C. trav. L. 2323-62) sauf accord entre les parties sur une telle représentation. Tel est le cas notamment des associations.»Cette circulaire n’a jamais été remise en cause.Par ailleurs, rappelons que cette disposition résulte de lois successives concernant le développement de l’actionnariat salarié qui ne sont pas transposables dans le secteur associatif.

En conséquence, les membres du comité social et économique (CSE) n’assistent pas aux conseils d’administration ni aux assemblées générales de l’Ogec.

Combien de réunion de conseil d’administration doit-on tenir sur une année scolaire ?

  • Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que l’exige l’intérêt de l’Ogec, les statuts type Ogec préconisent de tenir au moins trois réunions par année scolaire.
  • Un rythme de 5 réunions annuelles est recommandé, pour traiter entre autres des sujets suivants :
    • Fin septembre/début octobre : le CA de la rentrée scolaire au cours duquel le chef d’établissement fait un point sur la rentrée, et le CA arrête le budget d’exécution de l’année scolaire qui débute et signe les délégations au chef d’établissement s’il vient d’être nommé à la rentrée scolaire. Le conseil s’assure que des procédures de contrôle interne sont en
    • En novembre, avant l’AGO : le CA d’arrêté des comptes de l’exercice clos
    • (année scolaire n-1/n)
    • En novembre / décembre : un CA de renouvellement du bureau, qui se tient à la suite de l’AGO qui valide les comptes de l’Ogec, et élit ou réélit les administrateurs. Ce CA est tenu pour élire les membres du
    • Président, vice-président, trésorier, secrétaire. Les membres de bureau de l’Ogec sont renouvelés chaque année, le président peut être élu pour une durée plus longue, jusqu’à trois ans.
    • Courant mars : le CA de mi-année scolaire, qui fait le point à la mi-année de
    • l’exécution des budgets, et met à jour le plan pluriannuel d’investissement, il vote les tarifs des contributions des familles, de la cantine, de la garderie, de l’étude surveillée, de l’internat pour la prochaine année scolaire.
    • Fin juin/début juillet : le CA préparation du budget d’orientation pour l’exercice de la prochaine année scolaire

Si un sujet urgent est à traiter en conseil d’administration, il ne faut pas hésiter à réunir un conseil d’administration avec un seul sujet à l’ordre du jour. Il vaut mieux multiplier les réunions de CA que de laisser le président et le chef d’établissement prendre des décisions tout seul, sans en avoir partagé les enjeux avec l’ensemble des administrateurs.

Le CA de l’Ogec est l’instance de concertation indispensable à la prise de bonne décision. On est toujours meilleur à plusieurs que seul.

   

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