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Comment gérer le recouvrement des contributions des familles ?

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La question du traitement des impayés se révèle souvent délicate à régler. Il s’agit en effet de concilier les contraintes d’une gestion financière rigoureuse, avec la vocation d’accueil des élèves au sein des établissements d’enseignement catholique, quelles que soient les ressources des parents.

D’un côté, la situation des établissements ne permet pas de faire l’impasse sur des ressources, de l’autre, il est très difficile d’envisager des mesures drastiques, telle que l’expulsion systématique d’un élève pour cause de contributions des familles non-payées. Aussi les établissements doivent faire preuve de vigilance et adopter :

  • Des mesures préventives pour limiter le risque d’impayés
  • Des procédures de recouvrement des contributions des familles impayées. On distingue ici les procédures amiables, à privilégier, des procédures contentieuses, à réserver aux cas d’abus.

Délai de prescription

La prescription désigne la durée au-delà de laquelle une action en justice, civile ou pénale, n’est plus recevable. Le délai de prescription d’une dette de contribution des familles, de restauration, d’internat, de garderie est de 2 ans (L218-2 du Code de la consommation). Cela signifie qu’après 2 ans, l’Ogec ne pourra plus engager aucune action en justice à l’encontre de la famille pour récupérer une dette.

Le délai de 2 ans commence à courir à partir de la date d’envoi de la facture. Seule une médiation de la consommation (cf. ci-dessous) permet de suspendre ce délai. L’envoi de lettres de mise en demeure ne suspend pas celui-ci.

Mesures préventives pour limiter le risque d’impayés

Les recours amiables

En cas d’impayés, il est toujours souhaitable de rechercher un recouvrement amiable des créances impayées avec la famille, tout en faisant preuve de rigueur : l’objectif est le paiement intégral de la dette. Que pouvez-vous faire ?

  • Envoyer des lettres de relance

Dès l’apparition d’impayés, le créancier doit inciter le débiteur à le régler le plus rapidement possible, et, à défaut, à rechercher un accord amiable. En tout état de cause, la procédure est à adapter en fonction de la situation connue du débiteur, de sa bonne foi.

La première lettre : La première lettre vise essentiellement à rappeler sa dette au débiteur et à lui permettre de réparer un oubli sans altérer les relations futures (cf. modèle de lettre de relance n°1).

La deuxième lettre : A défaut de paiement ou d’accord avec le débiteur, par exemple sur les délais de paiement, la deuxième lettre peut être plus solennelle et demander les motifs du non-paiement qui n’apparaît plus comme un oubli du débiteur (cf. modèle de lettre de relance n°2). Il est conseillé d’adresser la 2ème lettre en recommandé avec avis de réception.

  • Rencontrer la famille et rechercher un accord amiable

L’objectif de cette rencontre est d’examiner avec attention la situation de la famille débitrice et d’arriver à un accord amiable, convenable pour les deux parties. L’accord peut porter sur l’octroi de délais de paiement et une remise de dette, partielle ou totale.

En tout état de cause, les mesures de remise de dettes doivent rester exceptionnelles. En effet, l’OGEC est responsable de la gestion financière de l’établissement : de telles décisions relèvent de son domaine de compétences.

Il convient par ailleurs d’éviter de faire supporter aux familles payant régulièrement leurs contributions, des charges indues incombant à d’autres familles, sauf situation particulière.

  • Mettre en demeure le débiteur

Lorsque les lettres de relance sont restées sans réponse ou qu’aucun accord n’a été trouvé avec la famille, l’établissement créancier doit effectuer une mise en demeure officielle du débiteur (cf. Modèle de lettre de mise en demeure). Éventuellement, un avocat, proche d’un administrateur de l’OGEC, peut vous rendre le service d’envoyer cette lettre pour en renforcer le caractère solennel. Cette lettre permet de constater le refus de paiement du débiteur. Elle constitue un préalable à toute poursuite judiciaire.

Son intérêt est triple :

  • Provoquer un éventuel paiement du fait de son aspect solennel ;
  • Servir de preuve de la mauvaise volonté du débiteur ;
  • Fixer le point de départ des intérêts de retard (au taux légal).
Cette mise en demeure ne suspend pas le délai de prescription de la créance.
  • Le recours à un médiateur de la consommation

La médiation de la consommation désigne un processus de règlement extrajudiciaire des litiges, par lequel un consommateur et un professionnel tentent de parvenir à un accord pour résoudre à l’amiable un litige qui les oppose, avec l’aide d’un tiers, le médiateur de la consommation.

Depuis 2016, tout consommateur a le droit, aux termes du code de la consommation, de faire gratuitement appel à un médiateur de la consommation en vue de la résolution amiable d’un litige qui l’oppose à un professionnel.

Les contrats de scolarisation signés par les familles étant soumis au code de la consommation, les Ogec sont tenus de prévoir la possibilité pour les familles de recourir à un médiateur de la consommation en cas de litige. La possibilité du recours au médiateur et le nom d’un médiateur doivent être précisés dans le contrat de scolarisation. Les modèles de contrat de scolarisation proposés par la Fnogec intègrent depuis mars 2021 un nouvel article sur la médiation de la consommation. Consultez ces modèles ICI.

La fédération nationale des Ogec a signé un contrat cadre avec un médiateur de la consommation, la Société de Médiation Professionnelle (SMP), permettant à tous les Ogec d’adhérer gratuitement à ses services et d’y faire référence dans leur contrat de scolarisation. Pour en savoir plus sur la médiation de la consommation : consultez la fiche pratique ISI Gestion dédiée : Résoudre un litige avec un médiateur de la consommation – Isidoor.

Si le recours à un médiateur de la consommation est prévu au contrat, l’établissement ou une famille peut, en cas de litige, faire une demande de médiation. Le coût de la médiation sera facturée à l’Ogec
(coût de 150 € HT par médiation si vous avez adhéré à la SMP). Ces honoraires peuvent être pris en charge par la garantie juridique de certaines assurances Responsabilité civile professionnelle, consultez votre assureur avant d’accepter toute médiation.

Le recours à la médiation suspend le délai de prescription de deux ans de la créance (cf article 2238 du Code civil). Cela signifie que si la médiation ne fonctionne pas, l’Ogec dispose encore du délai qui restait à courir avant le terme des deux ans pour engager une action en justice pour recouvrer la créance.

  • Recourir à une société de recouvrement de créances ou à un huissier de justice

L’OGEC a la possibilité de mandater un tiers, personne morale (société de recouvrement) ou personne physique (huissier de justice), qui se charge de réclamer les créances aux familles débitrices. Sachant que la loi Macron a donné une compétence particulière aux huissiers pour recouvrer les petites créances des TPE et PME.

Son tarif est attractif, le coût d’une procédure est de moins de 10 € si elle échoue et de moins de 40 € si elle aboutit.

La procédure se déroule en moins de 30 jours. Tout peut se faire en ligne. Il est tout de même possible de rencontrer l’huissier de justice pour finaliser la procédure.

L’huissier de justice invite le débiteur à participer à une négociation portant sur le paiement de la créance en lui adressant une lettre recommandée. Un accord avec le débiteur est possible dans un délai d’un mois.

A l’issue de la procédure, en cas d’accord sur le montant et les modalités de paiement, l’huissier de justice délivre aux parties un titre exécutoire. En cas de refus, le créancier peut toujours avoir recours aux tribunaux.

La Chambre nationale des huissiers de justice a mis en ligne une plateforme de recouvrement des petites créances, http://www.petitescreances.fr/

Les procédures judiciaires engagées par l’Ogec

Lorsqu’aucune solution amiable n’a pu aboutir, l’OGEC peut recourir à une procédure contentieuse, laquelle prend d’abord, grâce à l’injonction de payer, une forme rapide et peu coûteuse (procédure totalement gratuite, hormis les frais d’huissier pour la signification de l’ordonnance).

A compter du 1er janvier 2020, la fusion du tribunal de grande instance -TGI- et du tribunal d’instance -TI- a donné naissance au tribunal judicaire qui est compétent pour connaître du litige. La créance étant inférieure à 10 000€, le tribunal de proximité (ancien tribunal d’instance) qui est une annexe du tribunal judicaire, peut la traiter.

L’assistance par un avocat n’est pas obligatoire devant le tribunal judicaire ou de proximité si la créance est inférieure à 10 000€.

L’injonction de payer

L’injonction de payer est une procédure de recouvrement de créances qui permet à un créancier (c’est-à-dire l’OGEC) d’obtenir, sans l’information ni la présence du débiteur (c’est à dire la famille débitrice), une ordonnance par laquelle le juge enjoint au débiteur de payer sa dette.

L’obtention du tribunal d’une ordonnance d’injonction de payer, c’est-à-dire d’un titre exécutoire, est possible pour les contributions des familles et les prestations annexes, car elles ont un caractère contractuel (art. 1405 du Nouveau Code de Procédure Civile).

La demande consiste en une requête écrite à adresser au Greffe du tribunal compétent. Les requêtes adressées au juge de proximité sont à déposer au tribunal judiciaire. La compétence du tribunal judiciaire dépend du domicile du débiteur. Il est possible d’utiliser les formulaires de requête en ligne.

Dans le dossier doit impérativement figurer :

  • La lettre de mise en demeure adressée au débiteur en lettre recommandé avec accusé de réception (avec le volet signé par le destinataire ou mentionnant que l’avis lui a été donné et qu’il n’a pas réclamé la lettre). Cela permet au juge de vérifier sa compétence et la réalité du domicile du débiteur.
  • Le contrat de scolarisation et les factures impayées.

Si les parents sont tous les deux contractants, ils peuvent être ensemble visés par la même requête en injonction de payer, même s’ils n’habitent pas à la même adresse. En revanche, il est préférable de leur adresser à chacun une lettre recommandée, même s’ils habitent à la même adresse.

Si la famille a déménagé et que l’OGEC ne connaît pas sa nouvelle adresse, alors il faudra la faire assigner en référé ou au fond, via un huissier, qui fera des recherches à partir de la dernière adresse connue (en cas de recherches infructueuses, il saisira le tribunal judiciaire du dernier domicile connu).

L’exécution forcée (saisie)

L’exécution forcée a généralement pour objet de saisir, par divers moyens, les biens appartenant au débiteur, afin de les mettre à la disposition du créancier à hauteur de la somme qui lui est due.

Pour faire procéder à une saisie, l’obtention préalable d’un titre exécutoire est nécessaire (cf. supra).

Parmi les différentes formes de saisie fréquemment pratiquées, on distingue :

  • La saisie attribution, pour saisir les sommes disponibles sur le compte bancaire du débiteur
  • La saisie vente, pour saisir et vendre les biens mobiliers du débiteur
  • La saisie sur rémunération, qui permet au créancier de saisir la rémunération du débiteur, directement à la source, auprès de son employeur.

L’huissier de justice est le seul à pouvoir mettre en œuvre l’exécution forcée de la décision de justice, sauf pour une saisie sur rémunération pour laquelle l’OGEC peut directement rédiger une requête auprès du tribunal judiciaire ou de proximité (cf. infra modèle de requête pour saisie de rémunération). Le coût de l’huissier peut être mis à la charge de la famille débitrice.

La saisie des rémunérations est à privilégier si l’OGEC connaît les employeurs des parents car c’est en général très efficace et moins coûteux que la saisie attribution. La saisie vente quant à elle, n’a de sens que lorsque les gens ont des biens mobiliers de valeur, ce qui est assez rare mais les huissiers ont tendance à en faire pour intimider les débiteurs.

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