La question du traitement des impayés se révèle souvent délicate à régler. Il s’agit en effet de concilier les contraintes d’une gestion financière rigoureuse, avec la vocation d’accueil des élèves au sein des établissements d’enseignement catholique, quelles que soient les ressources des parents.
D’un côté, la situation des établissements ne permet pas de faire l’impasse sur des ressources, de l’autre, il est très difficile d’envisager des mesures drastiques, telle que l’expulsion systématique d’un élève pour cause de contributions des familles non-payées. Aussi les établissements doivent faire preuve de vigilance et adopter :
- Des mesures préventives pour limiter le risque d’impayés
- Des procédures de recouvrement des contributions des familles impayées. On distingue ici les procédures amiables, à privilégier, des procédures contentieuses, à réserver aux cas d’abus.
Délai de prescription #
La prescription désigne la durée au-delà de laquelle une action en justice, civile ou pénale, n’est plus recevable. Le délai de prescription d’une dette de contribution des familles, de restauration, d’internat, de garderie est de 2 ans (L218-2 du Code de la consommation). Cela signifie qu’après 2 ans, l’OGEC ne pourra plus engager aucune action en justice à l’encontre de la famille pour récupérer une dette.
Le délai de 2 ans commence à courir à partir de la date d’envoi de la facture. Seule une médiation de la consommation (cf. ci-dessous) permet de suspendre ce délai. L’envoi de lettres de mise en demeure ne suspend pas celui-ci.
Mesures préventives pour limiter le risque d’impayés #
Maitriser les dépenses #
Les établissements doivent prendre des mesures de prévention des impayés le plus tôt possible. La première des préventions réside dans la maîtrise des dépenses et l’absence d’activités ou de projets dispendieux ou disproportionnés par rapport aux ressources de l’établissement. En effet, plus l’effort financier exigé des parents est important, plus le risque d’impayés existe.
Une telle politique revient à maintenir constamment rigueur et réalisme dans la gestion de l’établissement.
Faire signer aux parents des contrats de scolarisation #
Dès l’inscription de l’enfant, il est essentiel, voire obligatoire d’obtenir des parents un engagement écrit concernant le paiement des frais de scolarité, de cantine ou de transport, sous forme d’un contrat de scolarisation (cf. Modèle proposé dans « Contributionsdesfamilles »). Cette exigence a pour effet de sensibiliser et d’informer clairement les parents sur leurs obligations financières.
En cas d’impayés, le contrat de scolarisation, signé par les parents, permet de prouver que la créance est juridiquement fondée et justifiée, ce qui est un préalable indispensable à toute procédure contentieuse. En l’absence de ce document, les parents pourront contester leur engagement financier et les tribunaux leur donneront raison.
Demander des acomptes et le prépaiement des prestations accessoires #
Pour limiter le montant des impayés, l’OGEC pourra :
- Demander un acompte sur le montant de la contribution familiale, en respectant les contraintes légales (cf. Contributions des familles).
- Mettre en place un système de paiement anticipé pour les prestations accessoires, transport, restauration, etc. (en début de trimestre par exemple). Les montants exigés doivent permettre de couvrir les frais fixes, quelle que soit la consommation effective de chaque enfant.
Par exemple, pour la restauration, la combinaison d’un forfait fixe en début d’année ou au début de chaque trimestre, et de l’achat de droits à repas (tickets, carte magnétique, etc…) au fur et à mesure des besoins est une mesure efficace.
Privilégier le prélèvement automatique mensuel #
Le prélèvement automatique mensuel est un moyen de paiement à privilégier autant que possible, malgré les réticences de certaines familles. Pourquoi ?
- Le travail administratif est allégé. En effet, il ne s’agit plus de contrôler pour chaque famille que le chèque a été reçu, encaisser le chèque, etc. mais de gérer, au cas par cas, les prélèvements qui ont été refusés par la banque.
- Le prélèvement ayant lieu à une date fixée, l’OGEC peut réagir plus tôt aux prélèvements refusés et lancer plus rapidement le recouvrement.
Mettre en place une procédure de suivi des impayés et de recouvrement des créances #
Dans le cadre d’une gestion rigoureuse, l’OGEC doit effectuer un suivi régulier (c’est-à-dire, chaque mois/trimestre) du paiement des contributions des familles. Le ratio créances impayées / montant total des contributions des familles facturé est également à surveiller : la FNOGEC recommande qu’il ne dépasse pas 5%. Il est usuellement inférieur à 3%.
Pour le recouvrement des créances, les OGEC sont invités à mettre en place une procédure pour que le recouvrement soit rapide et efficace. Il faut être capable de réagir dès les premiers impayés pour éviter leur accumulation et prendre rapidement les mesures nécessaires. La rapidité de traitement des créances impayées influence directement la probabilité de recouvrement.
Pour mémoire la prescription des impayés de contributions des familles ou de prestations accessoires (cantine, internat…) est de deux ans conformément à l’article L218-2 du Code de la consommation. Cela signifie qu’il n’est plus possible de réclamer un impayé à une famille deux ans après l’envoi de la facture.
Une procédure de recouvrement des créances, à valider par la conseil d’administration, doit définir :
• Le rôle et les responsabilités de chacun (comptable, chef d’établissement, OGEC)
• Le pointage régulier des comptes familles
• Les périodes ou dates d’envoi de courriers de relance
• Le contenu et le signataire des courriers successifs
• Les cas de déclenchement d’une rencontre avec la famille débitrice
• Les conditions d’octroi de délai de paiement et de remise de dette
• Le traitement comptable des créances douteuses (provisionnement, passage en perte)
• Les cas de recours à un médiateur de la consommation (possible uniquement si le recours à un médiateur de la consommation est prévu au contrat de scolarisation)
• Les cas de recours à un cabinet de recouvrement
• Les cas de déclenchement d’une procédure d’injonction de payer
Les recours amiables #
En cas d’impayés, il est toujours souhaitable de rechercher un recouvrement amiable des créances impayées avec la famille, tout en faisant preuve de rigueur : l’objectif est le paiement intégral de la dette. Que pouvez-vous faire ?
- Envoyer des lettres de relance
Dès l’apparition d’impayés, le créancier doit inciter le débiteur à le régler le plus rapidement possible, et, à défaut, à rechercher un accord amiable. En tout état de cause, la procédure est à adapter en fonction de la situation connue du débiteur, de sa bonne foi.
La première lettre : La première lettre vise essentiellement à rappeler sa dette au débiteur et à lui permettre de réparer un oubli sans altérer les relations futures (cf. modèle de lettre de relance n°1).
La deuxième lettre : A défaut de paiement ou d’accord avec le débiteur, par exemple sur les délais de paiement, la deuxième lettre peut être plus solennelle et demander les motifs du non-paiement qui n’apparaît plus comme un oubli du débiteur (cf. modèle de lettre de relance n°2). Il est conseillé d’adresser la 2ème lettre en recommandé avec avis de réception.
- Rencontrer la famille et rechercher un accord amiable
L’objectif de cette rencontre est d’examiner avec attention la situation de la famille débitrice et d’arriver à un accord amiable, convenable pour les deux parties. L’accord peut porter sur l’octroi de délais de paiement et une remise de dette, partielle ou totale.
En tout état de cause, les mesures de remise de dettes doivent rester exceptionnelles. En effet, l’OGEC est responsable de la gestion financière de l’établissement : de telles décisions relèvent de son domaine de compétences.
Il convient par ailleurs d’éviter de faire supporter aux familles payant régulièrement leurs contributions, des charges indues incombant à d’autres familles, sauf situation particulière.
- Mettre en demeure le débiteur
Lorsque les lettres de relance sont restées sans réponse ou qu’aucun accord n’a été trouvé avec la famille, l’établissement créancier doit effectuer une mise en demeure officielle du débiteur (cf. Modèle de lettre de mise en demeure). Éventuellement, un avocat, proche d’un administrateur de l’OGEC, peut vous rendre le service d’envoyer cette lettre pour en renforcer le caractère solennel. Cette lettre permet de constater le refus de paiement du débiteur. Elle constitue un préalable à toute poursuite judiciaire.
Son intérêt est triple :
- Provoquer un éventuel paiement du fait de son aspect solennel ;
- Servir de preuve de la mauvaise volonté du débiteur ;
- Fixer le point de départ des intérêts de retard (au taux légal).
Cette mise en demeure ne suspend pas le délai de prescription de la créance.
- Le recours à un médiateur de la consommation
La médiation de la consommation désigne un processus de règlement extrajudiciaire des litiges, par lequel un consommateur et un professionnel tentent de parvenir à un accord pour résoudre à l’amiable un litige qui les oppose, avec l’aide d’un tiers, le médiateur de la consommation.
Depuis 2016, tout consommateur a le droit, aux termes du code de la consommation, de faire gratuitement appel à un médiateur de la consommation en vue de la résolution amiable d’un litige qui l’oppose à un professionnel.
Les contrats de scolarisation signés par les familles étant soumis au code de la consommation, les OGEC sont tenus de prévoir la possibilité pour les familles de recourir à un médiateur de la consommation en cas de litige. La possibilité du recours au médiateur et le nom d’un médiateur doivent être précisés dans le contrat de scolarisation. Les modèles de contrat de scolarisation proposés par la FNOGEC intègrent depuis mars 2021 un nouvel article sur la médiation de la consommation. Consultez ces modèles ICI.
La fédération nationale des OGEC a signé un contrat cadre avec un médiateur de la consommation, la Société de Médiation Professionnelle (SMP), permettant à tous les OGEC d’adhérer gratuitement à ses services et d’y faire référence dans leur contrat de scolarisation. Pour en savoir plus sur la médiation de la consommation : consultez la fiche pratique ISI Gestion dédiée : Résoudre un litige avec un médiateur de la consommation – Isidoor.
Si le recours à un médiateur de la consommation est prévu au contrat, l’établissement ou une famille peut, en cas de litige, faire une demande de médiation. Le coût de la médiation sera facturée à l’OGEC
(coût de 150 € HT par médiation si vous avez adhéré à la SMP). Ces honoraires peuvent être pris en charge par la garantie juridique de certaines assurances Responsabilité civile professionnelle, consultez votre assureur avant d’accepter toute médiation.
Le recours à la médiation suspend le délai de prescription de deux ans de la créance (cf article 2238 du Code civil). Cela signifie que si la médiation ne fonctionne pas, l’OGEC dispose encore du délai qui restait à courir avant le terme des deux ans pour engager une action en justice pour recouvrer la créance.
- Recourir à une société de recouvrement de créances ou à un huissier de justice
L’OGEC a la possibilité de mandater un tiers, personne morale (société de recouvrement) ou personne physique (huissier de justice), qui se charge de réclamer les créances aux familles débitrices. Sachant que la loi Macron a donné une compétence particulière aux huissiers pour recouvrer les petites créances des TPE et PME.
Son tarif est attractif, le coût d’une procédure est de moins de 10 € si elle échoue et de moins de 40 € si elle aboutit.
La procédure se déroule en moins de 30 jours. Tout peut se faire en ligne. Il est tout de même possible de rencontrer l’huissier de justice pour finaliser la procédure.
L’huissier de justice invite le débiteur à participer à une négociation portant sur le paiement de la créance en lui adressant une lettre recommandée. Un accord avec le débiteur est possible dans un délai d’un mois.
A l’issue de la procédure, en cas d’accord sur le montant et les modalités de paiement, l’huissier de justice délivre aux parties un titre exécutoire. En cas de refus, le créancier peut toujours avoir recours aux tribunaux.
La Chambre nationale des huissiers de justice a mis en ligne une plateforme de recouvrement des petites créances, http://www.petitescreances.fr/
Les procédures judiciaires engagées par l’OGEC #
Lorsqu’aucune solution amiable n’a pu aboutir, l’OGEC peut recourir à une procédure contentieuse, laquelle prend d’abord, grâce à l’injonction de payer, une forme rapide et peu coûteuse (procédure totalement gratuite, hormis les frais d’huissier pour la signification de l’ordonnance).
A compter du 1er janvier 2020, la fusion du tribunal de grande instance -TGI- et du tribunal d’instance -TI- a donné naissance au tribunal judicaire qui est compétent pour connaître du litige. La créance étant inférieure à 10 000€, le tribunal de proximité (ancien tribunal d’instance) qui est une annexe du tribunal judicaire, peut la traiter.
L’assistance par un avocat n’est pas obligatoire devant le tribunal judicaire ou de proximité si la créance est inférieure à 10 000€.
L’injonction de payer #
L’injonction de payer est une procédure de recouvrement de créances qui permet à un créancier (c’est-à-dire l’OGEC) d’obtenir, sans l’information ni la présence du débiteur (c’est à dire la famille débitrice), une ordonnance par laquelle le juge enjoint au débiteur de payer sa dette.
L’obtention du tribunal d’une ordonnance d’injonction de payer, c’est-à-dire d’un titre exécutoire, est possible pour les contributions des familles et les prestations annexes, car elles ont un caractère contractuel (art. 1405 du Nouveau Code de Procédure Civile).
La demande consiste en une requête écrite à adresser au Greffe du tribunal compétent. Les requêtes adressées au juge de proximité sont à déposer au tribunal judiciaire. La compétence du tribunal judiciaire dépend du domicile du débiteur. Il est possible d’utiliser les formulaires de requête en ligne.
Dans le dossier doit impérativement figurer :
- La lettre de mise en demeure adressée au débiteur en lettre recommandé avec accusé de réception (avec le volet signé par le destinataire ou mentionnant que l’avis lui a été donné et qu’il n’a pas réclamé la lettre). Cela permet au juge de vérifier sa compétence et la réalité du domicile du débiteur.
- Le contrat de scolarisation et les factures impayées.
Si les parents sont tous les deux contractants, ils peuvent être ensemble visés par la même requête en injonction de payer, même s’ils n’habitent pas à la même adresse. En revanche, il est préférable de leur adresser à chacun une lettre recommandée, même s’ils habitent à la même adresse.
Si la famille a déménagé et que l’OGEC ne connaît pas sa nouvelle adresse, alors il faudra la faire assigner en référé ou au fond, via un huissier, qui fera des recherches à partir de la dernière adresse connue (en cas de recherches infructueuses, il saisira le tribunal judiciaire du dernier domicile connu).
Si la requête est acceptée … #
Si le juge estime la requête régulière et entièrement fondée (autrement dit suffisamment renseignée et justifiée), il rend une décision judiciaire qui prend la forme d’une ordonnance portant « injonction de payer », c’est-à-dire ordonnant au débiteur de régler sa dette.
L’OGEC reçoit du greffe du tribunal une copie certifiée conforme de la requête et de l’ordonnance.
Il appartient à l’OGEC de faire procéder par huissier de justice à la signification (c’est-à-dire la notification) à la famille débitrice de cette copie de la requête et de l’ordonnance dans les six mois de la date d’ordonnance. Au-delà de ce délai, l’ordonnance devient caduque.
Une fois la signification effectuée, la famille débitrice peut adopter trois attitudes :
- Le paiement : la procédure s’arrête.
- L’opposition : la famille peut contester le bien-fondé de la créance ou la régularité de la procédure en faisant opposition dans le mois suivant la signification. Les deux parties sont alors convoquées par le tribunal (en LRAR) à une audience et l’affaire est jugée au fond. Si le créancier ne comparaît pas à cette audience, l’ordonnance d’injonction de payer devient caduque.
- L’absence de réaction : au terme d’un délai d’un mois sans réaction de la famille débitrice, l’OGEC peut demander au greffe du tribunal ayant rendu l’ordonnance, par une déclaration déposée contre récépissé ou par lettre simple, que la décision devienne « exécutoire », c’est-à-dire qu’elle permette à l’OGEC d’en poursuivre l’exécution, en recourant, à la force publique. On parle de l’apposition d’une formule exécutoire sur l’ordonnance. L’OGEC dispose d’un nouveau délai d’un mois pour faire cette demande. L’OGEC peut alors s’adresser à un huissier pour faire signifier au débiteur l’ordonnance devenue exécutoire et procéder, s’il y a lieu, à des mesures d’exécution forcée pour obtenir le paiement des sommes dues.
Si la requête est rejetée … #
Cela signifie que l’OGEC n’a pas pu justifier de la réalité de sa créance. S’il veut aller plus loin, il convient d’apporter de nouvelles preuves de la dette de la famille. Deux actions judiciaires sont possibles devant le tribunal judiciaire ou de proximité : le référé-provision et l’assignation en paiement au fond.
L’exécution forcée (saisie) #
L’exécution forcée a généralement pour objet de saisir, par divers moyens, les biens appartenant au débiteur, afin de les mettre à la disposition du créancier à hauteur de la somme qui lui est due.
Pour faire procéder à une saisie, l’obtention préalable d’un titre exécutoire est nécessaire (cf. supra).
Parmi les différentes formes de saisie fréquemment pratiquées, on distingue :
- La saisie attribution, pour saisir les sommes disponibles sur le compte bancaire du débiteur
- La saisie vente, pour saisir et vendre les biens mobiliers du débiteur
- La saisie sur rémunération, qui permet au créancier de saisir la rémunération du débiteur, directement à la source, auprès de son employeur.
L’huissier de justice est le seul à pouvoir mettre en œuvre l’exécution forcée de la décision de justice, sauf pour une saisie sur rémunération pour laquelle l’OGEC peut directement rédiger une requête auprès du tribunal judiciaire ou de proximité (cf. infra modèle de requête pour saisie de rémunération). Le coût de l’huissier peut être mis à la charge de la famille débitrice.
La saisie des rémunérations est à privilégier si l’OGEC connaît les employeurs des parents car c’est en général très efficace et moins coûteux que la saisie attribution. La saisie vente quant à elle, n’a de sens que lorsque les gens ont des biens mobiliers de valeur, ce qui est assez rare mais les huissiers ont tendance à en faire pour intimider les débiteurs.
Pour en savoir plus sur … #
Le surendettement des familles #
Le non-paiement des frais de scolarité peut résulter d’une situation financière très grave des familles. La loi n°89-1010 du 31 décembre 1989 (Art. L 331-1 et suivants du Code de la consommation) réglemente le surendettement des particuliers.
L’état de surendettement est caractérisé par l’impossibilité manifeste pour la famille débitrice de faire face à l’ensemble de ses dettes, notamment le remboursement de crédits.
La procédure de surendettement consiste à saisir une commission de surendettement qui examine la situation de la famille surendettée et décide de solutions visant au réaménagement voire à l’effacement de tout ou partie de ses dettes.
L’ouverture de la procédure ne peut être faite que par la famille débitrice, et non par les créanciers. En pratique, l’OGEC peut, s’il a connaissance d’une situation de surendettement, conseiller à la famille de recourir à cette procédure.
Plus d’informations sur http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/N99.xhtml
Le recouvrement d’un chèque sans provision #
Il arrive parfois qu’une famille règle sa dette avec un chèque sans provision. L’émission de chèques sans provision est sanctionnée : interdiction de chéquier, pénalités. Le débiteur doit régulariser sa situation le plus rapidement possible.
Dès qu’il rejette un chèque pour défaut de provision, le banquier retourne le chèque impayé à l’OGEC et y joint une attestation de rejet. L’OGEC peut alors agir directement contre le débiteur à travers la procédure extrajudiciaire du certificat de non-paiement : procédure simple, rapide et peu coûteuse évitant le recours au tribunal.
Au terme de 30 jours sans régularisation, l’OGEC peut demander au banquier de la famille débitrice, la délivrance d’un certificat de non-paiement.
L’OGEC doit notifier le certificat à la famille par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette lettre est suffisante pour valoir commandement de payer, si cette notification a été « effective » (Article L131-73 du Code monétaire et financier), c’est-à-dire si elle a touché directement le débiteur (preuve par l’accusé de réception signé du débiteur). A défaut, il faut demander à un huissier de justice de signifier au débiteur le certificat de non-paiement
A défaut de régularisation sous 15 jours, l’huissier de justice fait apposer la formule exécutoire sur le certificat de non-paiement, qui devient un titre exécutoire offrant la possibilité de recourir aux procédures d’exécution forcée (cf. supra paragraphe sur les saisies).
Le recouvrement des frais de restauration et d’internat #
Plusieurs dispositions spécifiques permettent aux OGEC d’obtenir le recouvrement des frais de restauration et d’internat :
- La saisie des prestations familiales par huissier de justice auprès de la Caisse d’Allocations Familiales (art L553-4 du Code de la Sécurité Sociale). Sous réserve de l’accord des familles, la Caisse d’Allocations Familiales a également la possibilité de verser directement à l’OGEC le montant des impayés en le prélevant sur les prestations familiales.
- Les parents d’un élève boursier ont la possibilité de donner procuration au chef d’établissement pour recevoir la bourse de l’organisme débiteur (ex : Académie, Conseil général, Conseil régional, etc.) ; celui-ci peut alors imputer les frais de cantine et de restauration sur le montant de la bourse avant de la reverser à la famille.
