Les formalités d’embauche

Mis à jour le 25/07/2022

Documents à remettre au salarié, documents à demander au salarié et à archiver, affiliation au régime EEP Santé, déclaration préalable à l’embauche, visite d’information et de prévention, … De nombreuses actions sont à réaliser au moment de l’embauche.

Remettre des documents au salarié #

La convention collective de l’EPNL liste les documents à remettre lors de l’embauche :

Tout salarié est destinataire :

– d’une notice d’information relative aux textes conventionnels qui lui sont applicables mentionnant leur lieu de consultation ;

– des notices d’information rédigées par les organismes-assureurs relatives au régime de prévoyance et à la « complémentaire santé » dont il bénéficie ;

– d’une fiche de poste évolutive et non-contractuelle ;

– d’une fiche de classification évolutive et non-contractuelle rédigée à partir de la fiche de poste.

Section 1, chapitre 3 de la CC EPNL

Tous ces éléments sont mis à jour par l’employeur en cas de besoin.

La notice d’information relative aux textes conventionnels #

La notice d’information rédigée par l’organisme-assureur #

Les notices EEP santé et EEP prévoyance visent à informer le salarié nouvellement embauché du fonctionnement des régimes prévoyance et santé de la branche. Elles présentent les dispositions générales du contrat et les garanties offertes au salarié.

• Les notices EEP santé

L’employeur doit remettre la notice de l’assurance à laquelle l’établissement est affilié :

Aesio Mutuelle/ Uniprévoyance / Apicil / Ag2r / Harmonie Mutuelle

• Les notices EEP prévoyance

L’employeur remet la notice de l’assurance à laquelle l’établissement est affilié et qui correspond à au statut cadre ou non cadre du salarié :

Un régime spécifique s’applique pour les affiliés à l’Apicil en Ile-de-France :

Apicil cadre IDF / Apicil non cadre IDF

La fiche de poste #

La fiche de poste permet de définir les contours du poste :

• Quelles activités devront être effectuées par le salarié ?
• Quelles compétences et savoir-être devra-t-il mettre en œuvre ?
• Quelles seront ses relations fonctionnelles et hiérarchiques ?

Elle doit être mise à jour régulièrement afin de refléter la réalité du poste occupé.

Créez une fiche de poste dans le module « gestion des compétences et formations » d’ISIRH. Vous pourrez sélectionner un emploi-repère de référence qui servira d’appui à la création de la fiche de poste en vous proposant une description, les savoir-être, qualifications et expérience requis, les liens hiérarchiques, les relations fonctionnelles, …

La fiche de classification #

La fiche de classification suit la rédaction de la fiche de poste et la détermination d’une référence horaire. Elle doit être mise à jour régulièrement.

Réaliser facilement la fiche de classification en créant le dossier de votre salarié dans le module « administration du personnel » d’ISIRH.

Demander des documents au salarié #

Lors de l’embauche, le salarié remet à son employeur toutes les informations et documents nécessaires à l’exercice de son activité professionnelle salariée notamment auprès de jeunes. Tout au long de la relation contractuelle, l’employeur s’assure de cette capacité.

Si le salarié exerce une autre activité salariée, il fournit à l’employeur les éléments permettant de déterminer sa durée cumulée de travail, ses horaires.

S’il n’exerce pas d’autre activité salariée, il le certifie par une attestation sur l’honneur.

Le salarié informe l’employeur de tout changement de situation et lui adresse toute mise à jour utile sur les éléments cités ci-dessus.

Ces éléments sont importants, ils permettent à l’employeur de minorer les charges sociales dues notamment par le salarié (proratisation de plafond) et de respecter ses obligations en matière de durée maximale de travail. S’agissant d’une obligation conventionnelle, le salarié doit s’y soumettre.

Affilier le salarié au régime EEP Santé #

Le principe : affiliation obligatoire de tous les salariés #

Tous les salariés doivent être affiliés au régime EEP Santé dès le 1er jour de leur embauche. La cotisation de complémentaire santé est un élément de salaire non soumis à charge à condition que le régime soit obligatoire, c’est-à-dire lorsque la totalité des salariés sont dans l’obligation de s’affilier et de cotiser à la couverture frais de santé mise en place au sein de l’établissement.

Les cas de dispenses d’affiliation #

Le salarié peut solliciter une dispense dans les cas prévus par l’accord EEP Santé ou par la loi :

• Les salariés et apprentis bénéficiaires d’un CDD d’une durée au moins égale à 12 mois bénéficiant d’une couverture individuelle frais de santé ;
• Les salariés et apprentis bénéficiaires d’un CDD d’une durée inférieure à 12 mois ;
• Les salariés à temps partiel et apprentis dont l’affiliation les conduirait à s’acquitter d’une cotisation globale (toutes garanties complémentaires d’entreprise additionnées notamment la prévoyance) au moins égale à 10 % de leur rémunération brute ;
• Les salariés bénéficiaires de la complémentaire santé solidaire (C2S). Cette dispense d’affiliation est annuelle, elle est donc à renouveler chaque année.
• Les salariés couverts par une assurance individuelle de frais de santé au moment de la mise en place du régime institué par le présent accord ou de l’embauche si elle est postérieure. Cette dispense ne peut alors jouer que jusqu’à l’échéance du contrat individuel ou à la date de reconduction tacite ;
• Les salariés qui bénéficient par ailleurs, y compris en tant qu’ayants droit, d’une couverture collective relevant de l’un des dispositifs suivants :
  • Dans le cadre d’un dispositif de prévoyance complémentaire remplissant les conditions mentionnées au sixième alinéa de l’article L. 242-1 du code de la Sécurité sociale (régime collectif et obligatoire pour l’ayant droit) ;
  • Dans le cadre du régime complémentaire d’assurance maladie des industries électriques et gazières ;
  • Dans le cadre des dispositions prévues par le décret n° 2007-1373 du 19 septembre 2007 relatif à la participation de l’Etat et de ses établissements publics au financement de la protection sociale complémentaire de leurs personnels ;
  • Dans le cadre des dispositions prévues par le décret n° 2011-1474 du 8 novembre 2011 relatif à la participation des collectivités territoriales et de leurs établissements publics au financement de la protection sociale complémentaire de leurs agents ;
  • Dans le cadre des contrats d’assurance de groupe issus de la loi n° 94-126 du 11 février 1994 relative à l’initiative et à l’entreprise individuelle (dit loi Madelin).
  • Les salariés qui bénéficient par ailleurs, y compris en tant qu’ayants droit, d’une couverture collective relevant du régime local Alsace-Moselle.

A noter : depuis l’arrêt du 7 juin 2023 (publié au Bulletin de la Cour de cassation, Cass. soc., 7 juin 2023, n°21-23.743), la Cour de cassation valide qu’un salarié sollicite sa dispense d’affiliation au contrat collectif et obligatoire de son entreprise, du fait qu’il est déjà assuré, en tant qu’ayant droit à titre facultatif, par le contrat frais de santé collectif et obligatoire de son conjoint.  Cette jurisprudence n’est pas d’application rétroactive.
La CPN EEP Santé recommande d’appliquer cette jurisprudence afin d’éviter un potentiel risque prud’homal. La question de la justification de ce cas de dispense se pose alors. Sans précision de la jurisprudence, les partenaires sociaux recommandent de se reporter aux dispositions prévues à l’article 920 du bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), qui précise que « les salariés couverts en tant qu’ayants droit par un autre contrat collectif et obligatoire (par exemple, celui de leur conjoint également salarié), peuvent se dispenser à leur initiative de l’obligation d’adhésion, que cette couverture en tant qu’ayants droit soit facultative ou obligatoire. Pour être admises, les dispenses d’adhésion doivent relever du libre choix du salarié, ce qui implique que chaque dispense résulte d’une demande explicite de sa part, traduisant un consentement libre et éclairé. Quel que soit le motif de dispense, cette demande du salarié prend la forme d’une déclaration sur l’honneur qu’il remet à son employeur. Le salarié doit désigner dans sa déclaration l’organisme assureur lui permettant de solliciter la dispense ou la date de fin de droit. La déclaration doit également préciser les garanties auxquelles il renonce et comporter la mention selon laquelle il a été préalablement informé par l’employeur des conséquences de son choix».

La dispense d’affiliation, mode d’emploi #

La demande de dispense d’affiliation suppose de respecter un certain formalisme, prévu à l’article 920 du BOSS. Elle doit être :

• Une demande écrite éclairée. Les dispenses d’affiliation relèvent du libre choix du salarié, ce qui implique que chaque dispense résulte d’une demande explicite du salarié comportant :
  • le nom de l’assureur auprès duquel le salarié a souscrit un contrat,
  • la mention selon laquelle l’intéressé a été préalablement informé par l’employeur des conséquences de son choix,
  • le cas de dispense sollicité par le salarié, qui fournit le justificatif correspondant,
  • l’information que ce dernier renonce à son affiliation de manière consentie et éclairée au régime EEP Santé.

Une demande faite au bon moment. Le moment auquel le salarié concerné peut demander d’être dispensé d’affiliation au régime EEP Santé diffère en fonction du cas de dispense sollicité.
L’article D911-5 du code de la sécurité sociale précise que le salarié peut solliciter une dispense :

• Au moment de son embauche, notamment en cas de CDD ou en cas d’affiliation individuelle par ailleurs,
• A la date à laquelle prennent effet les couvertures familles obligatoires/C2S.
• En cas de changement de situation du salarié.

A l’échéance du justificatif de dispense fourni par le salarié, il conviendra de l’en informer afin qu’il fournisse un nouveau justificatif. Dans le cas contraire, l’employeur l’affilie à EEP Santé.

ISIRH vous permet de conserver les demandes de dispense et les justificatifs dans le coffre-fort du salarié.
La fonctionnalité « suivi des dispenses au régime EEP Santé » vous permet de visualiser rapidement les salariés dispensés et les dates d’expiration des justificatifs de dispense.

Réaliser la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) #

La DPAE doit obligatoirement être établie pour l’embauche de tout salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail. 

Elle doit être transmise à l’Urssaf dont dépend l’établissement où travaille le salarié avant l’embauche et au plus tôt 8 jours avant. Elle peut être adressée par voie postale ou par voie électronique sur net-entreprises.

Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel #

Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel. La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché, sur support papier ou numérique.

Sont inscrites les informations suivantes dans l’ordre chronologique des embauches :

• Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité 
• Carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise 
• Type de contrat : CDI, contrat d’apprentissage, contrat d’insertion professionnelle, CDD, mise à disposition par un groupement d’employeurs ou par une entreprise de travail temporaire
• Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail
• Pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, sont à indiquer dans une partie spécifique
• Pour les salariés à temps partiel : mention « salarié à temps partiel »
• Pour les salariés dont l’autorisation d’embauche ou de licenciement est requise : date de cette autorisation ou la date de la demande d’autorisation.

Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs, il est nécessaire, pour chaque contrat, d’indiquer sur une nouvelle ligne du registre la date d’entrée et de sortie correspondantes.

Organiser la visite d’information et de prévention (VIP) #

L’employeur doit organiser une visite d’information et de prévention (VIP), qui a remplacé la visite médicale d’embauche. Elle est réalisée par un professionnel de santé du travail si le salarié ne présente pas de risques particuliers. Celui-ci pourra, s’il l’estime nécessaire, orienter le travailleur vers le médecin du travail.

Si le salarié est reconnu travailleur handicapé, titulaire d’une pension d’invalidité ou travailleur de nuit, la VIP est réalisée par le médecin du travail.

La VIP est réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de la prise effective du poste de travail, sauf cas particuliers :

• pour les apprentis, la VIP est réalisée dans les 2 mois suivant la prise effective de poste,
• pour les travailleurs de nuit et les salariés ou apprentis mineurs, la visite est réalisée avant la prise de poste.

À la fin de chaque VIP, le médecin du travail ou le professionnel de santé délivre une attestation de suivi au travail au salarié et à l’employeur. Le médecin du travail n’a pas le droit de transmettre à l’employeur des informations médicales concernant le salarié.

Organiser l’accès aux documents #

Le salarié a le droit d’accéder à son dossier professionnel auprès du service du personnel conformément aux dispositions réglementaires ou jurisprudentielles en vigueur. Il a également un Droit de rectification qui lui permet notamment de demander la correction des inexactitudes figurant dans ce dossier.

L’employeur peut mettre en place un espace numérique personnalisé pour un accès facilité à l’information du salarié.

Les textes conventionnels doivent être consultables par le salarié, soit sur un espace numérique soit sur son lieu de travail.