Contrôle de la bonne utilisation des fonds publics & obligations des Ogec

Contrôle des organismes bénéficiaires de concours publics #

Toutes les associations (loi de 1901 ou de 1905) bénéficiaires de financements publics peuvent faire l’objet de contrôle de la bonne utilisation des fonds qu’elles reçoivent, que ces versements soient en lien avec une activité scolaire (Ogec, par exemple), avec le sport (club sportif, qui reçoit des subventions de l’Etat ou de la mairie), la culture, les loisirs, etc., notamment pour les subventions municipales versées.

L’étendue de ces contrôles, réalisés sur le terrain par les DDFIP ou les DRFIP, est vaste : il porte sur l’ensemble des comptes et inclut une évaluation de la qualité de la gestion de l’organisme vérifié (en application de l’article 43 de la loi n° 96-314 du 12 avril 1996 modifiée).

En pratique, un auditeur pourra vérifier :

• L’existence d’une vie associative et formalisme des décisions prises
• Le formaliste juridique et la conservation des documents juridiques fondamentaux (contrat d’association initialement conclu…)
• La tenue d’une comptabilité générale et analytique
• L’organisation des procédures budgétaires et financières
• Le dispositif de contrôle interne (gestion sécurisée des fonds perçus, capacité à assurer la continuité de service aux familles et la pérennité des activités…)
• Etc.

La seule limite concerne les dépenses liées à l’immobilier et au caractère propre des établissements, qui sont hors du champ du contrat d’association et donc en principe hors du champ de l’audit de bonne utilisation des fonds publics. Cela étant, les auditeurs pourront s’y intéresser, pour s’assurer notamment que des fonds publics n’ont pas été utilisés pour leur financement.

Rappelons que la Cour des comptes peut également exercer un contrôle et engager la réalisation d’enquêtes sur la bonne utilisation des fonds publics, en application de l’article L133-3 du code des juridictions financières.

La Cour des comptes est habilitée à accéder à tous documents, données et traitements, de quelque nature que ce soit, relatifs à la gestion des services et organismes soumis à son contrôle ou nécessaires à l’exercice de ses attributions, et à se les faire communiquer (art. L141-5 du code des juridictions financières).

Contrôle spécifique des établissements d’enseignement sous contrat #

Les établissements d’enseignement placés sous le régime du contrat simple ou du contrat d’association perçoivent des fonds en provenance de l’Etat et des collectivités territoriales et la rémunération des enseignants est assurée par l’Etat. A ce titre, le Code de l’éducation a prévu un droit de contrôle spécifique de l’utilisation des fonds publics (articles R442-16 à 21 du Code de l’éducation).

Ce contrôle est de deux ordres :

• un contrôle administratif qui incombe à l’inspection générale de l’éducation ainsi qu’au recteur d’académie et qui porte sur l’observation des textes législatifs et réglementaires applicables à l’établissement et sur l’accomplissement des engagements souscrits par celui-ci.
• un contrôle budgétaire pour s’assurer que les établissements font un usage conforme au code de l’éducation des fonds publics qui leur sont alloués. Qui exerce ce contrôle ? A quoi sont tenus les Ogec pour permettre ce contrôle ? Quelle conduite adopter en cas de contrôle ? Cette fiche pratique vous apporte toutes les précisions nécessaires.

Qui exerce ce contrôle ? #

L’article R442-16 du Code de l’éducation prévoit que le contrôle budgétaire des établissements d’enseignement placés sous le régime du contrat simple ou du contrat d’association incombe au directeur départemental ou, le cas échéant, régional des finances publiques du département du siège de l’établissement (DDFIP ou DRFIP). Dans la pratique, une telle mission sera confiée à des Inspecteurs de la Mission Départementale Risque et Audit de la DDFIP ou de la DRFIP.

Quel est l’objectif de ce contrôle ? #

Le contrôle budgétaire prévu par le code de l’éducation a pour objet de :

• Vérifier l’exactitude des déclarations de l’établissement auprès du Rectorat concernant les enseignants (temps de travail, heures supplémentaires, suppléances, absences, congés, etc.)
• S’assurer que les contributions demandées aux familles des externes simples des classes placées sous contrat d’association sont conformes aux clauses du contrat. Rappelons que les établissements scolaires doivent communiquer pour information à la préfecture les tarifs de la contribution des familles et des activités accessoires (cantine, internat, étude et garderie) une fois par an, tel que prévu dans leur contrat d’association.
• Vérifier la conformité de l’utilisation par l’établissement de la contribution de l’Etat
• Déterminer si le taux de réduction des redevances de scolarité, tel qu’il est prévu à l’article R. 442-52, correspond effectivement à la prise en charge par l’Etat des traitements des maîtres agréés (exclusivement dans une école primaire sous contrat simple).

Obligations des Ogec #

Aux termes de l’article R442-18 du Code de l’éducation :

« Les établissements sont tenus […] d’adresser au directeur départemental ou, le cas échéant, régional des finances publiques, dans les trois mois suivant la clôture de l’exercice, les comptes de résultats de l’exercice écoulé. […] Si l’établissement titulaire d’un contrat a bénéficié de ressources afférentes à la taxe d’apprentissage, l’emploi de ces ressources doit être retracé en détail sous une rubrique spéciale. »

En outre, aux termes de l’article R442-19 du Code de l’éducation :

« Les établissements placés sous contrat d’association sont tenus d’organiser leur comptabilité de manière telle que celle-ci fasse apparaître distinctement pour le secteur de l’établissement placé sous le régime du contrat :

• les charges et les produits de l’exercice ;
• les résultats ;
• la situation des immobilisations et le tableau des amortissements correspondants »

Ainsi, afin de permettre un contrôle de l’utilisation des fonds publics par la puissance publique, les établissements scolaires sont tenus de :

• déclarer leur compte de résultat à la DDFIP dans les 3 mois suivants la clôture de l’exercice ;
• tenir une comptabilité analytique faisant ressortir les résultats de chaque secteur d’activité (activités d’enseignement et activités accessoires).

Déclaration des comptes de résultat #

Chaque Ogec est responsable de la transmission de ces comptes-rendus à la DDFIP de son département. Dans certains territoires, c’est la fédération territoriale qui s’en charge.

Dans d’autres territoires, la DDFIP a demandé à ce que les Ogec arrêtent de lui envoyer ces documents mais qu’ils soient tenus à la disposition de la DDFIP en cas de contrôle. Dans ces territoires, les Ogec sont déliés de leur obligation de transmission ; mais ils ne sont pas pour autant déliés de leur obligation de production de ces comptes de résultat qu’ils doivent pouvoir présenter en cas de contrôle. Même si certains Ogec sont localement déliés de cette obligation par leur DDFIP, l’obligation de transmission des comptes de résultat à la DDFIP est inscrite au Code de l’éducation (cf. supra) et toujours en vigueur.

Ce compte-rendu doit parvenir à la DDFIP dans les trois mois suivant la clôture de l’exercice. Ce délai peut sembler court mais il doit être respecté. En effet, la nécessité de respecter ce délai a été rappelé lors de contrôles de la DDFIP et la transmission des comptes-rendus hors délai risque d’être perçus par la DDFIP comme le fait d’une association qui a quelque chose à cacher.

Pour tenir ce délai, les Ogec sont invités à tenir leur conseil d’administration d’arrêté des comptes dans les 3 mois de la clôture et à envoyer à la DDFIP des comptes de résultat réalisés à partir des comptes arrêtés par le CA. En effet, nous constatons qu’il y a rarement d’écart entre les comptes arrêtés par le CA et les comptes approuvés par l’AG. Par ailleurs, pour les Ogec ayant l’obligation d’avoir un commissaire aux comptes, le délai minimal prévu pour les travaux du CAC conduit à programmer l’AG fin janvier voire courant février, ce qui rend impossible la production des comptes de résultats à partir de comptes approuvés par l’AG dans un délai de 3 mois…

Les comptes de résultats doivent être présentés dans un cadre précis. Il est important que tous les Ogec présentent leurs résultats dans les mêmes formes. A cet effet, la commission comptable a mis au point deux déclarations de référence qui reposent principalement sur la séparation entre gestion scolaire et gestion patrimoniale et non scolaire :

• GS-CFRA :  Gestion scolaire – Compte de Fonctionnement Résultat par activité => déclaration analytique ou sectorielle, qui distingue chaque secteur d’enseignement sous contrat (école, collège, lycée d’enseignement général, technologique, professionnel) et chaque secteur accessoire (restauration, hébergement…)
• GS-CFRR :  Gestion scolaire – Compte de Fonctionnement Résultat Résumé => déclaration générale résumée (toutes activités de gestion scolaire confondues).

Le code de l’éducation prévoit également aux termes de l’article R442-18 que si l’établissement a « bénéficié de ressources afférentes à la taxe d’apprentissage, l’emploi de ces ressources doit être retracé en détail sous une rubrique spéciale. » Cependant, aucun mode opératoire n’a été donné concernant cette obligation. Si le montant des ressources afférentes à la taxe d’apprentissage est significatif, une pratique courante consiste à le faire figurer dans l’annexe des comptes annuels de l’Ogec.

Ce formalisme de dépôt des déclarations financières de l’Ogec n’est pas une simple clause de style. Il permet à la DDFIP, par leur lecture attentive, de détecter de possibles erreurs d’attribution et d’utilisation des fonds publics.

Tenue d’une comptabilité analytique #

Le forfait d’externat étant attribué en fonction du coût d’un élève dans l’enseignement public, la tenue d’une comptabilité analytique a pour objectif de prouver que les fonds reçus au titre dudit forfait sont utilisés pour couvrir les charges du seul secteur pédagogique concerné.

Pour plus d’informations, et pour bien comprendre la différence entre gestion scolaire et gestion patrimoniale et non scolaire, consultez la fiche pratique dédiée à la comptabilité analytique : Comptabilité analytique & Analyse sectorielle.

Lorsque des classes hors contrat sous ouvertes dans des ensembles scolaires (qu’elles soient d’ailleurs portées par un seul et même Ogec ou par une association distincte de l’Ogec), il est important de rappeler que le fonctionnement de ces classes ou structures supérieures hors contrat doit être intégralement financé sur les fonds propres des familles scolarisant leur enfant ou des étudiants, et en aucun cas par les fonds publics. Seule une comptabilité analytique et sectorielle précise permettra de démontrer la totale étanchéité des secteurs hors et sous contrat.

Il faut enfin veiller s’il y avait lieu à ce que les secteurs lucratifs et non lucratifs soient parfaitement différenciés dans la comptabilité car la fiscalisation des activités lucratives est fondamentalement différente de celle des activités non lucratives afférentes à l’enseignement dans les classes sous contrat.

Conduite à tenir en cas d’audits #

De tels audits sont rares car le versement de ces fonds, quelle qu’en soit l’origine (Etat, Région, Département, Commune ou autres) est très encadré et fait l’objet de contrôles préalables par la DGFIP. Et un suivi est assuré par la DGFIP, à partir des comptes de l’Ogec que celui-ci doit lui remettre chaque année. Toutefois, ils existent !

Des audits de bonne utilisation des fonds publics sont le plus souvent diligentés à la suite d’un dépôt tardif des comptes ou, plus rarement, à la suite de soupçons de fraude ou d’utilisation irrégulière des fonds.

Des audits récents de la DDFIP dont nous avons eu connaissance ont porté à la fois sur le contrôle visant tous les organismes bénéficiaires de concours publics et sur les contrôles spécifiques propres aux établissements scolaires privés sous contrat. Ces contrôles, dont le champ d’investigation est vaste, ont alors un double objectif : vérifier que les Ogec respectent leurs obligations en lien avec le code de l’éducation et que leur gestion est sérieuse.

Il n’y a pas de sanction financière ou administrative prévue par le code de l’éducation. Le principal risque pour un Ogec de ne pas respecter ses obligations est de déclencher un audit approfondi par les services spécialisés de la DDFIP. Les audits de bonne utilisation des fonds publics se concluent habituellement par quelques recommandations à suivre par l’Ogec. Mais dans l’hypothèse d’une gestion non probante, les risques ultimes encourus par l’Ogec seraient la suspension du versement du forfait et la rupture du contrat d’association.

Les Ogec ne peuvent se soustraire en aucun cas ni à un contrôle sur pièce ni à un contrôle sur place. Ils sont par ailleurs tenus de présenter toutes les pièces justificatives permettant à la DDFIP d’exercer son contrôle.

Il est demandé à chaque entité du réseau des Ogec qui ferait l’objet d’un audit de la bonne utilisation des fonds publics de bien vouloir en informer sa fédération territoriale d’Ogec pour que celle-ci l’aide à y faire face, dès le début des opérations de contrôle.