Toute personne qui veut devenir administrateur d’OGEC doit préalablement avoir été agréée comme membre par le conseil d’administration (cf articles 6 et 7 des statuts type OGEC).
La proposition de devenir administrateur peut être faite concomitamment à celle de membre. Dans cette hypothèse, la lettre de motivation comporte la demande pour adhérer et pour être coopté administrateur. L’admission en qualité de membre et la cooptation en qualité d’administrateur devront cependant être deux points distincts de l’ordre du jour du conseil d’administration, étudiés puis votés comme tels successivement.
Nouveaux administrateurs #
Il existe deux voies pour devenir administrateur : la cooptation par le conseil d’administration ou l’élection en assemblée générale ordinaire.
Le formalisme est protecteur du bon fonctionnement de l’association, il sécurise les décisions prises. En cas de problème grave, voire de dérapage au sein d’un établissement scolaire, la première chose qui sera vérifiée est la bonne tenue des organes de l’OGEC, la consignation des délibérations, la légitimité des administrateurs, le renouvellement de leur mandat tous les 3 ans, etc.
Rappelons que le mandat d’un administrateur est de trois ans, il convient donc de les réélire régulièrement. Lorsque tous les membres de l’OGEC sont aussi administrateurs (et c’est une situation fréquente dans les OGEC), il est quand même essentiel de formaliser le renouvellement de leurs mandats tous les 3 ans lors de l’assemblée générale.
Procédure en cas de cooptation par le conseil d’administration #
La cooptation par le conseil d’administration est privilégiée lorsque celui-ci a très peu de d’administrateurs ou que plusieurs sièges sont vacants, à la suite de la démission ou du décès d’administrateurs (article 11 statuts type OGEC).
- A l’ordre du jour du CA est inscrite, la cooptation comme administrateur, d’un membre qui a été préalablement agréé.
- Pour que le CA délibère valablement sur cette cooptation, il faut que 50% des administrateurs soient présents ou représentés.
- La délibération peut être prise à main levée ou à bulletin secret pour protéger la liberté de vote des administrateurs.
- La décision est prise à la majorité absolue des suffrages exprimées (5ème alinéa de l’article 13 des statuts type OGEC), ce qui signifie qu’elle doit obtenir au moins 50% plus une voix des suffrages exprimés (hors vote nul).
- Si l’administrateur coopté remplace un administrateur démissionnaire ou décédé, il l’est pour la durée du mandat, restant à courir, de son prédécesseur. Sinon la cooptation est faite pour un mandat d’administrateur de 3 ans.
- En toute hypothèse, la prochaine assemblée générale devra ratifier cette cooptation (articles 11 et 19 des statuts type OGEC)
Procédure en cas d’élection par l’assemblée générale ordinaire #
- La personne adresse sa candidature au poste d’administrateur au président de l’OGEC huit jours avant l’AGO (cf. article 19 des statuts type).
- A l’ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire, il est toujours prévu l’élection ou la réélection des administrateurs. A noter qu’à compter de 75 ans, il n’est plus possible de se présenter à l’élection d’administrateur.
- L’AGO ne pourra délibérer valablement que si ¼ des membres est présent.
- L’élection peut se faire à main levée ou à bulletin secret à la demande d’un des membres.
- Les administrateurs sont élus à la majorité simple des membres présents ou représentés pour un mandat de 3 ans.
Il peut être précisé qu’un conseil d’administration se réunira à l’issue de l’AGO avec les administrateurs élus et de droit et dont l’ordre du jour sera l’élection du nouveau bureau et l’approbation des délégations de pouvoir adéquates.
Les administrateurs doivent-ils être déclarés ? #
Une association loi 1901 est tenue de déclarer en préfecture la liste de ses dirigeants. Cette déclaration est nécessaire pour rendre le changement de dirigeant opposable aux personnes extérieures à l’association, en cas de litige par exemple.
Il convient aussi d’adresser pour information cette liste d’administrateurs à l’UDOGEC.
Qui est dirigeant dans un OGEC ?
Toutes les personnes qui composent le conseil d’administration sont dirigeantes, il convient de toutes les déclarer, et pas seulement les administrateurs qui composent le bureau de l’OGEC.
Cette déclaration doit indiquer le nom, le prénom, la nationalité, le domicile, la profession et la fonction de chaque administrateur.
Les administrateurs de droit de l’OGEC doivent aussi être déclarés :
- Le représentant de la tutelle diocésaine (domicile : adresse de direction diocésaine)
- Le représentant de la tutelle congréganiste (domicile : siège social de la congrégation)
- Le président de l’UDOGEC ou son représentant (domicile : adresse de l’UDOGEC)
- Le président d’APEL (domicile : adresse de l’établissement scolaire).
Comment les déclare-t-on en préfecture ?
La déclaration se fait sur le cerfa n°13971*03.
Cette déclaration peut se faire sur papier ou sur le site service-public.fr dans la rubrique association, sur l’espace de l’OGEC. Elle est accompagnée de l’extrait de procès-verbal qui atteste de l’élection ou la cooptation. Un récépissé est donné par l’administration qui atteste de cette déclaration.
Quel est le délai pour faire cette déclaration ?
Le secrétaire de l’OGEC se soucie que cette déclaration est faite dans les 3 mois de l’élection ou de la cooptation de nouveaux administrateurs.
Quelle est la sanction d’un défaut de déclaration ?
L’absence de déclaration modificative des dirigeants de l’association est sanctionnée d’une amende de 1 500€. Cette responsabilité pénale pèse sur les administrateurs de l’OGEC.
Pourquoi signer des conventions réglementées ? #
L’OGEC dispose d’une totale liberté pour recruter des bénévoles pour œuvrer au service de l’école qu’il gère. Bien sûr, l’adhésion d’un nouveau membre demande un peu de discernement pour vérifier si ses valeurs sont en adéquation avec le projet éducatif de l’école. Entre autres, il convient de vérifier si son engagement est réellement bénévole.
Les statuts type de l’OGEC attirent l’attention des administrateurs d’OGEC à ce sujet. En effet l’article 7 précise que ‘tout membre d’OGEC s’interdit directement ou indirectement de traiter des travaux ou des transactions entre l’établissement où il est administrateur et l’entreprise où il possède à titre direct ou indirect des intérêts qui pourraient influer ou paraître influer sur la manière dont il s’acquitte de ses fonctions et sur les responsabilités qui lui ont été confiées par l’OGEC. Ces dispositions s’appliquent également à tous les professionnels rémunérés par l’OGEC comme les architectes, avocats, experts-comptables…’
Il convient d’être clair sur l’interprétation de cet article : il n’empêche aucunement qu’un salarié de l’agence bancaire où l’OGEC a son compte puisse devenir membre puis administrateur de l’OGEC. De même un charpentier peut devenir membre puis administrateur d’OGEC, tout en répondant à un appel d’offre de travaux lancé par l’OGEC.
Ces situations ne seront pas ambiguës dès lors que la transparence sera faite sur les liens économiques de cette personne avec l’OGEC. Comment assurer cette transparence ? Comment encadrer ce type de relation ?
Elaboration de conventions réglementées #
Lorsqu’il y a un risque de conflit d’intérêt entre un administrateur et l’OGEC, ceux-ci doivent signer une convention dite « réglementée ». En effet, ce qui est à redouter c’est le secret qui masque des manœuvres lucratives au profit d’administrateurs qui sont censés être bénévoles.
C’est une obligation statutaire (cf. article 14 des statuts type OGEC) et une obligation légale (article L612-5 du code de commerce) pour établir la transparence financière des opérations qui pourraient remettre en cause la non-lucrativité de l’OGEC en avantageant un de ses dirigeants bénévoles.
Cette convention explicite qu’une procédure d’appel d’offres a été organisée et que l’administrateur qui a répondu comme prestataire n’a pas participé au choix de l’entreprise ; y sont également précisées l’objet du marché, ses conditions financières et sa durée.
La FNOGEC a élaboré deux modèles de conventions règlementées pour vous aider :
- L’une vise un marché ponctuel (ex : un marché d’équipements),
- L’autre des prestations de longue durée (ex : un compte dans une banque, un contrat de restauration).
Une convention réglementée peut également être signée lorsque le conjoint d’un administrateur, ou quelqu’un de sa famille, travaille dans l’établissement géré par l’OGEC bien que cela soit interdit par les statuts de l’OGEC (car le risque de conflit d’intérêt est important). Cette convention prévoit que l’administrateur s’interdit de participer aux délibérations qui portent sur la situation financière ou matérielle du membre de sa famille.
Contrôle des conventions réglementées #
Ces conventions réglementées doivent être validées par le conseil d’administration de l’OGEC et transmises, pour information, à l’UDOGEC ou à l’UROGEC (cf. article 14 des statuts type OGEC).
Le président de l’OGEC ou le commissaire aux comptes, si l’OGEC en a désigné un, est tenu de faire un rapport sur ce conventions règlementée lors de son rapport d’activité à l’assemblée générale ordinaire (article L612-5 du code de commerce). Il n’est pas nécessaire de faire un rapport chaque année, il n’est nécessaire de faire ce rapport que si de nouvelles conventions ont été établies.
Le rapport sur les conventions règlementées doit comporter les informations suivantes :
- Le nom du dirigeant qui est visé par la convention ;
- Eventuellement, l’indication de la personne morale ayant un dirigeant commun avec l’OGEC, avec laquelle la convention a été passée ;
- La nature et l’objet visé dans la convention (commande ponctuel, partenariat commercial de l’association avec l’entreprise où travaille ce dirigeant de l’OGEC…)
- Toutes autres indications permettant à l’assemblée générale ordinaire d’apprécier l’intérêt qui s’attachait à la conclusion de cette convention.
Pourquoi signer des conventions d’engagement réciproque ? #
Les bénévoles qui s’engagent dans les OGEC ne ressemblent pas à ceux qui s’y sont engagés il y a vingt ans. La culture catholique qui était autrefois un fondement de notre société ne l’est plus. Ainsi convient-il de rappeler aux administrateurs OGEC qu’ils s’engagent dans une œuvre d’Eglise, et pas seulement dans une œuvre éducative, et de leur faire signer une convention d’engagement réciproque.
Cette convention est composée de deux parties, l’une rappelle les devoirs de l’OGEC envers le bénévole, en termes de formation, d’information et d’assurance entre autres. La seconde rappelle les obligations de l’administrateur à l’égard de l’OGEC, en termes de respect du caractère propre, de discrétion, d’honnêteté, de respect des engagements pris…
Est-il obligatoire dans un conseil d’administration d’OGEC d’inviter les représentants du personnel ? #
Dans les sociétés commerciales, des représentants du personnel sont obligatoirement invités au conseil d’administration de la société, conformément à l’article L2312-72 du Code du travail.
Les OGEC sont-ils tenus à la même obligation ?
Non les OGEC ne sont pas tenus à cette obligation. En effet, selon l’administration (circulaire DRT no 12, du 30 novembre 1984, 1.7), « la représentation du comité d’entreprise n’est possible que s’il y a un conseil d’administration ou de surveillance, c’est-à-dire dans les sociétés anonymes, les sociétés en commandite par actions, les sociétés civiles faisant publiquement appel à l’épargne ainsi que dans les SARL dotées d’un conseil de surveillance en application de leur statut » (Rép. min. à QE no 26.269, JO Sénat Q, 16 juin 1978, p. 1464).
Par ailleurs, rappelons que cette disposition résulte de lois successives concernant le développement de l’actionnariat salarié qui ne sont pas transposables dans le secteur associatif.
En conséquence, les membres du comité social et économique -CSE- n’assistent pas aux conseils d’administration ni aux assemblées générales de l’OGEC.
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