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Un OGEC est-il tenu de tenir une assemblée générale ordinaire tous les ans et à quelle période doit-il la tenir ? #
Oui l’OGEC doit tenir une AGO annuelle, l’article 19 des statuts type OGEC le prévoit explicitement.
En outre l’article R442-18 du Code de l’éducation oblige les établissements scolaires sous contrat d’association à adresser au directeur départemental des finances publiques les comptes de résultats de l’exercice écoulé, dans les 3 mois qui suivent la clôture des comptes. Or c’est l’AGO qui est compétente pour valider les comptes de l’OGEC (article 19). Les comptes étant arrêtés le 31 août, il convient de la tenir en novembre au plus tard en décembre.
Les membres du bureau de l’OGEC établissent en lien étroit avec le chef d’établissement, un rapport d’activité.
Quelles sont les compétences de l’AGO ? #
L’AGO dispose d’un pouvoir de contrôle:
➢Elle approuve le rapport d’activité du conseil d’administration
➢Elle valide les comptes de résultat, le bilan,
➢Elle statue sur l’affectation des résultats de l’exercice
➢Elle donne quitus aux administrateurs de leur gestion
L’AGO dispose de pouvoir de décision:
➢Elle approuve le plan pluriannuel d’investissement, ainsi que les budgets annuels de fonctionnement et d’investissement
➢Elle procède à l’élection ou à la réélection des administrateurs, ou à la ratification de leur cooptation par le conseil d’administration.
➢Elle nomme éventuellement les commissaires aux comptes; ce n’est obligatoire que si l’OGEC répond à certaines conditions économiques, (cf article sur le commissaire aux comptes et les OGEC).
Comment convoquer une AGO ? #
La convocation à l’AGO, doit être adressée par courriel ou par courrier aux membres de l’OGEC, au moins 15 jours avant la date de la réunion. Cette convocation doit comprendre un ordre du jour détaillé, mentionnant les différentes résolutions qui seront mis en délibération. (Cf modèle de convocation d’une AGO).
Si des contraintes justifiées,ne permettent pas de respecter ce délai de convocation de 15 jours, l’AGO peut se tenir à la condition que ce non-respect de délai de convocation soit validé par la majorité des membres présents à cette assemblée. Cette validation doit être inscrite en début de procès-verbal de l’AGO.
Qui convoquer à l’AGO ? #
Tous les membres de l’OGEC, qu’ils soient simples membres, administrateurs élus ou cooptés ou de droit sont invités à participer à l’AGO de l’OGEC
- Les 3 membres de droit, représentant de la tutelle, président de l’UDOGEC, président de l’APEL, sont automatiquement administrateurs de droit, ils sont invités à chaque conseil d’administration (cf fiche sur les membres de droit de l’OGEC).
- Le chef d’établissement est obligatoirement invité à l’AGO. Dans un groupe scolaire, tous les chefs d’établissement du groupe sont obligatoirement invités à participer à l’AGO et pas seulement le chef d’établissement coordinateur. Peuvent aussi être invités à y participer d’autres personnels, attaché de gestion, chef d’établissement adjoint, responsable des moyens généraux. Ils ne disposent pas de droit de vote.
- Dans le cadre du contrat d’association de l’établissement scolaire, le représentant de ou des collectivités territoriales qui versent le forfait d’externat doivent être invité à l’organe qui délibère sur le budget des classes sous contrat d’association. Les statuts type OGEC prévoit que c’est le conseil d’administration qui arrête les comptes de l’OGEC à laquelle il doit être invité. Certains OGEC ont l’habitude de l’inviter plutôt à l’AGO, cela n’est pas un problème. Ce qui importe c’est que l’OGEC qui gère une école, un collège et un lycée doit inviter un représentant de la commune, du conseil départemental, du conseil régional à assister soit à l’AGO, soit au CA qui arrête les comptes. Ces représentants politiques ne sont pas tenus de venir à assister à cette réunion, où ils ne disposent pas de droit de vote, mais par contre l’OGEC est tenu de les inviter une fois par an à une de ces deux réunions. cf article L442-8 du Code de l’éducation.
- Les représentants syndicaux et représentatifs du personnel n’ont pas à être invités l’AGO (cf note sur les représentants du personnel au CA et à l’AG ?)
Tenue de l’AGO #
➢L’AGO ne peut se tenir que si ¼ des membres de l’OGEC sont présents. Ne sont pas décomptés dans ce quorum les membres représentés. Si ce quorum n’est pas atteint, une nouvelle AGO doit être convoquée dans un délai compris entre 9 et 30 jours, et 8 jours avant la date retenue. L’AGO peut alors délibérer quel que soit le nombre de membres présents.
➢Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents et représentés. Sachant que les membres présents peuvent représenter deux autres membres, ils disposent alors de 3 voix.
➢Les délibérations sont prises à main levée ou à bulletin secret, à la demande d’un membre.
Élection des administrateurs d’OGEC #
➢ L’article 19prévoit que la candidature au poste d’administrateur doit être adressée au président de l’OGEC huit jours avant l’AGO. Si l’offre d’une candidature se fait seulementle jour même de l’assemblée, celle-ci doit valider cette manière de procéder, puis voter sur la candidature.
➢A l’ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire, il est toujours prévu l’élection ou la réélection des administrateurs par tiers. Il n’est plus possible de se présenter à l’élection d’administrateuraprès l’âge de 75 ans.Si un administrateur a été coopté par le conseil d’administration durant l’année écoulée, cette cooptation doit être validée par l’AGO.
➢L’AGO ne pourra délibérer valablement que si ¼ des membres sont présents. ➢L’élection peut se faire à main levée ou à bulletin secret à la demande d’un membre.
➢Les administrateurs sont élus,à la majorité simple ou relative des membres présents ou représentés,pour un mandat de 3 ans.
➢La liste de l’ensemble des administrateurs et de leur fonction pour certains (président,trésorier,secrétaire),doit impérativement être régulièrement mise à jour (à l’aide du cerfa13971*03) auprès du greffe des associations qui se trouve habituellement en préfecture. Il convient aussi d’adresser cette liste d’administrateurs à l’UDOGEC.
