Comment contrôler sa délégation ? #

Pour s’assurer que les engagements contractuels sont respectés par la SRC, l’établissement doit assurer un contrôle de sa délégation. Le contrôle s’organise en reprenant les principaux engagements contractuels et en s’assurant, de manière régulière ou inopinée, qu’ils sont respectés. Il peut également être demandé à la SRC de réaliser un reporting, mensuel ou trimestriel, permettant de suivre régulièrement un certain nombre d’indicateurs.

Un prestataire veillera d’autant plus à suivre ses engagements contractuels s’il sait que le contrôle de la délégation est effectif. La confiance n’exclut pas le contrôle.

En ce qui concerne l’hygiène et la sécurité alimentaire, le contrat doit inclure l’intervention d’un laboratoire de contrôle d’hygiène alimentaire indépendant, chargé de réaliser des audits de manière régulière (tous les 2 mois à minima). Les résultats de ces analyses doivent systématiquement être transmis à l’établissement dès réception. En cas de point de non-conformité, le prestataire doit présenter le plan d’actions correctives. Ce contrôle de la délégation est indispensable pour limiter la responsabilité de l’établissement et de ses dirigeants en cas d’intoxication alimentaire par exemple.

L’animation de commissions de restauration (1 fois/trimestre ou à une autre fréquence à définir) sera l’occasion de faire un point avec la SRC sur le respect des engagements contractuels et sur la satisfaction des convives. Ce sera aussi l’occasion de présenter les attentes des différentes parties prenantes (Ogec, Apel, Direction, élèves, équipe de restauration, voire médecin scolaire) et de programmer les menus et les animations à venir.

Il semble par ailleurs important de relire attentivement le contrat une fois par an avec le prestataire pour ajuster le contrat à la réalité de prestation (niveau de fréquentation, modification de l’équipe de restauration, fin des amortissements, nouvelles obligations réglementaires, etc.). Un avenant sera alors signé.

Introduire des pénalités dans le contrat ? #

Il peut s’avérer utile de prévoir au contrat un certain nombre d’étapes permettant à l’Ogec de ne recourir à la sanction ultime (dénonciation du contrat) qu’en cas de nécessité majeure. Dans ce cas, l’Ogec choisira d’inscrire au contrat des pénalités progressives émises en cas de manquement aux obligations du contrat. Elles peuvent être forfaitaires ou liées au nombre de repas concernés. Avec ces pénalités, la SRC sera incitée à respecter ses engagements. C’est une pratique très courante dans les marchés publics, moins dans l’Enseignement catholique, elle est pourtant efficace. Les montants doivent être adaptés au nombre de repas servis par jour pour ne pas faire augmenter le coût des repas. En effet, la SRC provisionne pour les cas où elle manquerait à ses obligations contractuelles.

Quelques propositions de pénalités :

• Non-respect des heures de service : 100€/défaut
• Changement de menu sans information préalable : 100 euros/défaut
• Non-respect des équilibres nutritionnels, structure des repas non conformes au contrat, non-respect des grammages : 0,5€ / repas / jour
• Rupture en fin de service : 200 euros forfaitaire
• Satisfaction des convives inférieure à 80% après enquête : 500€ par enquête
• Non-transmission des résultats des analyses bactériologiques : 500€/défaut
• Non-respect des procédures d’hygiène : 500€/défaut
• Non-respect injustifié du plan d’animation validé en début d’année : 500€/défaut
• Retrait d’un salarié du site sans information à l’établissement : 1000€/infraction
• Modification sans information de la structure de l’équipe en termes de compétences (gérant, chef de cuisine et chef de partie pour le secondaire, chef cuisinier pour le primaire, …) : 1500€/infraction

Comment organiser un suivi de la prestation ? #

Pour assurer un suivi efficace de la prestation, s’assurer de manière régulière que :

• Le nombre de choix proposés est conforme au contrat 
• Les menus servis sont conformes aux affichages
• 75 % du choix est maintenu la dernière demi-heure de service
• Les menus sont conformes aux recommandations du GEMR-CN
• Le nombre d’animations réalisées est conforme au contrat
• La qualité des denrées proposées est conforme aux engagements
• Le gaspillage alimentaire est limité

Le suivi de la qualité des denrées alimentaires va devenir indispensable avec la montée en gamme des approvisionnements prévue par loi Egalim à partir de janvier 2022. Pour assurer un suivi efficace, nous recommandons d’annexer au contrat un tableau d’engagements concernant la qualité des denrées alimentaires (cf. fichier joint), un reporting au moins tous les trimestres à partir de ce tableau, l’introduction de pictogrammes dans les menus (bio, local, label) et des contrôles inopinés sur site et sur factures.

Il parait également important de suivre objectivement la satisfaction des convives, en ayant une mesure régulière (au moins deux fois par an) de la qualité perçue. Le contrat peut prévoir des enquêtes de satisfaction à la charge de la SRC et réalisées par un cabinet extérieur. Les pesées quotidiennes des déchets alimentaires sont par ailleurs un bon indicateur de la satisfaction des convives. Un suivi du gaspillage alimentaire pourra être proposé dans le reporting.

Pour assurer un suivi efficace de l’hygiène et de la sécurité, s’assurer que:

• L’activité a été déclarée à la DDPP par la SRC (CERFA 13984*06)
• Les résultats d’analyse (contrôles bactériologiques, contrôle des procédures d’hygiène) fournis par un laboratoire extérieur, sont transmis à l’établissement dès réception. Il conviendra de vérifier la mise en conformité des problèmes relevés.
• Les rapports de la DDPP sont transmis à l’établissement dès réception. Il conviendra également de vérifier la mise en conformité des problèmes relevés.
• la SRC transmet tous les six mois à l’établissement les documents requis par l’article D.8222-5 du code de travail pour lutter contre le travail dissimulé.

Pour assurer un suivi des locaux et de l’entretien, s’assurer que :

• Les locaux confiés au prestataire sont maintenus propres. Faire tous les ans un état des lieux et un inventaire des matériels et de la vaisselle, de façon à identifier les éventuelles dégradations de l’outil et déterminer le plan d’investissements, le prestataire étant sensé utiliser les locaux en « bon père de famille »
• Les matériels confiés à la SRC sont bien utilisés. En cas de panne due à une mauvaise utilisation du prestataire, les frais de réparations doivent être à sa charge.

Pour assurer un suivi économique de la prestation, les points suivants sont à suivre :

• Facturation. Il est recommandé de réaliser un budget prévisionnel de restauration. Inclure les coûts supplémentaires ou induits par des prestations annexes (les coûts non prévus au contrat peuvent vite venir gonfler les charges, rendant les recettes insuffisantes). Vérifier régulièrement les factures (nombre de repas par rapport à la fréquentation réelle, respect du prix contractuel, etc.).
• Evolution du nombre de couverts. Si la fréquentation est supérieure aux données contractuelles, la part de frais fixes par repas est inférieur, le prix peut être revu à la baisse. Le prix peut être revu à la baisse pour l’année suivante, et un avoir sur les repas supplémentaires peut être versé en fin d’année par le prestataire.
• Modification de l’équipe de restauration (remplacements, retraits …). Si des personnels anciens sont remplacés par des plus jeunes, le coût est souvent inferieur. S’il y eu modification des espaces de restauration, il y a peut-être eu optimisation de l’équipe. Par exemple lors de la création d’un self, de la restructuration d’une cuisine ou de l’espace de plonge.
• Taux de prise réel des convives. Les menus contractuels sont généralement du type 5 composantes : HO, plat, garniture, laitage, dessert. Or, les élèves en self-service ne consomment parfois que 3 ou 4 composantes, par exemple 1 plat garni+ 1 dessert. Si tel est le cas, il est parfois pertinent d’actualiser le contrat en 4 composantes, ce qui permet de minorer le prix du repas (de 0,20 € en moyenne).
• La gestion des fluides. Demander au prestataire un engagement sur un plan d’allumage des matériels, pour une bonne gestion des fluides (gaz, électricité) à la charge de l’établissement. Par exemple, éviter d’allumer les fours et les sauteuses à 7H00 pour démarrer la cuisson à 9H30.
• En cas de fin de période d’amortissement concernant des investissements effectués par le prestataire, il est important de retirer la part de cet investissement du prix du repas.
• En cas d’activité de cuisine centrale, il est important de suivre l’activité « extérieure », la meilleure solution étant d’exiger un relevé des factures liées à ces activités. De plus, afin de ne pas pénaliser l’établissement, il est important de faire supporter les charges liée à ces repas exportées au prestataire (frais de personnel, maintenance, usure du matériel, fluides, évacuation des déchets, etc.).