Les administrateurs Ogec

Dernière modification : 23 avril 2020
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Comment devient-on administrateur d’Ogec ?

La personne qui veut devenir administrateur d’Ogec a été agréée, comme membre, préalablement par le conseil d’administration (cf articles 6 et 7 des statuts type Ogec). La proposition de devenir administrateur peut avoir été faite concomitamment à celle de membre. Dans cette hypothèse, la lettre de motivation comporte la demande pour adhérer et pour être coopté administrateur.

L’admission en qualité de membre et la cooptation en qualité d’administrateur devront être deux points distincts de l’ordre du jour du conseil d’administration, étudiés puis votés comme tels successivement.

La seconde voie pour devenir administrateur est l’élection par l’assemblée générale.

La cooptation par le conseil d’administration est privilégiée lorsque celui-ci a très peu de membres ou que plusieurs sièges sont vacants, à la suite de la démission ou du décès d’administrateur (article 11 statuts type Ogec).

    • A l’ordre du jour du CA est inscrite, la cooptation comme administrateur, d’un membrequi a été préalablement agréé.
    • Pour que le CA délibère valablement sur cette cooptation, il faut que 50% des administrateurs soient présents ou représentés.
    • La délibération peut être prise à main levée ou à bulletin secret pour protéger la liberté de vote des
    • La décision est prise à la majorité absolue des suffrages exprimées (5ème alinéa de l’article 13 des statuts type Ogec), ce qui signifie qu’elle doit obtenir au moins 50% plus une voix des suffrages exprimés (hors vote nul).
    • Si l’administrateur coopté remplace un administrateur démissionnaire ou décédé, il l’est pour la durée du mandat, restant à courir, de son prédécesseur.
    • En toute hypothèse, la prochaine assemblée générale devra ratifier cette cooptation (articles 11 et 19 des statuts type Ogec)

L’élection par l’assemblée générale ordinaire d’un nouvel administrateur.

    • L’article 19 des statuts type prévoit que la candidature au poste d’administrateur doit être adressée au président de l’Ogec huit jours avant l’AGO. Il est vrai que cette procédure n’est pas toujours respectée dans nos Ogec. L’appel à candidature se fait souvent le jour même de l’AG. Si personne ne le conteste, il n’y a pas de problème, mais si un membre le conteste la personne ne peut pas se présenter. En effet sa candidature pourrait être invalidée, celle-ci n’ayant pas été adressée 8 jours avant l’AGO, il convient donc d’être vigilant sur le respect de ce
    • A l’ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire, il est toujours prévu l’élection ou la réélection des administrateurs par tiers. A noter qu’à compter de 75 ans, il n’est plus possible de se présenter à l’élection d’administrateur.
    • L’AGO ne pourra délibérer valablement que si ¼ des membres est présent.
    • L’élection peut se faire à main levée ou à bulletin secret à la demande d’un
    • Les administrateurs sont élus à la majorité simple des membres présents ou représentés pour un mandat de 3 ans.
  • A la suite de l’ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire, il peut être précisé qu’un conseil d’administration se réunira, à l’issue de l’AGO, avec les administrateurs élus et de droit. Conseil d’administration dont l’ordre du jour est l’élection du nouveau bureau et l’approbation des délégations de pouvoir adéquates.
  • La liste de l’ensemble des administrateurs et de leur fonction pour certains (président, trésorier, secrétaire), doit impérativement être régulièrement mise à jour (à l’aide du cerfa13971*03) auprès du greffe des associations qui se trouve habituellement en préfecture. Il convient aussi d’adresser cette liste à l’Udogec.
  • Lorsqu’il n’y a pas plus de personnes à l’AG qu’au conseil d’administration, et c’est une situation fréquente dans les Ogec ; il est essentiel de renouveler les mandats tous les 3 ans du tiers des administrateurs du

Pourquoi s’attacher à un tel formalisme ?

Le formalisme est protecteur du bon fonctionnement de l’association, il sécurise les décisions prises. En cas de problème grave, voire de dérapage au sein d’un établissement scolaire, la première chose qui sera vérifiée est la bonne tenue des organes de l’Ogec, la consignation des délibérations, la légitimité des administrateurs à savoir leur mandat a-t-il été renouvelé tous les 3 ans ? etc.

Quels sont les administrateurs qui doivent être déclarés en préfecture ?

Une association, loi 1901, est tenue de déclarer en préfecture la liste de ses dirigeants

 

QUI EST DIRIGEANT DANS UN OGEC ?

Toutes les personnes qui composent le conseil d’administration sont dirigeantes, il convient de toutes les

déclarer et pas seulement les administrateurs qui composent le bureau de l’Ogec.

Cette déclaration doit indiquer le nom, prénom, la nationalité, le domicile, la profession et la fonction de chaque administrateur.

Les administrateurs de droit doivent aussi être déclarés :

  • Pour le représentant de la tutelle diocésaine, il convient d’indiquer comme domicile la direction diocésaine.
  • Pour le représentant de la tutelle congréganiste, indiquez comme domicile le siège social de la congrégation.
  • Pour le président de l’Udogec ou son représentant, il convient d’indiquer l’adresse de l’Udogec comme domicile.
  • Pour le président d’Apel, c’est l’adresse de l’école qu’il convient d’indiquer comme

Adressez aussi cette liste d’administrateurs à l’Udogec.

COMMENT LES DECLARE-T-ON EN PREFECTURE ?

La déclaration se fait sur le cerfa n°13971*03.

Cette déclaration peut se faire sur papier ou sur le site service-public.fr dans la rubrique association, sur l’espace de l’Ogec.

Cette déclaration est accompagnée de l’extrait de procès-verbal qui atteste de l’élection ou la cooptation. Un récépissé est donné par l’administration qui atteste de cette déclaration.

Adressez aussi cette liste d’administrateurs à l’Udogec.

QUEL EST LE DELAI POUR FAIRE CETTE DECLARATION ?

Le secrétaire de l’Ogec se soucie que cette déclaration est faite dans les 3 mois de l’élection ou de la cooptation

de nouveaux administrateurs.

Cette déclaration est nécessaire pour rendre le changement de dirigeant opposable aux personnes extérieures au groupement.

SANCTION DU DEFAUT DE DECLARATION

L’absence de déclaration modificative des dirigeants de l’association est sanctionnée d’une amende de 1 500€.

Cette responsabilité pénale pèse sur les administrateurs de l’Ogec.

Pourquoi signer une convention réglementée ?

De quelle liberté de recrutement de bénévoles dispose l’Ogec ?

L’Ogec dispose d’une totale liberté pour recruter des bénévoles pour œuvrer au service de l’école qu’il gère. Bien sûr, l’adhésion d’un nouveau membre demande un peu de discernement pour vérifier si ses valeurs sont en adéquation avec le projet éducatif de l’école. Entre autres il convient de vérifier si son engagement est réellement bénévole.

Les statuts type de l’Ogec attirent l’attention des administrateurs d’Ogec à ce sujet. En effet l’article 7 précise que ‘tout membre d’Ogec s’interdit directement ou indirectement de traiter des travaux ou des transactions entre l’établissement où il est administrateur et l’entreprise où il possède à titre direct ou indirect des intérêts qui pourraient influer ou paraître influer sur la manière dont il s’acquitte de ses fonctions et sur les responsabilités qui lui ont été confiées par l’Ogec. Ces dispositions s’appliquent également à tous les professionnels rémunérés par l’Ogec comme les architectes, avocats, experts-comptables…

Il convient d’être clair sur l’interprétation de cet article : il n’empêche aucunement qu’un salarié de l’agence bancaire où l’Ogec a son compte puisse devenir membre puis administrateur de l’Ogec. De même un charpentier peut devenir membre puis administrateur d’Ogec, tout en répondant à un appel d’offre de travaux lancé par l’Ogec.

Ces situations ne seront pas ambiguës dès lors que la transparence sera faite sur les liens économiques de cette personne lors de la passation d’un contrat par l’Ogec.

Il convient simplement de rédiger une convention dont la transmission à l’Udogec et éventuellement au commissaire aux comptes assurera la transparence de la situation. En effet, ce qui est à redouter c’est le secret qui masque des manœuvres lucratives au profit d’administrateurs qui sont censés être bénévoles.

Ce type de convention est qualifié de ‘règlementée’ :1 elle établit la transparence financière de l’opération qui pourrait remettre en cause la non-lucrativité de l’Ogec en avantageant un des dirigeants bénévoles.

Cette convention explicite qu’une procédure d’appel d’offres a été organisée pour la réalisation de ses travaux, et que l’administrateur qui a répondu comme prestataire n’a pas participé au choix de l’entreprise, y sont décrites l’objet du marché, ses conditions financières et sa durée.

La transmission à l’Udogec ou à l’Urogec, de ces conventions règlementées est prévue à l’article 14 des statuts type de l’Ogec. Deux types de conventions règlementées ont été élaborées :

  • L’une vise un marché ponctuel (ex un marché d’équipements),
  • L’autre des prestations de longue durée (ex un compte dans une banque).
Les conventions règlementées sont visées par la loi n°2001-420 du 15/05/2001 relative aux nouvelles régulations économiques

Pourquoi signer la convention d’engagement réciproque en tant qu’administrateur d’Ogec ?

Les bénévoles qui s’engagent dans les Ogec ne ressemblent pas à ceux qui s’y sont engagés il y a vingt ans. La culture catholique qui était autrefois un fondement de notre société ne l’est plus. Ainsi convient-il de rappeler aux administrateurs Ogec qu’ils s’engagent dans une œuvre d’Eglise, et pas seulement dans une œuvre éducative.

Cette convention est composée de deux parties, l’une rappelle les devoirs de l’Ogec envers le

bénévole, en termes de formation, d’information et d’assurance entre autres. La seconde rappelle les obligations de l’administrateur à l’égard de l’Ogec, en termes de respect du caractère propre, de discrétion, d’honnêteté, de respect des engagements pris…

Est-il obligatoire dans un conseil d’administration d’Ogec d’inviter les représentants du personnel ?

Dans les sociétés commerciales, des représentants du personnel sont obligatoirement invités auconseil d’administration de la société, conformément à l’article L2312-72 du Code du travail.

Les Ogec sont-ils tenus à la même obligation ?

Non les Ogec ne sont pas tenus à cette obligation, car Selon l’administration (circulaire DRT no 12, du 30 novembre 1984, 1.7), « la représentation du comité d’entreprise n’est possible que s’il y a un conseil d’administration ou de surveillance, c’est-à-dire dans les sociétés anonymes, les sociétés en commandite par actions, les sociétés civiles faisant publiquement appel à l’épargne ainsi que dans les SARL dotées d’un conseil de surveillance en application de leur statut » (Rép. min. à QE no 26.269, JO Sénat Q, 16 juin 1978, p. 1464).

« À l’inverse, d’autres types d’entreprises assujetties à l’obligation d’avoir un comité d’entreprise ne sont pas visés par l’article L. 432-6 du Code du travail (C. trav. L. 2323-62) sauf accord entre les parties sur une telle représentation. Tel est le cas notamment des associations. » Cette circulaire n’a jamais été remise en cause.

Par ailleurs, rappelons que cette disposition résulte de lois successives concernant le développement de l’actionnariat salarié qui ne sont pas transposables dans le secteur associatif.

En conséquence, les membres du comité social et économique -CSE- n’assistent pas aux conseils d’administration ni aux assemblées générales de l’Ogec.

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