Dernière modification : 5 novembre 2021
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Un salarié est absent pour cause de maladie : quelles démarches l’employeur doit-il effectuer ? Quelles indemnités pour le salarié ?

Le salarié informe immédiatement son employeur de son absence et la justifie au maximum dans les 48 heures. L’absence du salarié pour cause de maladie, d’accident du travail, de maladie professionnelle ou d’accident de trajet doit être justifiée par un avis d’arrêt de travail.

Les obligations de l’employeur

Au début de l’arrêt maladie

Dès réception du volet 3 de l’avis d’arrêt de travail délivré par le médecin du salarié, l’employeur doit établir l’attestation de salaire du salarié concerné. Cette attestation permet de déclencher le versement des indemnités journalières auxquelles le salarié peut avoir droit.

Cette attestation de salaire peut être transmise via net-entreprises.fr, via votre logiciel de paie certifié ou par courrier. Elle doit être transmise à la caisse primaire d’Assurance Maladie du salarié concerné.

Au moment de la reprise du travail

Au moment de la reprise du travail, les signalements devant être effectués par l’employeur vont dépendre de plusieurs facteurs.

Si la déclaration de l’arrêt de travail a été faite via la déclaration sociale nominative (DSN) :

  • si la reprise du travail a eu lieu à la date prévue, elle doit être signalée dans la DSN mensuelle ;
  • si la date de reprise a été repoussée, il suffit de modifier la date de fin prévisionnelle de l’arrêt de travail dans le logiciel de paie ;
  • si la date de reprise de travail a été anticipée, elle doit être signalée dans les cinq jours suivant la reprise dans une DSN évènementielle.

Si la déclaration de l’arrêt de travail n’a pas été faite via la déclaration sociale nominative (DSN) :

  • si la reprise du travail a eu lieu à la date prévue ou si elle a été repoussée, il n’y a aucune démarche à effectuer ;
  • si la reprise du travail a été anticipée, elle doit être signalée à la Caisse primaire d’Assurance Maladie du salarié dans les cinq jours suivant la reprise.

Quand l’arrêt de travail se prolonge sans interruption au-delà de 6 mois

Deux cas de figures se présentent :

  • via la DSN : il suffit de modifier la date de fin prévisionnelle de l’arrêt de travail dans le logiciel de paie ;
  • à défaut de DSN : l’employeur doit établir une nouvelle attestation de salaire.

L’indemnisation par l’Assurance maladie

Sous certaines conditions, le salarié en arrêt maladie perçoit des indemnités journalières (IJSS) calculées à partir du salaire brut du salarié concerné et versées tous les 14 jours en moyenne.

Le montant des IJSS

L’indemnité journalière perçue pendant l’arrêt de travail est égale à 50 % du salaire journalier de base. Celui-ci est calculé sur la moyenne des salaires bruts des 3 mois précédant l’arrêt de travail.

Le salaire est pris en compte dans la limite de 1,8 fois le Smic mensuel, soit 2 861,04 € bruts (sur la base du Smic au 1er octobre 2021). Ainsi, même si le salaire est supérieur à 2 861,04  €, l’indemnité journalière ne pourra pas excéder 47,03 € bruts .

Depuis le 1er juillet 2020, il n’y a plus de majoration de l’indemnité journalière pour les salariés ayant au moins trois enfants à charge.

Le délai de carence

Pendant les 3 premiers jours de l’arrêt de travail, aucune indemnité journalière n’est versée par l’Assurance maladie, c’est ce que l’on appelle le délai de carence. Il s’applique au début de chaque arrêt de travail.

Exceptions : Le délai de carence ne s’applique pas dans les cas suivants :

  • une prolongation de l’arrêt de travail après une reprise d’activité de 48 heures maximum entre la fin de l’arrêt initial et le début de l’arrêt de prolongation ;
  • l’arrêt est dû à une affection de longue durée (ALD). Dans ce cas, le délai de carence est retenu uniquement pour le premier arrêt de travail (valable sur une période de 3 ans) ;
  • l’arrêt de travail a pour motif un accident de travail ou une maladie professionnelle.

La prise en charge du délai de carence par l’employeur

L’employeur prend en charge les 3 jours de carence si :

  • le salarié à plus d’un d’an d’ancienneté dans l’établissement,
  • et que son nombre de jours à droit à maintien de salaire à 100% du net n’est pas épuisé.

L’indemnisation par l’employeur

La section 9 de la convention collective prévoit qu’après un an d’ancienneté dans l’établissement, l’employeur ayant reçu un avis d’arrêt de travail verse dès le premier jour d’arrêt au salarié concerné, à l’échéance habituelle du salaire, une indemnisation complémentaire aux indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) dans les conditions ci-dessous détaillées :

Ancienneté Maintien du salaire par l’employeur à 100%
Entre 1 an et 11 ans 40 premiers jours
Au-delà de 11 ans et jusqu’à 16 ans 60 premiers jours
Au-delà de 16 ans 90 premiers jours

L’employeur prend en charge intégralement la rémunération les trois premiers jours de l’arrêt, puis les IJSS lui sont versées à partir du 4ème jour d’arrêt continu et subrogées dans les droits du salarié.

Pour le calcul des indemnités dues au titre d’une période de paie, il est tenu compte des indemnités déjà perçues par l’intéressé durant les 12 mois antérieurs, de telle sorte que si plusieurs absences pour maladie ou accident ont été indemnisées au cours de ces 12 mois, l’indemnisation se fait sur le reliquat des droits à 100%.

L’indemnisation par le régime EEP prévoyance

La prévoyance peut intervenir soit directement en relais du maintien de salaire employeur, soit après 3 jours de carence en complément des indemnités de la Sécurité sociale.

En relais du maintien de salaire par l’employeur

En relais du maintien de salaire employeur, soit au 41ème jour, au 61ème jour ou au 91ème jour, l’organisme de prévoyance verse à l’employeur des indemnités journalières complémentaires (IJC) aux IJSS afin que le salarié en arrêt perçoive 95% de son salaire net pendant toute la durée de l’arrêt.

En l’absence de maintien de salaire par l’employeur

Si au jour de la date de début de l’arrêt maladie, le nombre de jours de droit à maintien de salaire à 100% du net est épuisé, la prévoyance interviendra au 4ème jour d’arrêt continu. Les trois premiers jours de l’arrêt ne seront donc ni couverts par l’employeur (puisque le nombre de jours de droit à maintien de salaire est épuisé), ni par la Sécurité sociale (puisqu’elle ne verse l’indemnité journalière qu’à compter du 4ème jour d’arrêt maladie non professionnel et hors accident du travail), ni par le régime de prévoyance (puisque l’indemnité versée par l’assureur est complémentaire de celle versée par la Sécurité sociale).

Le salarié prendra alors à sa charge ces trois jours de carence.

Le salarié ayant moins d’un an d’ancienneté dans l’établissement

Dans le cas du salarié en arrêt maladie ayant moins d’un an d’ancienneté dans l’établissement et percevant des IJSS, le salarié ne bénéficiera pas du maintien de salaire employeur à 100%.
Si l’arrêt maladie dure plus de 30 jours continus, le régime de prévoyance interviendra en complément des IJSS au 31ème jour d’arrêt. Ainsi, à partir du 31ème jour d’arrêt continu, le salarié percevra 95% de son salaire net jusqu’à la date de fin de son arrêt.

Dans le cas du salarié en arrêt maladie ayant moins d’un an d’ancienneté dans l’établissement et ne percevant pas d’IJSS, le salarié ne bénéficiera pas du maintien de salaire employeur à 100%.
Le régime de prévoyance interviendra au 4ème jour d’arrêt maladie en versant une indemnité à hauteur de 95% du salaire net sous déduction des IJSS reconstituées pendant toute la durée de son arrêt.

Dans le cas du salarié ayant moins d’un an d’ancienneté dans l’établissement mais plus d’un an d’ancienneté dans l’enseignement privé, le salarié ne bénéficiera pas du maintien de salaire employeur à 100%.
Si le salarié perçoit des IJSS, le régime de prévoyance interviendra au 1er jour d’arrêt à hauteur de 95% du net.
Si le salarié ne perçoit pas d’IJSS, le régime de prévoyance interviendra au 1er jour d’arrêt en versant une indemnité à hauteur de 95% du salaire net sous déduction des IJSS reconstituées.

Pour enregistrer un arrêt maladie dans ISI RH, rendez-vous dans l’application Administration du personnel puis dans le module Maladie et protection sociale complémentaire et dans la fonctionnalité Traiter un arrêt maladie/accident du travail. ISIRH vous indique le nombre de jours de maintien du salaire et le nombre de jours de prise en charge par la prévoyance. Il génère également le formulaire de déclaration unique des sinistres et vous permet de le transmettre à votre assureur en un clic.
Sites utiles: Net-entreprises, DSN.

   

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