Dernière modification : 9 juin 2021
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La loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 a créé une consultation spécifique du Comité d’entreprise sur les orientations stratégiques de l’entreprise. L’exploitation et l’appropriation par les élus d’informations leur permettant de partager avec l’employeur une vision de ces orientations est dans cette optique nécessaire. A cette fin, la loi a introduit une modalité de partage, avec les représentants du personnel, de l’information économique et sociale concernant l’entreprise : la Base de Données Économiques et Sociales (BDES).

Comment fonctionne la BDES dans Isidoor ?

L’application ISI RP proposée par le Collège employeur repose sur deux applications accessibles à travers le portail Isidoor, tel que le montre le schéma ci-dessous :

L’employeur dépose les données comptables et extra-comptables de sa structure dans ISI Gestion, les IRP les consultent dans ISI RP.

Ces deux applications sont accessibles à partir d’Isidoor.

Si vous n’avez pas accès à ISI Gestion en Administrateur, ou si vous n’avez pas le rôle « Gestion de la BDES » (voir capture d’écran ci dessous), demandez le à votre chef d’établissement ou au référent de votre territoire (Udogec, DDEC…).
Les accès nécessaires sont ISI Gestion en Administrateur ou bien seulement le rôle Gestion de la BDES en Administrateur.

Alimenter puis consulter :

Alimenter votre BDES avec ISI Gestion (anciennement connue sous le nom Indices). Toutes les opérations de remplissage et de paramétrage sont donc effectuées à partir d’ISI Gestion.
Consulter de façon sécurisée les informations mises à disposition par l’employeur avec ISI RP (anciennement connue sous le nom BDES). Les représentants du personnel n’auront accès qu’à ISI RP.

Étape 1 : Connexion

Pour préparer votre dossier BDES, il convient de vous connecter à l’application ISI Gestion, via ISIDOOR.

Les chefs d’établissements peuvent se connecter à Isidoor grâce à leur codes Ange1D ou Ange2D.
Les salariés n’ayant pas d’identifiants s’adressent à leur chef d’établissement qui peut leur créer un accès en suivant ce tutoriel.

L’application ISI RP, destinée aux représentants du personnel, permet d’accéder à deux types d’information que vous mettez à disposition :

  • des données statistiques qui se calculent automatiquement à partir des données comptables issues de votre logiciel de comptabilité et des données sociales issues de votre logiciel de Paie. Une fois intégrées, il est impératif de retraiter partiellement et de contrôler vos données statistiques : ETAPE 2
  • de tous les documents nécessaires aux consultations du CSE que vous placez dans la base documentaire BDES : ETAPE 3

Avant de donner accès à votre BDES, il est impératif de vérifier l’ensemble des informations y figurant : ETAPE 4

Enfin, pour personnaliser la BDES et y donner accès, suivez les instructions de l’ETAPE 5.

Étape 2 : Intégration des données

ISI Gestion permet de générer automatiquement les statistiques demandées par le décret n°2013-1305 du 27 décembre 2013, support de la consultation du comité d’entreprise sur les orientations stratégiques.
Il faudra pour cela intégrer une balance générale issue de votre logiciel de comptabilité et un fichier normalisé issus de votre logiciel de Paie.

Retrouvez les tutoriels pour sortir des fichiers normalisés de votre logiciel de comptabilité et de votre logiciel de Paie.

Si toutefois, vous ne souhaitez pas présenter certaines statistiques, vous pourrez les substituer par les votre en déposant des documents tel qu’indiqué à l’ETAPE 3 : partage de documents.

Intégration des données comptables

À partir de l’écran d’accueil d’ISI Gestion, choisir Mise en place de la BDES > Importer la balance générale
Si vos données comptables ont déjà été clôturées pour cet exercice et que vous souhaitez apporter des modifications, vous pouvez demander à votre référent de dé-clôturer.

La balance peut être de différents formats mais doit respecter certaines règles comme indiqué dans l’ANNEXE 1.
Vous pouvez l’intégrer en cliquant sur le bouton Parcourir ou en la déplaçant dans l’espace réservé.
Les statistiques créées par ISI Gestion font référence à des numéros de compte bien précis du plan comptable. Ces numéros ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux que vous utilisez dans votre plan de comptes. C’est pourquoi, il vous est possible d’effectuer une correspondance (Harmonisation) entre vos comptes et ceux utilisés par ISI Gestion .

À partir de l’écran d’accueil d’ISI Gestion, choisir Mise en place de la BDES > Harmoniser la balance générale
Par défaut, l’outil a opéré une correspondance automatique pour les tous les nouveaux comptes trouvés dans votre balance.


Pour les comptes dont la correspondance n’est pas correcte, effectuez des harmonisations des comptes récupérés de votre balance (à gauche) avec les comptes du Plan Comptable en vigueur proposés par l’outil (à droite) : pour cela,

  • choisissez un autre compte en cliquant dans la colonne Dictionnaire Comptes
  • pour accepter les correspondances effectuées, cochez au fur et à mesure la colonne Vu pour chaque ligne harmonisée ou cliquez sur l’onglet J’ai tout vu en haut ou en bas de la page, après avoir vérifié toute une classe de comptes

Répétez ces étapes pour chaque classe de comptes séparément. La validation est automatique lorsque vous changez de classe de compte.

Une fois sur la dernière classe de compte, cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à gauche de la page.
Pour l’année prochaine, l’harmonisation sera conservée. Vous n’aurez donc plus à effectuer ce travail, sauf si de nouveaux comptes ont été créés.

Lorsque l’harmonisation est terminée, vous devez cliquer sur ce menu pour effectuer les différents calculs nécessaires à l’affichage des statistiques BDES.

À partir de l’écran d’accueil d’ISI Gestion, choisir Mise en place de la BDES > Vérifier vos résultats
Cette opération permet de vérifier que vous résultats comptables sont conformes.

Intégration des données sociales

À partir de l’écran d’accueil d’ISI Gestion, choisir Mise en place de la BDES > Importer les données du logiciel Paie

2 types de fichier sont autorisés :

Si vos données sociales ont déjà été clôturées pour cet exercice, vous pouvez demander à votre référent de dé-clôturer.
Si dans votre établissement, vous avez plusieurs bases de Paie et que vous devez importer plusieurs fichiers, utilisez l’option « Numéro de fichier ». Pour le 1er fichier, indiquez 1, pour le 2nd, 2 … Cette opération aura pour effet d’ajouter un préfixe au matricule du salarié utilisé dans la Paie, qui est la rubrique utilisée pour identifier chaque salariés. Attention, si vous intégrez à nouveau un fichier en utilisant un autre numéro, les salariés seront doublés (voir Comment réinitialiser les données salariés ?) .

Une fois les données intégrées, il est important de les retraiter partiellement, et de les vérifier.

D’une part, un mauvais paramétrage dans le logiciel de paie ou des situations de paie spécifiques peuvent perturber le contenu des statistiques dans la BDES.

Procédure  de retraitement et de correction dans ISI Gestion : 

Cliquer sur le crayon à gauche sur la ligne du salarié à modifier, et effectuer les modifications nécessaires.

Exemple : Retraitement pour détermination de l’effectif légal

La définition légale de l’effectif prend en compte tous les salariés en CDI, même absents, un salarié en congé sabbatique par exemple, alors qu’il n’aura pas de bulletin de paie.

A l’inverse, un salarié en CDD de remplacement est présent en paie, mais doit être décompté dans l’effectif légal.

Un retraitement manuel (prévu par l’application ISI RH) est donc à effectuer : aller sur la ligne du salarié et cocher le salarié dans la colonne « Salarié neutralisé », afin qu’il soit retiré des effectifs pour le calcul des statistiques.

Cas des chefs d’établissements

Les postes de chefs d’établissements doivent figurer en catégorie cadre. Il est nécessaire pour cela que soit bien mentionnée dans le logiciel de paie, en libellé « convention collective » une référence au Statut du chef d’établissement. Une absence de libellé entraine en principe la création d’une catégorie particulière de cadres, ce qui fausse les statistiques présentées.

On peut toujours corriger dans ISI GESTION, mais il est préférable de bien paramétrer le logiciel de paie, pour éviter d’avoir à refaire chaque année la même correction.

Salariés sans référence horaire

Certains salariés sont payés sans référence horaire, ce qui peut perturber l’établissement des statistiques liées à l’effectif ETP. Il est conseillé de créer une référence horaire « factice », sur la base du taux horaire qui aurait été le leur, si leur poste avait été classifié.

Comment réinitialiser les données salariés ?

Si vous souhaitez réinitialiser les informations relatives aux salariés, aller sur l’écran Importer les données du logiciel de paie, supprimer les données importées en cochant la case SUPPRIMER en bas à gauche de cette fenêtre.

Supprimer, puis vérifier que les données aient bien été effacées. Ensuite, importer à nouveau les données.

Etape 3 Alimentation de la base documentaire BDES

À partir de l’accueil de l’application ISI Gestion, choisissez le module Mise en place de la BDES puis ouvrez la fonctionnalité Transmettre des documents aux IRP

L’employeur ne peut se contenter de la mise à disposition des tableaux statistiques ainsi créés. La BDES regroupant l’ensemble des informations à destination du CSE, il est impératif d’importer tous les documents nécessaires à la consultation de celui-ci.

Création de notes de commentaires des statistiques BDES et de projections sur les exercices à venir
Dans le cadre de l’information et de la consultation ultérieures du CSE sur ces statistiques, il est important de créer des notes commentant les différents tableaux statistiques et de les déposer directement dans l’espace ISI RP (voir ci-dessous modalités d’alimentation).
De même il est important de créer des documents prospectifs sur les exercices à venir (3 en principe).


Procédure de transmission de documents
À partir de l’accueil de l’application ISI Gestion, choisissez le module Mise en place de la BDES puis ouvrez la fonctionnalité Transmettre des documents aux IRP
Se positionner à gauche sur le dossier souhaité en destination
Cliquer sur Parcourir (en bas à droite) et télécharger le document souhaité.

Étape 4 : Vérification des données restituées

Avant d’autoriser l’accès aux représentants du personnel à votre BDES, il est nécessaire d’effectuer une ultime vérification de l’ensemble de la BDES.

Pour rappel, BDES ISI GESTION est composé à la fois des tableaux de bord et des documents téléchargés dans la base.

Les tableaux statistiques se vérifient à partir du menu suivant :

Au niveau des statistiques, plusieurs paramètres permettent de modifier leur affichage :

  • regrouper les cadres et les agents de maîtrise dans les statistiques,
  • afficher ou non la CAF nette,
  • permettre le téléchargement des tableaux affichés,
  • etc.
Depuis la page d’accueil d’ISI Gestion, accédez au paramétrage de la BDES en cliquant sur Mise en place de la BDES > Définir les paramètres généraux

Étape 5 : Gestion de l’accès à la BDES

Paramétrage de votre BDES

Depuis la page d’accueil d’ISI Gestion, accédez au paramétrage de la BDES en cliquant sur Mise en place de la BDES > Définir les paramètres généraux

Dans l’onglet « Paramètres généraux »

Filtrage des ordinateurs autorisés : Si la BDES ne doit être consultée que depuis l’établissement

Action à faire physiquement dans votre structure : Il faut cliquer sur Récupérer mon adresse IP pour que le contenu de l’application ISI RP ne soit consultée que depuis votre établissement.

Interdiction téléchargement et export

Au niveau des documents, plusieurs paramètres permettent de personnaliser leur consultation : vous pouvez interdire le téléchargement de tous les documents, vous pouvez indiquer des exceptions sur certains documents :

Il est possible également d’interdire l’export des statistiques

Ces choix sont activés par défaut sur les deux commandes

  • vous pouvez interdire le téléchargement de tous les documents,
  • vous pouvez indiquer des exceptions sur certains documents :
Depuis la page d’accueil d’ISI Gestion, cliquez sur Mise en place de la BDES > Transmettre des documents aux IRP

Choix de l’exercice courant et des exercices antérieurs

Choisissez l’exercice courant et le nombre d’exercices précédents à mettre en consultation

Point d’attention : l’indication de l’exercice courant donne alors accès aux représentants qui disposent déjà d’un accès à ISI RP (voir ci-dessous). C’est donc l’étape ultime de transmission des tableaux statistiques de la BDES.

Onglet Personnalisation des tableaux et des indicateurs

Création d’un utilisateur autorisé à consulter votre BDES (IRP)

Depuis la page d’accueil de votre structure, cliquez sur Gestion de votre dossier > Gérer les utilisateurs
L’utilisateur reçoit immédiatement un mail de la part de noreply@isidoor.org contenant son identifiant (son adresse mail) et son mot de passe.
noreply@isidoor.org étant une adresse automatique, le mail peut arriver dans le dossier Spam ou Courrier indésirable.

Annexe 1 : Formats des balances acceptées

Plusieurs formats de balance sont acceptés par ISI Gestion :

Si la balance ne s’importe pas et affiche un message d’erreur, vérifiez les éléments suivants :
  • Les colonnes A,B,C,D contiennent respectivement le numéro de compte, le libellé du compte, le solde débiteur ou les mouvements en débit, le solde créditeur ou les mouvements en crédit. Attention aux colonnes cachées.
  • La première ligne contient bien le titre des colonnes (ex : Numéro, Libellé, Débit, Crédit). En effet, la première ligne est toujours ignorée lors de l’importation.
  • La colonne Compte doit être formatée en Nombre, 0 décimales
  • Le séparateur décimal des montants doit être la virgule. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez effectuer un remplacement global du point par une virgule.
Si ISI Gestion affiche une erreur relative à l’équilibre de la balance, vérifiez que :
  • Des lignes de sous-total/total sont présentes dans la balance. Dans ce cas, supprimez-les.
  • Des comptes Tiers individuels sont présents alors que le compte collectif l’est également. Dans ce cas, supprimez-les.
  • Le résultat de l’exercice n’est pas enregistré dans un compte 12 (ISI Gestion retrouve lui-même le résultat de l’exercice).

   

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