Tout savoir sur le conseil d’administration d’un Ogec

Pourquoi inviter le représentant de la mairie à participer au conseil d’administration qui arrête les comptes de l’OGEC ? #

L’article L 442-8 du Code de l’éducation prévoit qu’un représentant de la commune ou de la
communauté de communes doit être invité à participer à l’instance de l’OGEC gestionnaire de l’école
lorsqu’il délibère sur le budget des classes sous contrat d’association.
Dans les statuts type OGEC, il est prévu que ce soit au conseil d’administration qui arrête les comptes
de l’OGEC, que le représentant de la collectivité territoriale qui verse le forfait d’externat soit invité.
Ainsi lorsque l’OGEC gère un collège, c’est un représentant du conseil départemental qui doit être
invité, et un représentant du conseil régional pour l’OGEC lycée.
Ce sont ces trois représentants qui doivent être invités lors du CA de l’OGEC qui gère un groupe
scolaire.
Ces représentants participent aux débats du conseil, mais ne votent pas.
C’est un principe de transparence financière qui régit cette obligation. Lors de cette réunion, il
convient, en outre, de communiquer au représentant de la collectivité le Compte de fonctionnement
sectoriel détaillé de la gestion scolaire.
Il se peut que l’élu de la collectivité territoriale ne puisse pas venir ou se faire représenter. Au titre
des bonnes pratiques de gouvernance, il est conseillé de transmettre à la ou aux collectivités
territoriales financeuses, les documents comptables dont il aurait eu connaissance lors de la réunion.

Pourquoi tenir un conseil d’administration d’OGEC et quelles sont ses compétences ? #

Le conseil d’administration est l’instance délibérative la plus importante au sein de l’OGEC ; Toutes les
décisions importantes pour la vie de l’établissement scolaire sont prises en son sein. Il s’agit d’une
instance de réflexion, de proposition et de décision. Seuls les actes expressément réservés à
l’assemblée générale échappent à ses pouvoirs.

Quelles sont les compétences d’un CA d’OGEC ?

• Le conseil élit le bureau (président, trésorier, secrétaire de l’OGEC)
• Le conseil admet les nouveaux membres de l’OGEC
• Le conseil coopte les nouveaux administrateurs
• Le conseil d’administration donne les délégations au chef d’établissement et aux
  administrateurs qui suivent certains dossiers (finances, immobilier).
• Le conseil suit les affaires sociales de l’établissement scolaire, il autorise le
  président à signer le contrat de travail du chef d’établissement,
• Le conseil recrute et licencie les personnels non enseignants en accord avec le chef
  d’établissement. Le conseil est soucieux de la bonne application des conventions
  collectives et de la législation sociale.
• Le conseil d’administration décide d’engager un procès en attaque ou en défense
  (il este en justice).
• Le conseil procède à l’acquisition, la transformation ou l’aliénation de tous biens
  meubles et immeubles.
• Le conseil prend à bail les immeubles utiles à l’établissement scolaire
• Le conseil contracte les emprunts.
• Le conseil arrête le plan pluriannuel d’investissement
• Le conseil arrête les budgets annuels de fonctionnement et d’investissement
• Le conseil fixe les délégations de paiement, qui assurent le contrôle interne et la
  transparence financière.
• Le conseil fixe le montant des contributions des familles, les tarifs de la cantine, de
  la garderie, de l’étude, de l’internat

Combien de réunion de conseil d’administration doit-on tenir sur une année scolaire ? #

Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que l’exige l’intérêt de l’OGEC,
les statuts type OGEC préconisent de tenir au moins trois réunions par année
scolaire.

Un rythme de 5 réunions annuelles est recommandé, pour traiter entre autres des
sujets suivants :

• Fin septembre/début octobre : le CA de la rentrée scolaire au cours duquel
  le chef d’établissement fait un point sur la rentrée, et le CA arrête le budget
  d’exécution de l’année scolaire qui débute et signe les délégations au chef
  d’établissement s’il vient d’être nommé à la rentrée scolaire. Le conseil
  s’assure que des procédures de contrôle interne sont en place.
• En novembre, avant l’AGO : le CA d’arrêté des comptes de l’exercice clos
  (année scolaire n-1/n)
• En novembre / décembre : un CA de renouvellement du bureau, qui se tient
  à la suite de l’AGO qui valide les comptes de l’OGEC, et élit ou réélit les
  administrateurs. Ce CA est tenu pour élire les membres du bureau.
  Président, vice-président, trésorier, secrétaire. Les membres de bureau de
  l’OGEC sont renouvelés chaque année, le président peut être élu pour une
  durée plus longue, jusqu’à trois ans.
• Courant mars : le CA de mi-année scolaire, qui fait le point à la mi-année de
  l’exécution des budgets, et met à jour le plan pluriannuel d’investissement, il
  vote les tarifs des contributions des familles, de la cantine, de la garderie, de
  l’étude surveillée, de l’internat pour la prochaine année scolaire.
• Fin juin/début juillet : le CA préparation du budget d’orientation pour
  l’exercice de la prochaine année scolaire

Si un sujet urgent est à traiter en conseil d’administration, il ne faut pas hésiter à réunir un conseil
d’administration avec un seul sujet à l’ordre du jour. Il vaut mieux multiplier les réunions de CA que
de laisser le président et le chef d’établissement prendre des décisions tout seul, sans en avoir
partagé les enjeux avec l’ensemble des administrateurs.
Le CA de l’OGEC est l’instance de concertation indispensable à la prise de bonne décision. On est
toujours meilleur à plusieurs que seul.

Comment devient-on administrateur d’OGEC ? #

La personne qui veut devenir administrateur d’OGEC a été agréée, comme membre, préalablement par
le conseil d’administration (cf articles 6 et 7 des statuts type OGEC). La proposition de devenir
administrateur peut avoir été faite en même temps que celle de membre. Dans cette hypothèse, la lettre
de motivation comporte la demande pour adhérer et pour être coopté administrateur.

L’admission en qualité de membre et la cooptation en qualité d’administrateur devront être deux points
distincts de l’ordre du jour du conseil d’administration, étudiés puis votés comme tels successivement.

La seconde voie pour devenir administrateur est l’élection par l’assemblée générale.

La cooptation par le conseil d’administration #

Elle est privilégiée lorsque celui-ci a très peu de membres ou que plusieurs sièges sont vacants, à la suite de la démission ou du décès d’administrateur (article 11 statuts type OGEC).

• A l’ordre du jour du CA est inscrite, la cooptation comme administrateur, d’un membre
  qui a été préalablement agréé.
• Pour que le CA délibère valablement sur cette cooptation, il faut que 50% des
  administrateurs soient présents ou représentés.
• La délibération peut être prise à main levée ou à bulletin secret pour protéger la liberté
  de vote des administrateurs.
• La décision est prise à la majorité absolue des suffrages exprimées (5ème alinéa de l’article
  13 des statuts type OGEC), ce qui signifie qu’elle doit obtenir au moins 50% plus une voix
  des suffrages exprimés (hors vote nul).
• Si l’administrateur coopté remplace un administrateur démissionnaire ou décédé, il l’est
  pour la durée du mandat, restant à courir, de son prédécesseur.
• En toute hypothèse, la prochaine assemblée générale devra ratifier cette cooptation
  (articles 11 et 19 des statuts type OGEC).

L’élection par l’assemblée générale ordinaire d’un nouvel administrateur #

• L’article 19 des statuts type prévoit que la candidature au poste d’administrateur doit
  être adressée au président de l’OGEC huit jours avant l’AGO. Il est vrai que cette
  procédure n’est pas toujours respectée dans nos OGEC. L’appel à candidature se fait
  souvent le jour même de l’AG. Si personne ne le conteste, il n’y a pas de problème, mais
  si un membre le conteste la personne ne peut pas se présenter. En effet sa candidature
  pourrait être invalidée, celle-ci n’ayant pas été adressée 8 jours avant l’AGO, il convient
  donc d’être vigilant sur le respect de ce formalisme.
• A l’ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire, il est toujours prévu l’élection ou la
  réélection des administrateurs par tiers. A noter qu’à compter de 75 ans, il n’est plus
  possible de se présenter à l’élection d’administrateur.
• L’AGO ne pourra délibérer valablement que si ¼ des membres est présent.
• L’élection peut se faire à main levée ou à bulletin secret à la demande d’un membre.
• Les administrateurs sont élus à la majorité simple des membres présents ou représentés
  pour un mandat de 3 ans.

A la suite de l’ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire, il peut être précisé qu’un conseil d’administration se réunira, à l’issue de l’AGO, avec les administrateurs élus et de droit. Conseil d’administration dont l’ordre du jour est l’élection du nouveau bureau et l’approbation des
délégations de pouvoir adéquates.

La liste de l’ensemble des administrateurs et de leur fonction pour certains (président, trésorier,
secrétaire), doit impérativement être régulièrement mise à jour (à l’aide du cerfa13971*03)
auprès du greffe des associations qui se trouve habituellement en préfecture. Il convient aussi
d’adresser cette liste à l’UDOGEC.

Lorsqu’il y a autant de personnes à l’AG qu’au conseil d’administration, et c’est une situation
fréquente dans les OGEC ; il est essentiel de renouveler les mandats tous les 3 ans du tiers des
administrateurs du conseil.

Comment convoquer un conseil d’administration ? #

Le président convoque le conseil d’administration. Il rédige son ordre du jour avec le chef
d’établissement.

Les convocations doivent être envoyées au moins 15 jours avant la réunion, par lettre
individuelle ou par courriel. Si des contraintes justifiées par l’ordre du jour, ne permettent
pas de respecter ce délai de convocation de 15 jours, le conseil d’administration peut se
tenir à la condition que ce non-respect de délai de convocation soit validé par la majorité
des membres présents à ce conseil. Cette validation doit être, obligatoirement, inscrite en
début de procès-verbal de CA.

La convocation doit contenir un ordre du jour précis.

En question diverse, il ne peut être traité que de sujets mineurs et accessoires, il peut être
donné des informations sur un sujet qui fera l’objet d’une délibération lors d’un prochain
CA. Il ne peut pas être pris de décision de gestion en question diverse.

La convocation doit contenir un modèle de pouvoir. Un administrateur peut être porteur
d’un seul pouvoir (cf le modèle de convocation d’un CA avec pouvoir).

Qui convoquer au conseil d’administration ? #

Tous les administrateurs élus ou cooptés ou de droit sont invités à participer au conseil
d’administration de l’OGEC

Les 3 membres de droit, représentant de la tutelle, président de l’UDOGEC, président de
l’APEL, sont automatiquement administrateurs de droit, ils sont invités à chaque conseil
d’administration (cf fiche sur les membres de droit de l’OGEC).

Le chef d’établissement est obligatoirement invité au conseil. Dans un groupe scolaire, tous
les chefs d’établissement du groupe sont obligatoirement invités à participer au CA et pas
seulement le chef d’établissement coordinateur. Peuvent aussi être invités à y participer
d’autres personnels, attaché de gestion, chef d’établissement adjoint, responsable des
moyens généraux, si leur compétence est requise. Ils ne disposent pas de droit de vote.

Lorsque le sujet porte sur le chef d’établissement ou un salarié invité, celui-ci ne doit pas
assister aux débats.

Dans le cadre du contrat d’association de l’établissement scolaire, le représentant de ou
des collectivités territoriales qui versent le forfait d’externat doivent être invité soit à
l’AGO soit au CA qui délibère sur l’arrêté des comptes. Cela signifie que l’OGEC qui gère
une école, un collège et un lycée doit inviter un représentant de la commune, du conseil
départemental, du conseil régional à assister soit à l’AGO, soit au CA qui arrête les
comptes, c’est-à-dire celui qui se tient en novembre. Ces représentants politiques ne sont
pas tenus de venir à assister à cette réunion, où ils ne disposent pas de droit de vote, mais
l’OGEC est tenu de les inviter une fois par an, cf article L442-8 du Code de l’éducation.

Comment tenir un conseil d’administration ? #

Le conseil d’administration ne peut délibérer que si 50 % des administrateurs sont présents
ou représentés (le vote par correspondance n’est pas admis). Pour mémoire, un
administrateur ne peut porter qu’un mandat en plus de sa voix.

Les décisions sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés, c’est-à-dire 50% des
voix plus une. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

Il est essentiel que les administrateurs puissent s’exprimer sur un sujet, que chaque
administrateur soit écouté. Il n’y a aucune question bête à priori, souvent les questions
décalées permettent de mieux discerner sur une question. Pour autant, il est recommandé
de tenir des CA qui ne soient pas trop longs, moins de trois heures en tout hypothèse ;
n’hésitez pas à donner à un administrateur le rôle de gardien du temps.

Les délibérations sont prises à main levée ou à bulletin secret, à la demande d’un
administrateur.

Si un point de l’ordre du jour porte sur la situation du chef d’établissement (révision
triennale de son salaire…), celui-ci doit se retirer, il n’assiste pas aux débats.

Si une décision porte atteinte aux orientations de la politique de l’Enseignement catholique,
la voix de la tutelle doit obligatoirement figurer dans la majorité ; cela veut dire qu’il
dispose d’un droit de veto.

Un compte-rendu des décisions prises lors du conseil doit être rédigé par le secrétaire,
procès-verbal qui sera validé lors du prochain conseil. Cela veut dire qu’il n’est pas
nécessaire de retranscrire l’ensemble des débats sur le sujet. Il suffit de préciser les enjeux
et surtout de retranscrire le texte de la décision prise par le CA.

Enfin la convivialité doit présider aux réunions de CA. N’hésitez pas à dîner ensemble
pendant ou après la réunion, avec un plateau repas préparé par la cantine, un apéritif
dînatoire, etc.

Est-il obligatoire dans un conseil d’administration d’OGEC d’inviter les représentants du personnel ? #

Dans les sociétés commerciales, des représentants du personnel sont obligatoirement invités au
conseil d’administration de la société, conformément à l’article L2312-72 du Code du travail.

Les OGEC sont-ils tenus à la même obligation ?

Non les OGEC ne sont pas tenus à cette obligation, car Selon l’administration (circulaire DRT no 12,
du 30 novembre 1984, 1.7), « la représentation du comité d’entreprise n’est possible que s’il y a un
conseil d’administration ou de surveillance, c’est-à-dire dans les sociétés anonymes, les sociétés en
commandite par actions, les sociétés civiles faisant publiquement appel à l’épargne ainsi que dans les
SARL dotées d’un conseil de surveillance en application de leur statut » (Rép. min. à QE no 26.269, JO
Sénat Q, 16 juin 1978, p. 1464).
« À l’inverse, d’autres types d’entreprises assujetties à l’obligation d’avoir un comité d’entreprise ne
sont pas visés par l’article L. 432-6 du Code du travail (C. trav. L. 2323-62) sauf accord entre les
parties sur une telle représentation. Tel est le cas notamment des associations. » Cette circulaire n’a
jamais été remise en cause.
Par ailleurs, rappelons que cette disposition résulte de lois successives concernant le développement
de l’actionnariat salarié qui ne sont pas transposables dans le secteur associatif.
En conséquence, les membres du comité social et économique -CSE- n’assistent pas aux conseils
d’administration ni aux assemblées générales de l’OGEC.